Schön, dass Sie hier sind. Sie haben sich für Bas entschieden, und das ist ein kluger Schritt. In diesem Artikel erklären wir, was Bas ist, wie das Onboarding funktioniert, und was Sie in den kommenden Wochen erwarten können.
Was ist Bas?
Bas ist Umzugssoftware, die Ihre gesamte Betriebsführung in einem System vereint. Vom ersten Kundenkontakt bis zur letzten Rechnung, und allem dazwischen: Besichtigungen, Angebote, Planung, die Mitarbeiter-App, Rechnungsstellung und Lager.
Das Ziel ist einfach: Ihr Unternehmen effizienter arbeiten lassen. Keine losen Excel-Dateien, keine Planungen auf Papier, keine manuellen Rechnungen. Alles an einem Ort, für jeden in Ihrem Team.
Was können Sie mit Bas tun?
Besichtigungen auf einem iPad durchführen, mit automatischer Kubikmeterberechnung
Angebote erstellen und digital von Ihrem Kunden unterschreiben lassen
Planung verwalten mit einem übersichtlichen Planungsboard für Fahrzeuge und Mitarbeiter
Mitarbeiter-App, mit der Ihr Umzugsteam Aufträge einsehen, Stunden erfassen und Schäden melden kann
Rechnungsstellung automatisch generieren und direkt online per iDeal bezahlen lassen
Lager verwalten mit einem Warehouse-Management-System (WMS)
Buchhaltung mit Exact Online, Snelstart, Yuki und anderen Paketen verknüpfen
Sie müssen nicht alles gleichzeitig nutzen. Während des Onboardings bestimmen wir gemeinsam, welche Bestandteile für Ihr Unternehmen relevant sind.
Wie funktioniert das Onboarding?
Das Onboarding ist in 5 Phasen unterteilt. Jede Phase baut auf der vorherigen auf. Sie durchlaufen sie Schritt für Schritt, gemeinsam mit Ihrem Onboarding-Spezialisten.
Der gesamte Ablauf dauert im Durchschnitt 4 bis 8 Wochen, abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und wie schnell Sie die Zwischenschritte abschließen.
Phase 1 - Kickoff
Was passiert: Sie liefern Materialien an (Logo, Farbcodes, Allgemeine Geschäftsbedingungen) und wir erfassen Ihre Geschäftsprozesse. Wie arbeiten Sie derzeit? Welche Dienstleistungen bieten Sie an? Wer macht was in Ihrem Team?
Geschätzte Zeit: 1-2 Stunden, verteilt auf das Anliefern von Materialien und ein erstes Gespräch.
Phase 2 - Selbst ausfüllen
Was passiert: Sie tragen die Basisdaten selbst ins System ein. Denken Sie an Ihre Unternehmenseinstellungen, Kartons, Materialien, Fahrzeuge und Mitarbeiter. Dies ist die Vorbereitung, die Sie zwischen den Sitzungen erledigen.
Geschätzte Zeit: 2-4 Stunden, verteilt über mehrere Tage. Sie bestimmen selbst das Tempo.
Phase 3 - Gemeinsam einrichten
Was passiert: Während einer oder mehrerer Sitzungen mit Ihrem Onboarding-Spezialisten richten Sie die komplexeren Bestandteile ein. Pakete mit Tarifen, Dokumentvorlagen für Angebote und Rechnungen, die Buchhaltungsanbindung und die Planung.
Geschätzte Zeit: 2-6 Stunden, verteilt auf 1 bis 3 Sitzungen.
Phase 4 - Üben
Was passiert: Sie üben eigenständig mit Testakten. Sie legen Kunden an, erstellen Angebote, planen Umzüge ein und versenden Rechnungen.
Geschätzte Zeit: 2-4 Stunden, verteilt über 1 bis 2 Wochen. Dies erledigen Sie in Ihrem eigenen Tempo.
Tipp: Sie müssen nicht alles perfekt beherrschen. 70% zu beherrschen reicht aus, um live zu gehen. Den Rest lernen Sie durch die Praxis.
Phase 5 - Vorbereitung auf den Livegang
Was passiert: Wir bereinigen Ihre Testdaten, aktivieren die automatischen Nachrichten, laden Ihre Mitarbeiter für die App ein und übertragen gegebenenfalls bestehende Akten.
Geschätzte Zeit: 1-3 Stunden, abhängig davon, ob Sie bestehende Akten übertragen müssen.
Was können Sie erwarten?
Zeitinvestition
Die gesamte Zeitinvestition unterscheidet sich je nach Unternehmenstyp. Nachfolgend ein Überblick, damit Sie wissen, was Sie erwarten können.
Unternehmenstyp | Anzahl Sitzungen | Gesamte Durchlaufzeit | Gesamte Zeitinvestition |
Kleines Unternehmen (1-5 Mitarbeiter, kein Lager) | 1-2 Sitzungen | 2-3 Wochen | 4-8 Stunden |
Mittleres Unternehmen (5-10 Mitarbeiter) | 2-3 Sitzungen | 4-6 Wochen | 8-16 Stunden |
Mittleres Unternehmen mit Lager | 3-4 Sitzungen | 4-6 Wochen | 12-20 Stunden |
Großes Unternehmen (10+ Mitarbeiter, Lager, Geschäftskunden) | 4-5 Sitzungen | 6-8 Wochen | 16-30 Stunden |
Es geht nicht sofort schneller
Ein wichtiger Erwartungspunkt: Bas wird Ihnen anfangs nicht sofort Zeit sparen. Die ersten zwei Wochen fühlen sich schwerer an als Ihre alte Arbeitsweise. Das ist normal.
Was Bas jedoch tut: Es macht Sie effizienter. Alles steht an einem Ort, Sie haben Überblick, und Sie machen weniger Fehler. Nach einem Monat sitzt es in den Fingern, und Sie wollen nicht mehr zurück.
Wer hilft Ihnen?
Während des Onboardings haben Sie einen festen Onboarding-Spezialisten. Das ist Ihr Ansprechpartner für alles: Fragen, Probleme, Planung.
Wie erreichen Sie Ihren Spezialisten?
Während Sitzungen: per Videoanruf (remote) oder vor Ort
Zwischendurch: über die Chat-Blase unten rechts in Bas
Außerdem hilft Ihnen Basie, der Chatbot in Bas, bei häufig gestellten Fragen. Basie beantwortet etwa 70% der Fragen direkt. Bei komplexeren Fragen leitet Basie automatisch an Ihren Onboarding-Spezialisten weiter.
Wie nutzen Sie diese Artikel?
Die Onboarding-Artikel sind als Schritt-für-Schritt-Anleitungen geschrieben. Sie folgen derselben Reihenfolge wie die Phasen Ihres Onboardings.
So holen Sie das Meiste heraus
Lesen Sie den Artikel durch, bevor Sie loslegen. So wissen Sie, was Sie erwarten können.
Folgen Sie den Schritten in der angegebenen Reihenfolge. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.
Nutzen Sie die Screenshots als Referenz. Sie zeigen genau, wo Sie klicken müssen.
Lesen Sie die Tipps und Warnhinweise. Die
Tipp:-Blöcke geben Ihnen nützliche Abkürzungen. DieAchtung:-Blöcke warnen vor häufig gemachten Fehlern.Kommen Sie nicht weiter? Nutzen Sie die Chat-Blase in Bas oder wenden Sie sich an Ihren Onboarding-Spezialisten.
Zwischen den Sitzungen: Vorbereitung
Zwischen den Sitzungen erledigen Sie die Vorbereitung. Das sind Dinge, die Sie selbst im System eintragen können: Mitarbeiter, Kartons, Materialien, Fahrzeuge. Je besser Sie dies vorbereiten, desto schneller verlaufen die Sitzungen.
Die Vorbereitung kostet durchschnittlich 2-4 Stunden, verteilt über mehrere Tage. Sie müssen es nicht auf einmal erledigen.
Tipp: Planen Sie die Vorbereitung in Ihrem Kalender ein. Eine halbe Stunde pro Tag reicht aus. Dann haben Sie innerhalb einer Woche alles fertig für die nächste Sitzung.
Was, wenn Sie Lagerdienste haben?
Wenn Ihr Unternehmen Lagerdienstleistungen anbietet, wird das Onboarding etwas umfangreicher. Sie erhalten ein oder zwei zusätzliche Sitzungen für das Warehouse-Management-System (WMS): Lager anlegen, Lagerplätze definieren, QR-Labels einrichten und die Abrechnung für Lagerdienste konfigurieren.
Lager ist der komplexeste Bestandteil von Bas. Es ist wichtig, dass Sie sich hierfür ausreichend Zeit nehmen.
Was packen wir WÄHREND des Onboardings NICHT an?
Nicht alles wird sofort eingerichtet. Ein paar Bestandteile heben wir uns bewusst für später auf:
HRM (Urlaub, Stunden, Spesen): Dies packen wir erst an, wenn Sie mindestens einen Monat live mit Bas arbeiten. Zuerst soll die Basis laufen.
KPI-Dashboard: Dies kommt von selbst, sobald Sie Daten haben. Zuerst die Basis.
Erweiterte Anbindungen (Zapier, Website-Integration): Dies ist eine Optimierung, die Sie später hinzufügen können.
Der Grund ist einfach: Wir möchten Sie nicht überfordern. Sie lernen Bas Schritt für Schritt, und jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.
Bereit anzufangen?
Der erste Schritt ist das Anliefern Ihrer Materialien: Logo, Farbcodes, Schriftart und Allgemeine Geschäftsbedingungen.
Nächster Schritt: Checkliste Materialien für das Onboarding - sehen Sie sich genau an, was Sie benötigen.