(Nur wenn Sie Einlagerung anbieten)
Nachdem Sie Ihre Lager angelegt haben, können Sie die einzelnen Lagereinheiten hinzufügen: die Container, Kisten, Paletten oder andere Einheiten, in denen Sie die Sachen Ihrer Kunden einlagern. Sie haben zwei Optionen: manuell oder über den Sammelimport.
Schritt 1 - Wählen Sie Ihre Methode
Sie haben zwei Möglichkeiten, Lagereinheiten anzulegen:
A) Manuell (für kleine Mengen)
Verwenden Sie dies, wenn Sie: - Weniger als 10 Einheiten haben - Einheiten einzeln hinzufügen möchten - Keine Excel-Datei haben oder erstellen möchten
B) Sammelimport über Excel (empfohlen bei großen Mengen)
Verwenden Sie dies, wenn Sie: - Mehr als 10 Einheiten haben - Schneller arbeiten möchten - Bereits eine Übersicht in Excel haben
Tipp: Der Sammelimport spart enorm viel Zeit. Das Erfassen von 50 Containern dauert mit Sammelimport 2 Minuten gegenüber 30 Minuten manuell. Dies ist die empfohlene Vorgehensweise für die meisten Unternehmen.
Schritt 2 - Manuell anlegen
Gehen Sie zu WMS > Lagereinheiten. Klicken Sie auf Neue Lagereinheit.
Geben Sie folgende Daten ein:
Feld | Was Sie eingeben | Beispiel |
Nummer | Eindeutige Nummer der Einheit | Container 001 |
Typ | Art der Lagereinheit | Container / Kiste / Palette / Regal / Verteilte Lagerung |
Inhalt (m3) | Kubikmeter der Einheit | 12 |
Eigenbesitz | Eigener Container oder gemietet? | Ja |
Lager | In welchem Lager sich diese Einheit befindet | Lager Industrieweg |
Lagerplatz | In welchem Bereich (nur bei komplexer Struktur) | Halle A |
Klicken Sie auf Speichern. Wiederholen Sie dies für jede Einheit.
Schritt 3 - Sammelimport vorbereiten
Dies ist die empfohlene Vorgehensweise für die meisten Unternehmen. Erstellen Sie eine Excel-Datei mit folgenden Spalten:
Spalte | Pflichtfeld | Beispiel |
Typ | Ja | Container |
Nummer | Ja | 001 |
Inhalt (m3) | Empfohlen | 12 |
Lager | Ja | Lager Industrieweg |
Lagerplatz | Nein (nur bei komplexer Struktur) | Halle A |
Eigenbesitz | Nein (leer = automatisch Ja) | Ja |
Beispiel Excel-Datei:
Typ | Nummer | Inhalt | Lager | Lagerplatz | Eigenbesitz |
Container | 001 | 12 | Lager Industrieweg | Ja | |
Container | 002 | 12 | Lager Industrieweg | Ja | |
Container | 003 | 12 | Lager Industrieweg | Ja | |
Kiste | 301 | 4 | Lager Industrieweg | Ja | |
Kiste | 302 | 4 | Lager Industrieweg | Ja |
Schritt 4 - Excel bereinigen
Bevor Sie importieren, prüfen Sie Ihre Daten auf:
Konsistenz in der Benennung:
Richtig: Container 001, Container 002, Container 003
Falsch: container 1, Container 02, CONTAINER 3
Korrekte Lagernamen:
Prüfen Sie, ob das Lager exakt mit dem Namen in Bas übereinstimmt
Richtig: Lager Industrieweg (wie in Bas)
Falsch: lager industrieweg, Industrieweg, Lager 1
Leere Zellen:
Füllen Sie alle Pflichtfelder aus
Lassen Sie optionale Felder leer oder füllen Sie sie aus
Achtung: Die Qualität Ihrer Excel-Datei bestimmt den Erfolg des Imports. Unsaubere Daten (Groß- und Kleinschreibung durcheinander, inkonsistente Nummerierung, leere Zellen) führen zu Problemen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Datei zu bereinigen, bevor Sie importieren.
Schritt 5 - Importieren
Gehen Sie zu WMS > Lagereinheiten
Klicken Sie auf Massenimport
Laden Sie Ihre Excel-Datei hoch
Verknüpfen Sie die Spalten:
Ordnen Sie "Typ" dem Feld Typ zu
Ordnen Sie "Container" dem Feld Nummer zu
Ordnen Sie "Lager" dem richtigen Lager zu
Klicken Sie auf Importieren
Prüfen Sie das Ergebnis im Vorschaubildschirm
Bestätigen Sie den Import
Beispiele für Spaltenzuordnung:
Excel-Spalte | Verknüpfen mit Bas-Feld |
Typ | Typ |
Nummer | Nummer |
Inhalt | Inhalt (m3) |
Lager | Lager (das richtige auswählen) |
Tipp: Sie müssen nicht alle Spalten ausfüllen. Für einen schnellen Import sind nur die Kistennummer (oder Containernummer) und das Lager erforderlich. Die übrigen Spalten sind optional und können Sie später ergänzen. Ordnen Sie im Importbildschirm die Spalten aus Ihrer Excel-Datei den Feldern in Bas zu - das System erkennt die gängigsten Spaltennamen automatisch.
Das System legt jetzt alle Einheiten auf einmal an.
Schritt 6 - Prüfen Sie das Ergebnis
Nach dem Import (oder der manuellen Erfassung):
Gehen Sie zu WMS > Lagereinheiten
Filtern Sie nach Lager
Prüfen Sie, ob alle Einheiten vorhanden sind
Prüfen Sie, ob die Nummerierung stimmt
Prüfen Sie, ob das richtige Lager und der richtige Standort verknüpft sind
Stimmt etwas nicht? Sie können Einheiten bearbeiten, indem Sie darauf klicken und das Stiftsymbol verwenden. Sie können Einheiten auch deaktivieren, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Schritt 7 - Sonderfälle
Mehrere Kunden in einem Container
Manchmal teilen sich zwei Kunden einen Container. Die Lösung: teilen Sie den Container mit einem Buchstaben- oder Nummernzusatz.
Einheit | Kunde | Erklärung |
Container 22A | Jansen | Erste Hälfte von Container 22 |
Container 22B | De Vries | Zweite Hälfte von Container 22 |
Jede Hälfte wird separat mit dem Vorgang des jeweiligen Kunden verknüpft und separat abgerechnet. Sie legen einfach zwei Einheiten mit demselben Standort, aber unterschiedlichem Namen an.
Wenn einer der beiden Kunden seine Sachen abholt: - Entfernen Sie die Einheit des ausziehenden Kunden (z. B. Container 22A) - Nummerieren Sie die verbleibende Einheit auf die ursprüngliche Nummer um (Container 22B wird Container 22)
Verteilte Lagerung
Verteilte Lagerung ist für Situationen gedacht, in denen die Sachen eines Kunden nicht in einem abgegrenzten Container oder einer Kiste stehen, sondern verteilt in Ihrem Lager.
Wann verwenden Sie das?
Paletten, die auf einem Regal stehen
Lose Möbel, die irgendwo in einer Ecke stehen
Artikel eines Küchenunternehmens: Schränkchen in Reihe 1, Geräte in Reihe 5, Arbeitsplatten in Reihe 3
Wie funktioniert es?
In Bas legen Sie dafür einen Vorgang für verteilte Lagerung an. Statt einer Containernummer erfassen Sie pro Artikel: - Was eingelagert ist - Wo es sich befindet (z. B. "Schreibtisch steht in Reihe A, Fach 12, Palette 3")
Dies gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über alle Artikel und deren Standorte.
Tipp: Verteilte Lagerung ist erst bei komplexen Lagersituationen nötig. Die meisten Unternehmen kommen gut mit Standard-Containern und -Kisten zurecht. Fangen Sie damit an und nutzen Sie verteilte Lagerung nur, wenn es wirklich nötig ist.
Schritt 8 - Nummerierung und Codierung
Legen Sie im Voraus ein System für Ihre Nummerierung fest. Hier sind ein paar gängige Optionen:
System | Beispiel | Wann verwenden |
Fortlaufend | Container 001, 002, 003 | Einfach, ein Lager |
Nach Reihe | Kiste 301-399, Kiste 601-699 | Verschiedene Typen trennen |
Mit Standortcode | L3-A-1 (Lager 3, Reihe A, Platz 1) | Große, komplexe Lager |
Beispiele:
Fortlaufend: - Container 001, Container 002, Container 003 - Kiste 001, Kiste 002, Kiste 003
Nach Reihe: - Container 001-099 (Lager Eindhoven) - Container 100-199 (Lager Veldhoven) - Kiste 301-399 (Kleine Kisten) - Kiste 601-699 (Große Kisten)
Mit Standortcode: - L1-A-1 (Lager 1, Reihe A, Platz 1) - L1-A-2 (Lager 1, Reihe A, Platz 2) - L2-B-5 (Lager 2, Reihe B, Platz 5)
Achtung: Seien Sie konsistent in Ihrer Nummerierung. Wenn Sie Lager A mit Großbuchstaben schreiben, tun Sie das überall. Wenn Sie Container mit drei Ziffern nummerieren (001, 002, 003), tun Sie das bei allen Containern. Inkonsistenz (Container 1, container 02, CONTAINER 3) führt zu Problemen beim Suchen und Sortieren.
Beispiel: typische Lagerstruktur
Unternehmen mit einfacher Lagerung (1 Lager, 30 Container)
Lager | Einheit | Typ | Inhalt | Status |
Lager Industrieweg | Container 001 | Container | 12 m3 | Belegt - Fam. Jansen |
Lager Industrieweg | Container 002 | Container | 12 m3 | Belegt - Unternehmen X |
Lager Industrieweg | Container 003 | Container | 12 m3 | Frei |
Lager Industrieweg | Kiste 301 | Kiste | 4 m3 | Belegt - Fam. De Vries |
Lager Industrieweg | Kiste 302 | Kiste | 4 m3 | Frei |
Unternehmen mit komplexer Lagerung (2 Lager, Lagerplätze)
Lager | Lagerplatz | Einheit | Typ | Status |
Lager Eindhoven | Halle A | Container 001 | Container | Belegt |
Lager Eindhoven | Halle A | Container 002 | Container | Frei |
Lager Eindhoven | Halle B | Kiste 301 | Kiste | Belegt |
Lager Veldhoven | Reihe 1 | Container 101 | Container | Belegt |
Lager Veldhoven | Reihe 2 | Palette P-01 | Palette | Frei |
Tipps
Verwenden Sie den Sammelimport bei mehr als 10 Einheiten. Das spart viel Zeit und ist weniger fehleranfällig als manuelle Erfassung.
Bereinigen Sie Ihre Excel-Datei vor dem Import. Prüfen Sie auf konsistente Benennung, korrekte Nummerierung und leere Zellen. Unsaubere Daten führen zu unsauberer Lagerung.
Legen Sie niemals einen Container pro Kunde an. Legen Sie Container pro physischer Einheit an. Die Verknüpfung mit Kunden erfolgt später über Vorgänge.
Bestimmen Sie Ihr Nummerierungssystem im Voraus. Legen Sie fest, wie Sie Container nummerieren, bevor Sie mit der Erfassung beginnen.
Achtung
Eine unsaubere Excel-Datei nicht blind importieren. Bereinigen Sie Ihre Daten zuerst. Durcheinander bei Groß- und Kleinschreibung, inkonsistente Nummerierung und fehlende Felder führen zu Problemen, die schwer zu beheben sind.
Nummerierung nicht im Voraus festlegen. Wenn drei Mitarbeiter unabhängig voneinander Einheiten anlegen, ohne sich über die Nummerierung abzustimmen, entsteht Chaos. Stimmen Sie dies vorab ab.
Einheiten pro Kunde anlegen. Sie legen Einheiten pro physischer Einheit an (Container 001, Container 002), nicht pro Kunde (Container Jansen, Container De Vries). Kunden verknüpfen Sie später über Vorgänge mit Einheiten.
Nächste Schritte nach dem Einrichten der Einlagerung
Das Einrichten von Lagern und Einheiten ist die Basis. Es gibt noch ein paar Folgeschritte, die Sie später im Onboarding-Prozess angehen (zusammen mit Ihrem Betreuer):
Einlagerungspakete konfigurieren - Tarif, MwSt und Umsatzgruppe pro Lagertyp
Abrechnungsfrequenz einstellen - monatlich, vierteljährlich oder jährlich
Vorlage für Einlagerungsrechnung anlegen - wie die Rechnung aussieht
Bestehende Einlagerungskunden übertragen - falls Sie bereits Kunden haben (Migration)
Diese Schritte sind komplexer und führen Sie nicht selbstständig durch. Ihr Onboarding-Betreuer hilft Ihnen dabei.
Mehr erfahren?
Verwalten Sie Ihre Lagerbehälter - Einheiten anlegen, manuell und über den Sammelimport
Einlagerung erfassen - Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erfassung
Ihre Einlagerung mit Etiketten versehen - QR-Codes generieren und drucken
Nächster Schritt: Teams verstehen - erfahren Sie, warum Teams essenziell sind, und sehen Sie sich die 8 Standardteams an.