Arbeiten Sie mit Zeitarbeitskräften von Agenturen wie Weaver, Young Ones oder Logistics Force? Dann legen Sie generische Konten an. Haben Sie feste Selbstständige, die regelmäßig wiederkommen? Dann legen Sie persönliche Konten an. Dieser Artikel erklärt beide Vorgehensweisen.
Schritt 1 - Bestimmen Sie den Typ der Aushilfskraft
Es gibt zwei Szenarien:
A) Zeitarbeitsagentur (wechselnde Personen)
Verwenden Sie generische Konten, wenn: - Sie mit einer Zeitarbeitsagentur arbeiten (Weaver, Young Ones usw.) - jedes Mal andere Personen kommen - Sie keinen persönlichen Kontakt zu den Flexkräften haben
B) Feste Selbstständige (regelmäßig wiederkehrend)
Verwenden Sie persönliche Konten, wenn: - Sie einen Selbstständigen haben, der regelmäßig wiederkommt - Sie immer wieder dieselbe Person einplanen - Sie direkte Kommunikation mit dem Selbstständigen möchten
Schritt 2 - Generische Konten anlegen (Zeitarbeitskräfte)
Legen Sie pro Zeitarbeitsagentur mehrere generische Mitarbeiter an. Dies sind Platzhalter-Konten für wechselnde Personen.
Feld | Was tragen Sie ein | Beispiel |
Name | Agenturname + Fortlaufende Nummer | Weaver 1 |
E-Mail-Adresse | Fiktiv, eindeutig | |
Geburtsdatum | Standarddatum (System benötigt dieses Feld) | 01-01-2000 |
Vertragsart | Payroll / Fremdpersonal | Fremdpersonal |
Verfügbarkeit | Auf 0 setzen! | 0 Stunden pro Woche |
Tipp: In Bas fallen Zeitarbeitskräfte und Aushilfskräfte unter die Vertragsart Payroll / Fremdpersonal. Haben Sie Abrufkräfte mit einem Null-Stunden-Vertrag? Diese geben Sie als Vertragsart Variabel mit null Stunden ein (siehe Artikel Arbeitsplan einrichten).
Wiederholen Sie dies für so viele Aushilfs-Slots, wie Sie benötigen. Drei bis fünf pro Zeitarbeitsagentur ist ein guter Ausgangspunkt.
Beispiele generischer Konten:
Name | Vertrag | Verfügbarkeit | |
Weaver 1 | Fremdpersonal | 0 Stunden | |
Weaver 2 | Fremdpersonal | 0 Stunden | |
Young Ones 1 | Fremdpersonal | 0 Stunden |
Schritt 3 - Warum Verfügbarkeit auf 0?
Dies ist der Kernpunkt. Wenn Sie die Verfügbarkeit auf 0 setzen: - Die Aushilfskraft erscheint nicht standardmäßig in der Planung - Sie fügen die Aushilfskraft manuell zu einem Auftrag hinzu, wenn diese tatsächlich arbeitet - Nach dem Auftrag verschwindet die Aushilfskraft wieder aus der Planungsansicht
Wenn Sie dies nicht tun, erscheinen all Ihre Aushilfskräfte jeden Tag in der Planung. Bei 20 Weaver-Konten steht Ihre Planung dann voller Personen, die gar nicht da sind.
Achtung: Verfügbarkeit auf 0 ist entscheidend für eine übersichtliche Planung bei generischen Konten. Dies ist anders als bei festen Mitarbeitern, bei denen Sie einen Arbeitsplan eintragen.
Schritt 4 - Aushilfskraft für einen Auftrag verfügbar machen
Wenn Sie eine Zeitarbeitskraft für einen Auftrag benötigen:
Gehen Sie zum Mitarbeiter (z. B. "Weaver 1")
Klicken Sie auf Verfügbarkeit
Wählen Sie das Datum, an dem die Zeitarbeitskraft arbeitet
Haken Sie an: Verfügbar
Speichern
Die Aushilfskraft erscheint nun in der Planung für diesen bestimmten Tag und kann für einen Auftrag eingeplant werden.
Nach dem Auftrag:
Sie haben zwei Optionen: - Option 1: Machen Sie die Aushilfskraft wieder nicht verfügbar (Planung bleibt sauber) - Option 2: Lassen Sie es so stehen (erscheint dann in der Planung, kann aber praktisch sein, wenn Sie diese Person häufiger einsetzen)
Tipp: Bei wechselnden Zeitarbeitskräften: Machen Sie sie nach dem Auftrag wieder nicht verfügbar. Bei Zeitarbeitskräften, die Sie häufiger nutzen: Lassen Sie es stehen.
Schritt 5 - Persönliche Konten anlegen (feste Selbstständige)
Haben Sie einen Selbstständigen, der regelmäßig wiederkommt? Dann können Sie ein persönliches Konto anlegen. Dies funktioniert genauso wie bei einem gewöhnlichen Mitarbeiter.
Feld | Was tragen Sie ein | Beispiel |
Name | Echter Name + "(Selbstständig)" | Jan Bakker (Selbstständig) |
E-Mail-Adresse | Echte E-Mail-Adresse des Selbstständigen | |
Vertragsart | Selbstständig / Fremdpersonal | Selbstständig |
Arbeitsplan | Tragen Sie ein, wann der Selbstständige arbeitet | Mo-Fr 7:00-16:00 |
Einladung versenden:
Nach dem Anlegen des Kontos: 1. Senden Sie die Einladung für die Mitarbeiter-App 2. Der Selbstständige erhält eine E-Mail mit Anmeldedaten 3. Der Selbstständige kann nun selbst die App nutzen
Vorteile eines persönlichen Kontos:
Der Selbstständige sieht seine eigene Planung in der App
Direkte Kommunikation über die App möglich
Professioneller als ein generisches Konto
Der Selbstständige kann selbst Stunden erfassen
Schritt 6 - Stundenerfassung für Flexkräfte
Flexkräfte müssen ihre Stunden erfassen, damit Sie diese der Zeitarbeitsagentur in Rechnung stellen können. Es gibt zwei Möglichkeiten:
Option 1: Vorarbeiter erfasst Stunden über die App
Vorarbeiter öffnet die Mitarbeiter-App
Geht zum Auftrag
Startet und durchläuft alle Schritte bis zum letzten
Kann pro Mitarbeiter (einschließlich Flexkräfte) die Zeiten anpassen
Dies ist der schnellste Weg: Der Vorarbeiter erfasst die Stunden aller Beteiligten in einem Schritt.
Option 2: Manuelle Eingabe im Backoffice
Gehen Sie zu HRM > Stundenübersicht
Wählen Sie den Mitarbeiter (z. B. "Weaver 1")
Fügen Sie manuell Stunden für das betreffende Datum und den Auftrag hinzu
Dies ist praktisch, wenn der Vorarbeiter die Stunden nicht erfasst hat oder wenn Sie im Nachhinein noch etwas anpassen müssen.
Schritt 7 - Stundenkontrolle und Export
Um die Stunden von Flexkräften zu kontrollieren und zu exportieren:
Gehen Sie zu HRM > Stundenübersicht
Filtern Sie nach:
Pro Mitarbeiter (z. B. alle Weaver-Konten)
Pro Datum/Zeitraum (z. B. vergangene Woche)
Prüfen Sie die Stunden
Exportieren Sie nach Excel
Spalten im Export:
Spalte | Was steht dort |
Name Mitarbeiter | z. B. Weaver 1 |
Datum | Arbeitsdatum |
Auftrag/Akte | An welchem Auftrag gearbeitet |
Geleistete Stunden | Anzahl Stunden |
Abweichungen | Evtl. Über- oder Unterstunden |
Genehmigungsstatus | Genehmigt oder noch zu prüfen |
Diesen Export verwenden Sie, um die Zeitarbeitsagentur zu bezahlen.
Beispiel: typischer Aushilfsbestand
Nachfolgend ein Beispiel, wie eine vollständige Aushilfsübersicht aussehen kann:
Name | Typ | Verfügbarkeit | Verwendung | |
Weaver 1 | Fremdpersonal | 0 Stunden | Generisches Konto | |
Weaver 2 | Fremdpersonal | 0 Stunden | Generisches Konto | |
Young Ones 1 | Fremdpersonal | 0 Stunden | Generisches Konto | |
Jan Bakker (Selbstständig) | Selbstständig | Mo-Fr 7-16 Uhr | Persönliches Konto |
Achten Sie darauf, dass die generischen Konten eine Verfügbarkeit von 0 haben. Sie erscheinen erst in der Planung, wenn Sie sie für einen bestimmten Tag verfügbar machen.
Tipps
Verwenden Sie erkennbare Namen für Aushilfskräfte. "Weaver 1", "Weaver 2" funktioniert besser als "Aushilfe A", "Aushilfe B" - Sie wissen sofort, von welcher Agentur sie kommen.
Legen Sie ausreichend Slots an. Drei bis fünf pro Zeitarbeitsagentur ist ein guter Ausgangspunkt. Sie können jederzeit mehr hinzufügen.
Persönliches Konto für feste Selbstständige. Dies ist professioneller, und der Selbstständige kann selbst die App nutzen.
Erfassen Sie Stunden über den Vorarbeiter. Dies ist schneller als die manuelle Eingabe im Backoffice.
Exportieren Sie wöchentlich. So behalten Sie den Überblick und können die Zeitarbeitsagentur rechtzeitig bezahlen.
Achtung
Verfügbarkeit nicht auf 0 bei generischen Konten sorgt dafür, dass Ihre Planung voller Personen steht, die nicht da sind. Setzen Sie die Verfügbarkeit für generische Aushilfskonten immer auf 0.
Kein Unterschied zwischen generisch und persönlich sorgt für Verwirrung. Verwenden Sie generische Konten für wechselnde Zeitarbeitskräfte und persönliche Konten für feste Selbstständige.
Stunden nicht erfassen bedeutet, dass Sie die Flexkräfte nicht in Rechnung stellen können. Sorgen Sie dafür, dass der Vorarbeiter oder das Backoffice die Stunden immer erfasst.
Nicht exportieren sorgt dafür, dass Sie keinen Überblick über die geleisteten Stunden haben. Exportieren Sie wöchentlich oder monatlich.
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