Haben Sie Geschäftskunden mit wiederkehrenden Arbeiten? Denken Sie an wöchentliche Abfallentsorgung, feste Routen oder tägliche Aufträge am selben Standort. Mit wiederkehrenden Aufträgen planen Sie dies auf einmal ein und müssen nicht jede Woche erneut Termine anlegen.
Wann verwenden Sie wiederkehrende Aufträge?
Wiederkehrende Aufträge sind für Geschäftskunden mit einem festen Muster gedacht:
Situation | Beispiel |
Wöchentlich wiederkehrend | Jeden Samstag Beladen beim selben Kunden |
Täglich wiederkehrend | Montag bis Freitag am selben Standort |
Feste Besetzung | Derselbe Fahrer und derselbe LKW jede Woche |
Fester Zeitraum | 4, 8 oder 12 Wochen im Voraus planen |
Tipp: Kombinieren Sie wiederkehrende Aufträge mit Wochenvorgängen. Legen Sie pro Woche einen Vorgang an (z. B. „Woche 2 – Kundenname“) und planen Sie darin Ihre wiederkehrenden Termine ein. So behalten Sie die Abrechnung übersichtlich.
Schritt 1 – Vorgang anlegen
Bevor Sie wiederkehrende Termine einplanen können, benötigen Sie einen Vorgang.
Gehen Sie zu Neuer Umzug bestehender Kunde (oder „Neuer Umzug“, wenn der Kunde noch nicht existiert)
Wählen Sie den Kunden und die richtige Niederlassung aus
Wählen Sie einen Projektansprechpartner
Geben Sie die Adresse ein, an der gearbeitet wird
Wählen Sie das passende Paket des Kunden
Klicken Sie auf Anlegen
Füllen Sie nach dem Anlegen das Referenzfeld aus, zum Beispiel mit einer Wochennummer oder Bestellnummer (PO-Nummer). Diese erscheint später auf der Rechnung und macht den Vorgang leicht wiederauffindbar.
Erwartetes Ergebnis: ein neuer Vorgang für den Geschäftskunden, bereit zum Einplanen von Terminen.
Schritt 2 – Wiederkehrenden Termin anlegen
Jetzt planen Sie den ersten Termin und stellen die Wiederholung ein.
Öffnen Sie den Vorgang und klicken Sie auf Termin einplanen
Wählen Sie das Datum des ersten Termins
Wählen Sie die Art der Dienstleistung (z. B. Beladen, Entladen, Montieren)
Geben Sie den Standort ein
Aktivieren Sie Wiederkehrend
Wählen Sie die Häufigkeit: täglich oder wöchentlich
Geben Sie an, wie viele Wiederholungen Sie möchten (z. B. 4 Wochen)
Wählen Sie den Tag (z. B. jeden Samstag)
Legen Sie Startzeit, Endzeit und die Anzahl der Mitarbeiter fest
Klicken Sie auf Weiter, um die Termine anzulegen
Erwartetes Ergebnis: das System legt automatisch für alle angegebenen Wochen (oder Tage) einen Termin im Vorgang an.
Achtung: Prüfen Sie nach dem Anlegen, ob alle Termine in der Planung sichtbar sind. Manchmal müssen Sie die Seite manuell neu laden, um alle Wiederholungen zu sehen.
Schritt 3 – Mitarbeiter und Fahrzeug zuweisen
Der große Vorteil wiederkehrender Aufträge: Sie weisen einmal einen Mitarbeiter und ein Fahrzeug zu, und das System wendet dies auf alle Wiederholungen an.
Öffnen Sie die Planung und gehen Sie zum ersten wiederkehrenden Termin
Ziehen Sie einen Mitarbeiter auf den Termin (oder weisen Sie ihn über den Termin zu)
Das System fragt: „Möchten Sie dies auch auf alle zukünftigen Termine anwenden?“
Wählen Sie Ja, um denselben Mitarbeiter bei allen Wiederholungen einzusetzen
Wiederholen Sie dies für das Fahrzeug: Ziehen Sie es auf den Termin
Wählen Sie erneut Ja bei der Frage nach zukünftigen Terminen
Erwartetes Ergebnis: allen wiederkehrenden Terminen sind derselbe Mitarbeiter und dasselbe Fahrzeug zugewiesen.
Tipp: Dies ist ideal für feste Fahrer auf festen Routen. Weisen Sie zum Beispiel einen festen Fahrer zu, und er steht automatisch für alle zukünftigen Wochen fest.
Schritt 4 – Änderungen später durchführen
Müssen Sie später einen Mitarbeiter wechseln oder ein Fahrzeug ändern? Sie entscheiden selbst, ob die Änderung nur für diese eine Woche oder für alle zukünftigen Wochen gilt.
Mitarbeiter oder Fahrzeug wechseln
Öffnen Sie den zu ändernden Termin in der Planung
Entfernen Sie den aktuellen Mitarbeiter oder das Fahrzeug
Das System fragt: „Möchten Sie dies auch für alle zukünftigen Termine?“
Wählen Sie Ja, um die Änderung überall durchzuführen, oder Nein nur für diese Woche
Weisen Sie den neuen Mitarbeiter oder das neue Fahrzeug zu
Wählen Sie erneut, ob dies für alle zukünftigen Termine gilt
Wann wählen Sie was?
Situation | Wahl |
Fester Mitarbeiter ist diese Woche krank | Nur dieser Termin – Vertretung für eine Woche |
Fester Mitarbeiter verlässt das Unternehmen, ein neuer Kollege übernimmt | Alle zukünftigen Termine – überall wechseln |
Anderes Fahrzeug nötig wegen einer Störung | Nur dieser Termin – vorübergehende Änderung |
Dauerhaft ein anderes Fahrzeug | Alle zukünftigen Termine – überall anpassen |
Erwartetes Ergebnis: die Änderung ist bei den von Ihnen gewählten Terminen durchgeführt.
Kombination mit Wochenvorgängen und Referenznummern
Für Geschäftskunden, die wöchentlich abgerechnet werden, funktionieren wiederkehrende Aufträge am besten in Kombination mit Wochenvorgängen.
Empfohlene Vorgehensweise
Legen Sie pro Woche einen Vorgang an (z. B. „Woche 3 – Satellit“)
Füllen Sie das Referenzfeld mit der Wochennummer oder PO-Nummer des Kunden aus
Planen Sie die wiederkehrenden Termine in diesem Vorgang ein
Bei der Abrechnung sieht der Rechnungssteller pro Tag, welche Termine stattgefunden haben, mit welchem Mitarbeiter und welchem Fahrzeug
Die Referenznummer erscheint automatisch auf der Rechnung
Tipp: Das Referenzfeld können Sie frei ausfüllen. Sie können darin eine Wochennummer, PO-Nummer oder Kundenreferenz eintragen – alles, was der Kunde auf der Rechnung sehen möchte.
Tipps
Planen Sie mehrere Wochen im Voraus. Mit wiederkehrenden Aufträgen planen Sie auf einmal 4, 8 oder mehr Wochen ein. Das spart Zeit.
Weisen Sie immer Mitarbeiter und Fahrzeuge zu. Der Rechnungssteller benötigt diese Informationen, um korrekt abzurechnen.
Verwenden Sie Referenznummern. Geschäftskunden erwarten häufig eine PO-Nummer oder Wochennummer auf der Rechnung.
Prüfen Sie die Planung nach dem Anlegen. Laden Sie die Seite neu, wenn Termine nicht sofort sichtbar sind.
Achtung
Termine müssen bestätigt werden. Ein wiederkehrender Termin ist nach dem Anlegen möglicherweise noch eine Reservierung. Setzen Sie den Termin mit der richtigen Anzahl an Mitarbeitern auf „Bestätigt“, um ihn endgültig in die Planung aufzunehmen.
Die Häufigkeit kann nachträglich nicht geändert werden. Möchten Sie von wöchentlich auf täglich wechseln? Dann müssen Sie die Termine neu anlegen.
Pro Termin können Sie eine andere Adresse angeben. Wenn der Standort wöchentlich wechselt, passen Sie die Adresse beim einzelnen Termin an.
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