Aufgaben konfigurieren

Jetzt, da Sie wissen, welche Aufgaben es gibt, ist es Zeit, sie zu konfigurieren. Sie schalten Aufgaben ein oder aus, ordnen sie Teams zu und legen Prioritäten fest. Das Ziel: eine übersichtliche Aufgabenliste, die Ihrem Team genau mitteilt, was zu tun ist. Nicht zu viel, nicht zu wenig.

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Schritt 1 - Aufgabenverwaltung öffnen

Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Aufgaben. Sie sehen eine Übersicht aller verfügbaren Aufgaben, gruppiert nach Kategorie.

Jede Aufgabe hat: - Einen Namen, der beschreibt, was zu tun ist - Einen Status (ein oder aus) - Eine Teamzuordnung (welches Team diese Aufgabe sieht) - Eine Priorität (niedrig, normal oder hoch)

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Schritt 2 - Aufgaben ausschalten, die Sie nicht nutzen

Für jede Aufgabe, die Sie nicht verwenden möchten:

1. Suchen Sie die Aufgabe in der Übersicht

2. Klicken Sie auf den Kreis rechts neben der Aufgabe

3. Der Kreis wird grau mit einem Strich - die Aufgabe ist nun deaktiviert

Eine deaktivierte Aufgabe erzeugt keine Meldungen mehr und erscheint nicht mehr auf der Startseite Ihres Teams.

Welche Aufgaben schalten Sie fast immer aus?

• Mitarbeiter einplanen - erzeugt zu viele Aufgaben

• Fahrzeug einplanen - erzeugt zu viele Aufgaben

• Aufgaben, die zu Funktionen gehören, die Sie nicht nutzen (zum Beispiel Lageraufgaben, wenn Sie keine Lagerung anbieten, oder Zertifikataufgaben, wenn Sie kein anerkannter Umzugsunternehmer sind)

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Schritt 3 - Aufgaben einschalten

Für jede Aufgabe, die Sie aktivieren möchten:

1. Suchen Sie die Aufgabe in der Übersicht

2. Klicken Sie auf den Kreis rechts neben der Aufgabe

3. Der Kreis wird farbig - die Aufgabe ist nun aktiviert

4. Weisen Sie die Aufgabe einem Team zu (siehe Schritt 4)

5. Optional: Legen Sie die Priorität fest (siehe Schritt 5)

Eine aktivierte Aufgabe erscheint automatisch auf der Startseite der Teammitglieder, die dem verknüpften Team zugewiesen sind.

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Schritt 4 - Aufgaben Teams zuordnen

Dies ist der Schritt, der dafür sorgt, dass die richtigen Personen die richtigen Aufgaben sehen. Anstatt dass jeder alles sieht, weisen Sie jede Aufgabe dem Team zu, das dafür verantwortlich ist.

Aufgaben einem Team zuweisen

Beim Aktivieren einer Aufgabe wählen Sie direkt das Team, das diese Aufgabe sieht:

1. Schalten Sie die Aufgabe ein

2. Wählen Sie das Team im Dropdown-Menü neben der Aufgabe

3. Die Aufgabe erscheint nun auf der Startseite aller Teammitglieder

Beispielzuweisung:

Tipp: Fügen Sie pro Team immer mindestens zwei Personen hinzu. Ist jemand krank oder im Urlaub, kann der andere die Aufgaben übernehmen. Sie können auf der Startseite nach Aufgaben eines Kollegen filtern und diese übernehmen.

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Schritt 5 - Prioritäten festlegen

Jede Aufgabe kann eine Priorität erhalten: niedrig, normal oder hoch. Die Priorität bestimmt, wie die Aufgabe auf der Startseite dargestellt wird.

Empfohlene Prioritäten:

Tipp: Setzen Sie die Aufgabe "E-Mail kommt nicht an" auf hohe Priorität. Wenn ein Kunde Ihre E-Mails nicht erhält (zum Beispiel weil die E-Mail-Adresse falsch ist oder die Mail im Spam landet), merken Sie das erst, wenn es zu spät ist. Ein Angebot, das nicht ankommt, ist ein verlorener Lead.

Stellen Sie die Priorität über das Dropdown-Menü neben der Teamzuordnung ein.

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Schritt 6 - Aufgabenfristen festlegen

Jede Aufgabe hat eine Frist: die Anzahl der Tage vor (oder nach) einem Ereignis, an denen die Aufgabe erscheint. Dies bestimmt, wann Ihr Team eine Erinnerung erhält.

Empfohlene Fristen:

Tipp: Die Frist für die Kartonlieferung hängt von Ihrer Arbeitsweise ab. Manche Unternehmen liefern Kartons 3 Wochen im Voraus, andere erst 2 Wochen vorher. Stimmen Sie dies auf Ihren eigenen Prozess ab.

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Wie Aufgaben in der Praxis funktionieren

Wenn eine Aufgabe vom System ausgelöst wird (zum Beispiel geht ein neues Angebot ein), passiert Folgendes:

1. Die Aufgabe erscheint auf der Startseite aller Mitglieder des verknüpften Teams

2. Ein Teammitglied klickt auf die Aufgabe, um sie zu öffnen

3. Das Teammitglied führt die Aktion aus (zum Beispiel: das Angebot beurteilen)

4. Das Teammitglied klickt auf Abschließen, um die Aufgabe abzuhaken

5. Die Aufgabe verschwindet von der Startseite

Aufgaben bei Abwesenheit übernehmen

Wenn ein Kollege krank oder im Urlaub ist:

1. Gehen Sie zur Startseite

2. Filtern Sie nach Aufgaben von [Kollege] anzeigen

3. Sie sehen alle offenen Aufgaben dieses Kollegen

4. Übernehmen Sie die Aufgaben, die dringend sind

Dies funktioniert nur, wenn mehrere Personen in einem Team sind. Deshalb ist es wichtig, immer eine Vertretung pro Team zu benennen.

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Beispiel: typische Aufgabenkonfiguration

Nachfolgend ein Beispiel, wie ein durchschnittliches Umzugsunternehmen die Aufgaben konfiguriert:

Aktive Aufgaben (12 von über 40)

Deaktivierte Aufgaben

• Mitarbeiter einplanen

• Fahrzeug einplanen

• Alle HRM-Aufgaben (kommen später)

• Lageraufgaben (wenn Sie keine Lagerung anbieten)

• Transportaufgaben (wenn Sie keinen Transport durchführen)

Dies ergibt eine übersichtliche Startseite, auf der jedes Teammitglied direkt sieht, was zu tun ist.

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Tipps

• Das System versendet nie automatisch ein Angebot oder eine Rechnung. Aufgaben sind Erinnerungen, keine automatischen Aktionen. Die Aktion selbst führen Sie immer manuell aus. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass nichts an Kunden geht, ohne dass Sie es kontrolliert haben.

• Beginnen Sie mit dem Standard und passen Sie später an. Sie müssen nicht alles auf einmal perfekt haben. Starten Sie mit den Aufgaben aus der obigen Empfehlungsliste und passen Sie sie basierend auf Erfahrung an. Nach ein paar Wochen bemerken Sie von selbst, welche Aufgaben Ihnen fehlen oder welche zu viel sind.

• Halten Sie die Anzahl aktiver Aufgaben überschaubar. Streben Sie 10-15 aktive Aufgabentypen an. Das gibt ausreichend Struktur, ohne überwältigend zu werden.

• Aktivieren Sie HRM-Aufgaben erst nach dem Go-live. HRM (Urlaub, Krankheit, Spesenabrechnungen) ist ein eigenes Projekt. Nehmen Sie sich dies erst vor, wenn die Basis mindestens einen Monat läuft.

• Mehrere Personen pro Team sind entscheidend. Ein Team mit nur einer Person ist verwundbar. Ist diese Person nicht da, bleiben Aufgaben liegen.

• Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Aufgabenliste. Gehen Sie nach dem ersten Monat die Aufgabenliste durch. Gibt es Aufgaben, die nie abgeschlossen werden? Dann sind sie vielleicht nicht relevant. Fehlen Ihnen Aufgaben? Dann können Sie diese noch aktivieren.

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Achtung

• Alle Aufgaben für jeden sichtbar machen sorgt für Verwirrung. Wenn der Planer auch Rechnungsstellungsaufgaben sieht und der Rechnungsstellungsmitarbeiter auch Planungsaufgaben, weiß niemand mehr, was Priorität hat.

• HRM-Aufgaben zu früh aktivieren führt zu Störungen. Ihr Team ist noch dabei, den Basis-Arbeitsablauf zu erlernen. HRM-Aufgaben zusätzlich einzuführen macht es unnötig komplex.

• Keine Vertretung in einem Team bedeutet, dass Aufgaben bei Krankheit oder Urlaub liegen bleiben. Weisen Sie einem Team immer mindestens zwei Personen zu.

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Mehr erfahren?

• Die Startseite - Übersicht über die Startseite mit Aufgaben und Verknüpfungen

• Aufgaben auf der Startseite einstellen - Wie Sie Aufgaben auf der Startseite einteilen

• Aufgaben eingeben - Aufgaben aktivieren und Teams zuordnen

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