Viele Umzugsunternehmen führen Aufträge für andere Umzugsunternehmen aus. Der Auftraggeber schickt einen Auftrag per E-Mail mit Kundendaten, Volumen, Adresse und Tarif. Sie führen den Umzug als Subunternehmer aus. Das nennt man Subcontracting.
Dieser Artikel erklärt, wie Sie Bas für Subcontracting einrichten: von der Erstellung eines Pakets mit Tarifliste bis zur Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Stunden und Mengen. Es unterscheidet sich in wichtigen Punkten von Privatumzügen: Es gibt kein Angebot, keine Aufnahme, und die Abrechnung erfolgt nach Nachkalkulation.
Was ist Subcontracting und wann nutzen Sie es?
Bei Subcontracting werden Sie von einem anderen Umzugsunternehmen (dem Auftraggeber) beauftragt. Der Auftraggeber hat Kontakt zum Endkunden. Sie haben nur Kontakt zum Auftraggeber.
Dies kommt in verschiedenen Szenarien vor:
Ein anderes Umzugsunternehmen hat mehr Arbeit als eigene Kapazität und lagert die Ausführung an Sie aus
Ein Auftraggeber sucht einen lokalen Partner für einen Auftrag außerhalb seiner eigenen Region
Ein internationales Umzugsunternehmen beauftragt Sie mit dem nationalen Teil (Beladen, Entladen, Einpacken)
Sie vermieten Personal und Fahrzeuge an ein anderes Umzugsunternehmen
Die Arbeitsweise in Bas unterscheidet sich von einem regulären Umzug:
Bestandteil | Privatkunde | Subcontracting |
Kunde in Bas | Der Endverbraucher | Das Umzugsunternehmen (Auftraggeber) |
Angebot | Ja, mit Berechnung | Nein, nicht nötig |
Aufnahme | Ja | Nein |
Preisbestimmung | Im Voraus (Angebot) | Im Nachhinein (Nachkalkulation) |
MwSt | Inklusive | Exklusive |
Kommunikation | Mit dem Kunden | Mit dem Auftraggeber |
Referenz | Nicht immer nötig | Essenziell (Name des Endkunden oder Bestellnummer) |
Schritt 1 - Ein "Sub"-Paket einrichten
Jedes Umzugsunternehmen, für das Sie arbeiten, hat andere Tarifvereinbarungen. Diese Vereinbarungen legen Sie in einem Paket fest. Das Paket ist im Grunde ein Tarifblatt pro Auftraggeber.
1.1 - Paket anlegen
Gehen Sie zu Einstellungen > Pakete
Klicken Sie auf Neues Paket
Geben Sie dem Paket den Namen des Auftraggebers (z. B. "Umzugsunternehmen ABC")
Tipp: Verwenden Sie den Namen des Auftraggebers als Paketnamen, nicht etwas wie "Sub 1" oder "Paket geschäftlich". Wenn Umzugsunternehmen ABC mit einem Auftrag anruft, weiß sofort jeder, welches Paket zu verwenden ist.
1.2 - Grundeinstellungen konfigurieren
Stellen Sie Folgendes ein:
Einstellung | Wert | Warum |
Regeln mit Null ignorieren | An | Sie bauen ein vollständiges Tarifblatt ein. Alles, was Sie nicht ausfüllen (Anzahl 0), fällt automatisch von der Rechnung weg. |
Art der Arbeit | Ihre Basis (Nachkalkulation) | Sie rechnen im Nachhinein auf Basis der tatsächlich geleisteten Arbeit ab. |
Rechnungszeitpunkt | Nach dem letzten Termin | Die Rechnung wird erst nach Abschluss des Auftrags erstellt. |
Tarife | Exklusive MwSt | Geschäftskunden rechnen die MwSt separat ab. |
Rechnungstyp | Geschäftsrechnung | Der Auftraggeber ist ein Geschäftskunde. |
Zahlung beim Abschluss | Aus | Nicht zutreffend bei Subcontracting. |
Klicken Sie auf Speichern
Erwartetes Ergebnis: Ein Paket, das für Nachkalkulation eingerichtet ist, ohne Angebot, mit MwSt-exklusiven Tarifen.
Schritt 2 - Tarifliste als Rechnungspositionen eingeben
Jetzt fügen Sie die Tarifliste hinzu. Das ist das Tarifblatt, das Sie mit dem Auftraggeber vereinbart haben. Jede Tarifvereinbarung wird zu einer Rechnungsposition.
2.1 - Rechnungspositionen hinzufügen
Öffnen Sie das Paket, das Sie gerade angelegt haben
Gehen Sie zum Bereich Rechnungspositionen
Fügen Sie pro Tarifvereinbarung eine neue Position hinzu
Pro Position füllen Sie aus: - Beschreibung - Was es ist (z. B. "Umzugshelfer") - Einheit - Pro Stunde, pro Tag, pro Kubikmeter, pro Kilometer - Tarif - Der vereinbarte Betrag - Umsatzgruppe - Wo der Umsatz in der Buchhaltung landet
2.2 - Beispiel-Tarifliste
Eine typische Tarifliste für Subcontracting kann so aussehen:
Beschreibung | Einheit | Tarif | Wiederholungsregel |
Umzugshelfer | Pro Stunde | 50,00 | Ja |
Export einpacken | Pro Kubikmeter | 69,00 | Nein |
Export auspacken | Pro Kubikmeter | 75,00 | Nein |
Lkw | Pro Tag | 155,00 | Ja |
Lkw-Kilometer | Pro Kilometer | 0,60 | Nein |
Möbellift | Pro Tag | 125,00 | Ja |
Shuttle (Pendeln) | Pro Mal | 75,00 | Nein |
Long Carry (langer Trageweg) | Pro Mal | 50,00 | Nein |
Stair Carry (Treppen) | Pro Mal | 50,00 | Nein |
Tipp: Geben Sie die gesamte Tarifliste ein, auch wenn Sie nicht bei jedem Auftrag alle Positionen verwenden. Dank der Einstellung "Regeln mit Null ignorieren" verschwinden ungenutzte Positionen automatisch von der Rechnungs-PDF. Sie müssen sie nicht manuell entfernen.
Schritt 3 - Wiederholungsregel einstellen (blaues Häkchen)
Manche Tarife gelten pro Arbeitstag. Wenn ein Auftrag mehrere Tage dauert, möchten Sie, dass diese Positionen automatisch pro Tag wiederholt werden. Das machen Sie mit der Wiederholungsregel.
3.1 - Wiederholungsregel aktivieren
Gehen Sie zu den Rechnungspositionen in Ihrem Paket
Suchen Sie das blaue Häkchen über dem Papierkorb-Symbol bei einer Position
Klicken Sie darauf, um die Wiederholungsregel zu aktivieren
3.2 - Wie funktioniert das?
Wenn Sie mehrere Tage an einem Auftrag arbeiten (z. B. Montag und Dienstag Beladen, Mittwoch Entladen), wiederholt sich die Rechnungsposition automatisch für jeden Arbeitstag. Das System setzt das Datum dahinter, sodass der Auftraggeber genau sieht, welche Kosten zu welchem Tag gehören.
Beispiel auf der Rechnung:
Umzugshelfer - 3. Februar 8 Stunden x EUR 50,00 = EUR 400,00Umzugshelfer - 4. Februar 6 Stunden x EUR 50,00 = EUR 300,00Lkw - 3. Februar 1 Tag x EUR 155,00 = EUR 155,00Lkw - 4. Februar 1 Tag x EUR 155,00 = EUR 155,003.3 - Wann verwenden und wann nicht
Position | Wiederholungsregel an? | Warum |
Umzugshelfer (pro Stunde) | Ja | Sie möchten pro Tag sehen, wie viele Stunden gearbeitet wurden |
Lkw (pro Tag) | Ja | Pro Tag ein Tagespreis |
Möbellift (pro Tag) | Ja | Pro Tag ein Tagespreis |
Lkw-Kilometer | Nein | Kilometer sind eine Gesamtsumme, nicht pro Tag |
Export pro Kubikmeter | Nein | Das Volumen ist eine Gesamtsumme |
Shuttle, Long Carry, Stair Carry | Nein | Einmalige Zuschläge |
Achtung: Wenn Sie keine Wiederholungsregel verwenden, können Sie auch eine Gesamtsumme eintragen. Zum Beispiel: 80 Stunden insgesamt statt pro Tag aufzuteilen. Das ist eine Entscheidung, die Sie pro Auftraggeber treffen.
Schritt 4 - Paket bei unterschiedlichen Dienstleistungen aufteilen
Haben Sie verschiedene Arten von Dienstleistungen für denselben Auftraggeber? Erwägen Sie dann, mehrere Pakete anzulegen.
Beispiel:
Paket | Verwendung | Typische Positionen |
Umzugsunternehmen ABC - Vermietung | Vermietung von Personal und Fahrzeugen | Mitarbeiter pro Stunde, Lkw pro Tag, Kilometer |
Umzugsunternehmen ABC - Export | Komplettexportumzug | Export pro Kubikmeter, Einpacken, Auspacken |
Das hat zwei Vorteile: - Übersicht - Ein langes Paket mit allen Positionen darin wird unübersichtlich - Berichterstattung - Sie können den Umsatz pro Paket einsehen, wodurch Sie wissen, wie viel Umsatz jede Art von Dienstleistung generiert
Tipp: Sie können in der Akte jederzeit noch das Paket wechseln. Das Aufteilen ist also nicht einschränkend. Beginnen Sie mit dem am häufigsten genutzten Auftraggeber zum Üben und erweitern Sie danach.
Schritt 5 - Geschäftskunden und Ansprechpartner anlegen
Bevor Sie Akten anlegen können, muss der Auftraggeber als Geschäftskunde in Bas erfasst sein.
5.1 - Auftraggeber anlegen
Gehen Sie zu Kunden > Neuer Kunde
Wählen Sie Geschäftlich
Geben Sie die Firmendaten ein (Name, Adresse, KvK, BTW-Nummer)
Speichern Sie
5.2 - Ansprechpartner hinzufügen
Legen Sie innerhalb des Geschäftskunden einen oder mehrere Ansprechpartner an. Denken Sie an: - Team Rechnungswesen (mit der E-Mail-Adresse der Rechnungsabteilung) - Umzugskoordinator (die Person, die die Aufträge weiterleitet)
Öffnen Sie den Kunden
Klicken Sie auf Ansprechpartner hinzufügen
Geben Sie Name und E-Mail-Adresse ein
Speichern Sie
Tipp: Bei Subcontracting kommunizieren Sie nicht mit dem Endverbraucher. Sie müssen den Endverbraucher also nicht als Ansprechpartner hinzufügen. Die gesamte Kommunikation läuft über den Auftraggeber.
Schritt 6 - Akte ohne Angebot anlegen
Bei Subcontracting legen Sie eine Akte ohne Angebotsphase an. Der Preis wird nicht im Voraus über eine Berechnung festgelegt, sondern im Nachhinein auf Basis der Nachkalkulation bestimmt.
6.1 - Neue Akte anlegen
Klicken Sie auf Neuer Umzug > Bestehender Kunde
Suchen Sie den Auftraggeber (z. B. "Umzugsunternehmen ABC")
Geben Sie die Ladeadresse ein (die Adresse, an der Sie den Umzug ausführen)
Geben Sie die Entladeadresse ein, falls bekannt (bei nur Einpacken ist dies nicht nötig)
Geben Sie das Datum ein
Wählen Sie das richtige Paket (z. B. "Umzugsunternehmen ABC - Export")
Wählen Sie Kein Angebot nötig
Geben Sie die Kubikmeter ein, falls diese bereits bekannt sind
Speichern Sie
Erwartetes Ergebnis: Die Akte wechselt direkt in den Status "Kunde einverstanden" (es gibt schließlich kein Angebot, das akzeptiert werden muss). Sie können sofort mit der Planung fortfahren.
Achtung: Wählen Sie "Keine Aufnahme nötig". Eine Aufnahme ist bei Subcontracting überflüssig. Der Auftraggeber liefert die Daten.
6.2 - Planungsdaten eingeben
Öffnen Sie die Akte
Gehen Sie zu Planung
Füllen Sie aus:
Anzahl Mitarbeiter
Volumen (Kubikmeter)
Erwartete Anzahl Stunden
Planen Sie das Ereignis mit Datum, Startzeit und Dienst (z. B. "Umzug Beladen")
Weisen Sie Mitarbeiter zu
Weisen Sie ein Fahrzeug zu
Schritt 7 - Referenznummer des Auftraggebers eingeben
Dies ist ein Schritt, den viele Subunternehmer überspringen, der aber für eine organisierte Arbeitsweise essenziell ist.
7.1 - Warum Referenznummern?
Der Auftraggeber hat eine eigene Referenz für den Auftrag. Das kann eine Bestellnummer sein, der Nachname des Endkunden oder ein Projektcode. Wenn der Auftraggeber wegen "diesem Export von Herrn Jansen" anruft, müssen Sie diese Akte sofort finden können.
Wenn Sie nach Nachnamen suchen, erhalten Sie zu viele Ergebnisse. "Jansen" liefert Dutzende Treffer. Mit einer Referenznummer finden Sie die Akte auf Anhieb.
7.2 - Referenz eingeben
Füllen Sie beim Anlegen der Akte das Feld Referenz aus
Verwenden Sie die Referenz des Auftraggebers (z. B. "Familie Jansen" oder Bestellnummer "EXP-2026-0142")
Die Referenz erscheint hinter der Aktennummer. Sie können später über die Suchleiste danach suchen.
Tipp: Vereinbaren Sie mit dem Auftraggeber, welches Referenzformat verwendet wird. Füllen Sie es konsequent aus. So finden Sie immer schnell die richtige Akte, auch wenn Sie Hunderte laufende Akten haben.
Schritt 8 - Tarife und Sondervereinbarungen festlegen
Wenn es bereits im Voraus spezifische Vereinbarungen für diesen Auftrag gibt (abweichende Tarife, Paketrabatte oder ein fester Gesamtpreis), legen Sie diese direkt in der Akte fest.
Öffnen Sie die Akte
Klicken Sie auf Bearbeiten
Passen Sie die Rechnungspositionen an (z. B. einen Rabatt von 100 Euro oder einen abweichenden Stundensatz)
Speichern Sie
Die Standardtarife aus dem Paket sind bereits ausgefüllt. Sie passen nur an, was abweicht.
Tipp: Wenn alles nach Nachkalkulation läuft und es keine Sondervereinbarungen gibt, müssen Sie hier nichts tun. Die Tarife aus dem Paket werden automatisch verwendet.
Schritt 9 - Dokumente über die App teilen
Bei Subcontracting erhalten Ihre Umzugshelfer normalerweise Papier-Arbeitsanweisungen, die sie beim Depot des Auftraggebers abholen. Mit Bas können Sie diese Dokumente digital teilen.
9.1 - Dokumente hochladen
Öffnen Sie die Akte
Gehen Sie zu Dokumente
Klicken Sie auf Hochladen
Wählen Sie die Dateien aus (Arbeitsanweisungen, Packlisten, Containerdokumente)
Aktivieren Sie: Mit Mitarbeitern teilen
9.2 - In der App ansehen
Ihre Mitarbeiter öffnen die Mitarbeiter-App und sehen den Auftrag. Beim Auftrag stehen die geteilten Dokumente. Sie können alles einsehen, ohne physisch beim Depot vorbeigehen zu müssen.
Erwartetes Ergebnis: Ihre Umzugshelfer haben alle Arbeitsanweisungen digital bei sich. Keine Papier-Arbeitsscheine mehr, kein Umweg über das Depot des Auftraggebers.
9.3 - E-Mails mit Dokumenten verknüpfen
Erhalten Sie Arbeitsanweisungen per E-Mail? Sie können E-Mails mit Anhängen mit einer Akte verknüpfen:
Leiten Sie die E-Mail an Ihre Bas-E-Mail-Adresse weiter (zu finden unter Einstellungen > E-Mail)
Öffnen Sie die E-Mail in Bas
Klicken Sie auf Mit Auftrag verknüpfen
Geben Sie die Aktennummer ein
Klicken Sie auf Verknüpfen und danach auf In Dokumente kopieren
Die Anhänge aus der E-Mail werden automatisch mit der Akte verknüpft.
Schritt 10 - Ausführung über die Mitarbeiter-App
Am Tag des Umzugs arbeiten Ihre Mitarbeiter mit der App. Sie müssen nichts über Tarife oder Abrechnung wissen. Sie erfassen nur, was sie tun.
10.1 - Arbeitsablauf in der App
Mitarbeiter öffnet die App und sieht den Auftrag
Sieht sich die geteilten Dokumente und Arbeitsanweisungen an
Drückt bei Abfahrt auf Unterwegs
Drückt bei Ankunft auf Starten
Erfasst Pausen
Notiert Besonderheiten (Fotos von Containern, Lademetern, Schäden)
Erfasst bei Bedarf Materialien und Kartons
Drückt auf Abschließen, wenn der Auftrag fertig ist
Trägt bei Rückkehr den Kilometerstand ein
Erwartetes Ergebnis: Das System erfasst automatisch alle Zeiten, Kilometer und Daten, die für die Nachkalkulation benötigt werden.
Schritt 11 - Abrechnung auf Basis der tatsächlichen Stunden und Mengen
Nach Abschluss des Auftrags erstellen Sie die Rechnung. Da das Paket auf Nachkalkulation eingestellt ist, stehen alle Rechnungspositionen bereit. Sie müssen nur die tatsächlichen Mengen eintragen.
11.1 - Rechnung öffnen
Öffnen Sie die Akte
Klicken Sie auf Rechnung erstellen
Der Rechnungsbildschirm zeigt:
Links: die Rechnungspositionen aus dem Paket (Beschreibung, Einheit, Tarif)
Rechts: eine Übersicht der ausgeführten Arbeit (Mitarbeiter, Stunden, Fahrzeug, Kilometer, Materialien, Schäden, Bemerkungen)
11.2 - Mengen eingeben
Geben Sie pro Rechnungsposition die tatsächliche Menge ein:
Anzahl Stunden pro Mitarbeiter pro Tag
Anzahl Kubikmeter (bei Exportarbeiten)
Anzahl Kilometer (Lkw)
Anzahl Einsätze Shuttle, Long Carry oder Stair Carry
Positionen, die Sie nicht verwendet haben, lassen Sie auf 0 stehen. Diese verschwinden automatisch von der Rechnungs-PDF.
11.3 - Rechnungsentwurf erstellen
Prüfen Sie, ob alle Mengen korrekt sind
Klicken Sie auf Bereitstellen
Der Rechnungsentwurf erscheint mit nur den ausgefüllten Positionen
Prüfen Sie die Rechnungs-PDF
Klicken Sie auf Senden
Erwartetes Ergebnis: Eine Rechnung, die automatisch auf der richtigen Umsatzgruppe und dem richtigen Sachkonto verbucht wird. Bei einer aktiven Buchhaltungsanbindung (z. B. Yuki) geht die Rechnung automatisch an Ihre Buchhaltung.
Vollständiger Arbeitsablauf: vom Auftrag bis zur Rechnung
Nachfolgend der vollständige Arbeitsablauf zusammengefasst. Dies ist der Ablauf, den Sie bei jedem Subcontracting-Auftrag durchlaufen:
Schritt | Was | Wo |
1 | Auftrag per E-Mail vom Auftraggeber erhalten | |
2 | Akte anlegen (bestehender Kunde, richtiges Paket, kein Angebot) | Bas-Backoffice |
3 | Referenznummer eingeben | Akte |
4 | Eventuell abweichende Tarife festlegen | Akte |
5 | Dokumente hochladen und mit Mitarbeitern teilen | Akte > Dokumente |
6 | Umzug einplanen (Mitarbeiter, Fahrzeug, Datum/Uhrzeit) | Planung |
7 | Mitarbeiter führen den Auftrag über die App aus | Mitarbeiter-App |
8 | Zeiten, Kilometer und Besonderheiten werden automatisch erfasst | Mitarbeiter-App |
9 | Rechnungspositionen prüfen und tatsächliche Mengen eintragen | Rechnungsbildschirm |
10 | Rechnungsentwurf bereitstellen und versenden | Rechnungsbildschirm |
11 | Rechnung wird automatisch auf dem richtigen Sachkonto verbucht | Buchhaltung |
Tipps
Einmalig einrichten, immer wiederverwenden. Die Tarife, die Sie in einem Paket einrichten, müssen Sie nicht bei jedem Auftrag erneut eingeben. Sie stehen im Rechnungsbildschirm bereit. Sie tragen nur die Mengen ein.
Beginnen Sie mit Ihrem größten Auftraggeber. Legen Sie zuerst ein Paket für das Unternehmen an, für das Sie die meiste Arbeit ausführen. Üben Sie den gesamten Prozess von der Akte bis zur Rechnung. Erweitern Sie danach auf andere Auftraggeber.
Teilen Sie Pakete bei unterschiedlichen Dienstleistungen auf. Wenn Sie für denselben Auftraggeber sowohl Personal vermieten als auch komplette Exportumzüge durchführen, legen Sie zwei Pakete an. Das hält es übersichtlich und liefert bessere Berichte.
Tragen Sie Referenzen immer ein. Bei Hunderten laufenden Akten ist die Referenz des Auftraggebers der schnellste Weg, um die richtige Akte zu finden.
Nutzen Sie die App zum Teilen von Dokumenten. Lassen Sie Ihre Umzugshelfer Dokumente in der App ansehen, statt ihnen Papiere mitzugeben. Erspart einen Umweg über das Depot und verhindert, dass Papiere verloren gehen.
Tarife bei Inflation anpassen. Passen Sie Tarife pro Quartal oder pro Jahr an? Nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Onboarding-Spezialisten auf. Dieser kann die Anpassung pro Paket auf einmal durchführen.
Achtung
Kein Angebot bei Subcontracting. Der Preis steht nicht im Voraus fest. Wählen Sie beim Anlegen der Akte immer "Kein Angebot nötig".
MwSt exklusive einstellen. Geschäftliche Auftraggeber rechnen die MwSt separat ab. Stellen Sie das Paket auf MwSt exklusive ein, sonst erhält der Auftraggeber eine Rechnung inklusive MwSt.
Automatische Nachrichten bei rückwirkender Eingabe deaktivieren. Geben Sie Akten rückwirkend ein (z. B. ab 1. Januar)? Deaktivieren Sie dann zuerst die automatischen Nachrichten unter Einstellungen > Nachrichten. Andernfalls erhalten Auftraggeber Nachrichten über Aufträge, die bereits ausgeführt wurden.
Jedes neue Paket muss vollständig eingerichtet werden. Sie können kein Paket kopieren. Bei einem neuen Auftraggeber müssen Sie die Rechnungspositionen, Tarife und Umsatzgruppen erneut eingeben. Das ist einmalige Arbeit pro Auftraggeber.
Paketwechsel bei einer bestehenden Akte ist möglich. Haben Sie versehentlich das falsche Paket ausgewählt? Sie können trotzdem wechseln. Prüfen Sie danach jedoch, ob die Rechnungspositionen stimmen.