Bei internationalen Umzügen arbeiten Sie mit Auslandsadressen, längeren Strecken und anderen Regeln für MwSt. und Dokumentation. Bas unterstützt internationale Aufträge, aber einige Dinge müssen Sie manuell regeln. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das angehen.
Schritt 1 – Der Postleitzahl-Trick für schwierige Adressen
Manchmal kennt der Kunde die ausländische Postleitzahl nicht, oder das System erkennt die Kombination aus Postleitzahl und Hausnummer nicht. Es gibt einen praktischen Trick, um dennoch die richtige Adresse zu finden:
Wählen Sie im Adressfeld ein beliebiges anderes Land aus (zum Beispiel Nepal oder Marokko)
Das System wechselt zur Suche nach Straßennamen statt nach Postleitzahl
Geben Sie den Straßennamen und den Ort ein
Das System findet die Adresse und ergänzt die Postleitzahl automatisch
Stellen Sie das Land wieder auf das richtige Land zurück
Achtung: Dieser Trick funktioniert auch für niederländische Adressen, deren Postleitzahl Sie nicht kennen. Indem Sie kurz ein anderes Land auswählen, können Sie nach Straßennamen suchen, woraufhin das System die richtige Postleitzahl einträgt.
Erwartetes Ergebnis: die Adresse ist korrekt eingetragen, inklusive Postleitzahl.
Sollte das nicht funktionieren, verwenden Sie „Unbekannt“ als Postleitzahl und fügen Sie die vollständige Adresse in den Notizen des Vorgangs hinzu.
Schritt 2 – Der Postleitzahl-Trick für schwierige Adressen
Manchmal kennt der Kunde die ausländische Postleitzahl nicht, oder das System erkennt die Kombination aus Postleitzahl und Hausnummer nicht. Es gibt einen praktischen Trick, um dennoch die richtige Adresse zu finden:
Wählen Sie im Adressfeld ein beliebiges anderes Land aus (zum Beispiel Nepal oder Marokko)
Das System wechselt zur Suche nach Straßennamen statt nach Postleitzahl
Geben Sie den Straßennamen und den Ort ein
Das System findet die Adresse und ergänzt die Postleitzahl automatisch
Stellen Sie das Land wieder auf das richtige Land zurück
Achtung: Dieser Trick funktioniert auch für niederländische Adressen, deren Postleitzahl Sie nicht kennen. Indem Sie kurz ein anderes Land auswählen, können Sie nach Straßennamen suchen, woraufhin das System die richtige Postleitzahl einträgt.
Erwartetes Ergebnis: die Adresse ist korrekt eingetragen, inklusive Postleitzahl.
Schritt 3 – Adressdetails in Notizen festhalten
Bei internationalen Umzügen ist es besonders wichtig, Adressdaten sorgfältig festzuhalten. Das System kann nicht immer alle Details einer Auslandsadresse speichern.
Halten Sie die folgenden Informationen in den Vorgangsnotizen fest:
Angabe | Beispiel |
Vollständige Adresse | Calle de Valencia 42, 3a planta, 08015 Barcelona |
Ansprechpartner vor Ort | Maria Garcia, +34 612 345 678 |
Besonderheiten des Standorts | Wohnung im 3. Stock, kein Aufzug, enge Straße |
Erreichbarkeit | LKW max. 7,5 Tonnen, Parkgenehmigung erforderlich |
Zeitzone | Achtung: 1 Stunde Unterschied (oder mehr außerhalb der EU) |
Tipp: Setzen Sie Notizen, die für die Umzugshelfer relevant sind, auf sichtbar in der App. So haben sie alle Adressdaten griffbereit, ohne das Backoffice anrufen zu müssen.
Schritt 4 – Mautkosten im Blick behalten
Das System berücksichtigt keine Mautkosten. Bei internationalen Umzügen (zum Beispiel nach Frankreich, Spanien oder Italien) können die Mautkosten erheblich ansteigen. Dies müssen Sie manuell regeln.
Berechnen Sie die Mautkosten vorab über einen Routenplaner (zum Beispiel Via Michelin oder die Mautwebsite des jeweiligen Landes)
Berücksichtigen Sie den Fahrzeugtyp – LKW zahlen höhere Mauttarife
Fügen Sie dem Angebot eine zusätzliche Angebotsposition hinzu, zum Beispiel: „Mautkosten Hin- und Rückfahrt [Land]“
Tragen Sie den berechneten Betrag ein
Route | Geschätzte Mautkosten (LKW) |
Niederlande – Paris | EUR 80–120 Hin- und Rückfahrt |
Niederlande – Barcelona | EUR 200–300 Hin- und Rückfahrt |
Niederlande – Südfrankreich | EUR 150–250 Hin- und Rückfahrt |
Achtung: Mautkosten unterscheiden sich je nach Land, Fahrzeugkategorie und Saison. Prüfen Sie immer die aktuellen Tarife. Vergessen Sie nicht, die Rückfahrt mit einzurechnen.
Schritt 5 – Kilometergeld und Reisezeit
Bei internationalen Umzügen sind die Kilometer und die Reisezeit deutlich höher als bei Inlandsaufträgen. Das System berechnet die Route wie folgt: Lager > Ladeadresse > Entladeadresse > zurück zum Lager.
Die automatische Reisezeitberechnung basiert auf einer LKW-API. Für die meisten europäischen Ziele liefert dies eine vernünftige Schätzung, aber beachten Sie Folgendes:
Die Berechnung berücksichtigt keine mautbedingten Umleitungsrouten
An Grenzübergängen kann Wartezeit entstehen (vor allem außerhalb der EU)
Ruhezeiten für Fahrer (bei Fahrten länger als 4,5 Stunden) müssen manuell einkalkuliert werden
Tipp: Prüfen Sie die Kilometerberechnung bei internationalen Aufträgen immer manuell. Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Stunden für Ruhezeiten, Grenzübergänge und unvorhergesehene Verzögerungen hinzu.
Schritt 6 – MwSt.-Regeln bei internationalen Umzügen
Bei grenzüberschreitenden Umzügen gelten andere MwSt.-Regeln als bei Inlandsaufträgen. Die wichtigsten Situationen:
Situation | MwSt.-Regel | Was Sie tun |
Privatkunde, innerhalb der EU | Niederländischer MwSt.-Satz (21 %) | Standardmäßig abrechnen |
Geschäftskunde, innerhalb der EU | MwSt. verlagert (0 %) | Rechnung mit verlagerter MwSt. stellen, USt-IdNr. des Kunden angeben |
Außerhalb der EU | MwSt. 0 % (Export) | Rechnung ohne MwSt. stellen |
Passen Sie die MwSt.-Einstellung im Angebot oder in der Rechnung an:
Öffnen Sie das Angebot oder die Rechnung
Klicken Sie auf die MwSt.-Einstellung pro Position
Wählen Sie den richtigen Satz (21 %, verlagert oder 0 %)
Geben Sie bei verlagerter MwSt. die USt-IdNr. des Kunden auf der Rechnung an
Achtung: Halten Sie im Zweifelsfall immer Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. MwSt.-Regeln bei internationalen Dienstleistungen sind komplex, und die Regeln können je nach Situation unterschiedlich sein.
Schritt 7 – CMR-Frachtbriefe
Bei internationalem Transport ist ein CMR-Frachtbrief (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route) vorgeschrieben. Dies ist das Beförderungsdokument, das die Vereinbarungen zwischen Absender, Frachtführer und Empfänger festhält.
Derzeit müssen Sie den CMR-Frachtbrief außerhalb des Systems erstellen. Das Dokument können Sie jedoch im Vorgang hochladen:
Erstellen Sie den CMR-Frachtbrief (auf Papier oder über ein externes System)
Gehen Sie zum Vorgang und öffnen Sie den Reiter Dokumente
Laden Sie den CMR-Frachtbrief hoch
Aktivieren Sie sichtbar in der App, damit die Umzugshelfer das Dokument unterwegs einsehen können
Tipp: Die CMR-Funktionalität in Bas befindet sich in der Entwicklung. In Zukunft können Sie CMR-Frachtbriefe möglicherweise direkt aus dem System heraus erstellen.
Tipps
Berechnen Sie Mautkosten vorab und fügen Sie sie als separate Angebotsposition hinzu. Das System macht dies nicht automatisch, und Sie möchten nicht im Nachhinein vor Überraschungen stehen.
Nutzen Sie den Postleitzahl-Trick. Indem Sie kurz ein anderes Land auswählen, können Sie nach Straßennamen suchen. Das erspart viel Sucharbeit bei unbekannten ausländischen Postleitzahlen.
Halten Sie alles in Notizen fest. Auslandsadressen, Ansprechpartner und Erreichbarkeit. Je mehr Informationen Ihre Mitarbeiter haben, desto reibungsloser verläuft der Auftrag.
Planen Sie zusätzliche Zeit ein. Internationale Aufträge dauern länger aufgrund von Reisezeit, Ruhezeiten, Grenzübergängen und unbekanntem Terrain.
Fragen Sie bei Geschäftskunden in der EU die USt-IdNr. ab. Diese benötigen Sie für die verlagerte MwSt.
Laden Sie den CMR-Frachtbrief im Vorgang hoch. Setzen Sie ihn auf sichtbar in der App, damit Ihre Umzugshelfer das Dokument griffbereit haben.
Achtung
Mautkosten werden nicht automatisch berechnet. Vergessen Sie nicht, dies in Ihr Angebot einzurechnen, sonst drücken Sie Ihre Marge.
Die Reisezeitberechnung ist eine Schätzung. Bei langen internationalen Routen weicht die tatsächliche Reisezeit oft ab, aufgrund von Grenzübergängen, Ruhezeiten und mautbedingten Umleitungsrouten.
MwSt.-Regeln sind bei internationalen Geschäften komplex. Rechnen Sie bei ausländischen Geschäftskunden nicht einfach mit 21 % ab. Halten Sie Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, wenn Sie unsicher sind.
„Unbekannt“ als Postleitzahl funktioniert, ist aber nicht ideal. Versuchen Sie immer zuerst den Postleitzahl-Trick. Verwenden Sie „Unbekannt“ nur, wenn es wirklich nicht klappt.
Der CMR-Frachtbrief ist bei internationalem Transport vorgeschrieben. Vergessen Sie nicht, ihn vor der Abfahrt zu erstellen. Ohne CMR riskieren Sie Bußgelder bei Kontrollen.
Nächster Artikel: Vorgänge aufräumen und Massenaktionen