TMS für Umzugsunternehmen: Wann brauchen Sie eines?

Ein Büroeinrichter fragt, ob Sie zwanzig Schreibtische beim Lieferanten abholen und nächste Woche ausliefern können. Ein Geschäftskunde hat Möbel bei Ihnen eingelagert und möchte vier Konferenztische zurück ins Büro. Eine Schule ruft an, ob Sie die digitalen Tafeln bringen können, die seit einem halben Jahr in Ihrem Lager stehen.

Für viele Umzugsunternehmen ist das neben den Umzügen einfach Alltag geworden. Nur läuft es oft über eine Excel-Liste, eine WhatsApp-Gruppe und das Gedächtnis des Lagermitarbeiters. Bei ein paar Fahrten im Monat funktioniert das. Irgendwann funktioniert es nicht mehr.

Was ist ein TMS?

Ein TMS (Transportmanagementsystem) ist Software, mit der Sie Transporte von Anfang bis Ende steuern: was hereinkommt, welche Stopps gefahren werden, wer sie fährt, was ausgeliefert wurde und was Sie dafür berechnen. Ein WMS (Lagerverwaltungssystem) macht dasselbe für das, was in Ihrem Lager steht: welche Ware zu welchem Kunden gehört und auf welchem Lagerplatz.

In einem Umzugsunternehmen greifen beide ineinander. Was Sie abholen, kommt oft erst ins Lager und geht später wieder hinaus.

Ein Transportauftrag ist kein Umzug

Ein Umzug geht von A nach B, mit einem Kunden, einer Kolonne und einer Umzugsgutliste. Ein Transportauftrag funktioniert anders:

• Mehrere Stopps. Beim Lieferanten abholen, im Lager entladen, eine Woche später an zwei Adressen ausliefern.
• Packstücke statt Umzugsgut. Sie arbeiten mit Paketen, Paletten oder einzelnen Artikeln, die Sie einzeln verfolgen möchten.
• Ein Empfänger, der unterschreibt. Nicht der Auftraggeber, sondern der Empfang oder der Facility Manager vor Ort.
• Andere Tarife. Sie berechnen pro Stopp, pro Kilometer über einer Schwelle oder pro Lagertag statt pro Stunde.

Das sind andere Daten als bei einem Umzug. Software, die nur für Umzüge gebaut ist, hat dafür keinen Platz.

Sechs Anzeichen, dass Sie ein TMS brauchen

Die Frage "Steht es bei uns oder bei Ihnen?" hören wir oft von Umzugsunternehmen mit gewerblichen Lagerkunden. Ein kleiner Anruf, der viel verrät. Der Kunde hat keinen Überblick, und Sie haben ihn auch nicht sofort zur Hand.

Nicht alles braucht einen Aufkleber

Eine häufige Sorge ist, dass ein TMS einen Aufkleber auf jedem Artikel bedeutet. Das muss nicht sein. Besser ist es, pro Warenart zu entscheiden:

Aufkleber mit QR-Code funktionieren besser als Barcodes. Eine Handykamera liest einen QR-Code schneller und zuverlässiger, auch wenn der Code leicht beschädigt ist oder hoch im Regal hängt. Geben Sie auch Ihren Regalen und Fächern einen QR-Code, dann scannen Sie beim Einlagern erst den Artikel und dann den Lagerplatz.

Strukturierte oder unstrukturierte Anlieferung

Es gibt noch eine Entscheidung, die wichtiger ist als die Software: wie die Ware bei Ihnen ankommt.

Bei unstrukturierter Anlieferung kommt ein LKW mit Sendungen für zehn verschiedene Endkunden durcheinander. Ihr Lagermitarbeiter sortiert sie, stellt sie pro Kunde auf eine Palette und wartet, bis eine Sendung vollständig ist. Das ist viel Handarbeit.

Bei strukturierter Anlieferung wissen Sie vorher, was kommt, für wen und wohin es muss. Sie müssen es nur annehmen, einlagern und ausliefern.

Immer mehr Umzugsunternehmen entscheiden sich bewusst für das Zweite und bitten ihre Auftraggeber, strukturiert anzuliefern. Ein TMS macht das einfacher: Der Kunde gibt seinen Auftrag selbst ein, und Sie sehen vorher, welche Packstücke kommen.

Was ein TMS für ein Umzugsunternehmen können muss

Nicht jedes TMS passt zu einem Umzugsunternehmen. Diese Punkte machen in der Praxis den Unterschied:

1. Wareneingang pro Packstück, mit QR-Aufkleber. So sehen Sie pro Kunde, was noch kommt, was eingelagert ist und was versandbereit ist.
2. Stopps auf derselben Plantafel wie Ihre Umzüge. Sie fahren mit denselben Kolonnen und denselben Fahrzeugen. Eine eigene Plantafel für Transporte bedeutet doppelt planen. Wie das funktioniert, sehen Sie unter Planung.
3. Eine App für den Fahrer. Scannen beim Beladen und Ausliefern, eine Unterschrift des Empfängers und Fotos als Liefernachweis.
4. Abweichungen mit Foto. Beschädigt, fehlend, falscher Artikel: vor Ort erfasst, und ein fehlendes Packstück planen Sie als Nachlieferung ein.
5. Mengen für die Rechnung. Kilometer, Stopps und Lagertage kommen aus dem Vorgang, sodass Ihre Rechnung nicht mehr von Hand entsteht.
6. Rollen. Der Fahrer entlädt in eine Sammelzone, der Lagermitarbeiter lagert ein. Jeder sieht nur, was er braucht.

Ein separates TMS oder in Ihrer Umzugssoftware?

Sie können ein separates TMS neben Ihrer Umzugssoftware nutzen. Dann haben Sie zwei Planungen, zwei Kundendateien und zwei Stellen, aus denen Stunden und Rechnungen kommen. Genau das Problem, das wir in einzelne Tools oder alles in einem beschrieben haben.

Für ein Umzugsunternehmen funktioniert es besser, wenn Transport Teil desselben Systems ist: dieselben Kolonnen, dieselben Fahrzeuge, derselbe Kunde und eine Rechnung. So funktioniert Transport in Bas: Ein Transportauftrag ist ein Vorgang neben Ihren Umzügen, mit Packstücken, Stopps und einem Liefernachweis.

Wann ein TMS für Umzugsunternehmen nicht passt

Ehrlich gesagt: Nicht jedes Transportunternehmen profitiert davon. Fahren Sie mit Dutzenden LKW Paletten durchs Land, mit nächtlichem Umschlag und Zusammenarbeit zwischen Spediteuren? Dann brauchen Sie ein TMS, das dafür gebaut ist, zum Beispiel mit Tourenoptimierung und Live-Ortung Ihrer Flotte.

Ein TMS für Umzugsunternehmen ist für das gedacht, was Umzugsunternehmen zusätzlich machen: kleine und spezielle Transporte, Lagerung für Geschäftskunden und Auslieferungen aus diesem Lager.

Fazit

Bei einer Handvoll Transporten im Monat kommen Sie mit Excel und einem guten Lagermitarbeiter aus. Erkennen Sie drei oder mehr der Anzeichen oben, kostet Sie diese Handarbeit mehr, als Sie denken. Und Ihre Geschäftskunden merken es auch.

Sollen Ihre Kunden selbst sehen, was eingelagert ist, und eine Auslieferung beauftragen können? Das ist der nächste Schritt: ein Kundenportal.