In Bas werden bei bestimmten Ereignissen automatisch Aufgaben angelegt: eine neue Angebotsanfrage, ein Umzug, der eingeplant werden muss, eine Rechnung, die versendet werden muss. Aber wer übernimmt diese Aufgaben? Das bestimmen Sie mit Teams.
Indem Sie Mitarbeiter mit Teams verknüpfen, sieht jeder nur die Aufgaben, die zu seiner Funktion gehören. Der Planer sieht Planungsaufgaben, die Abteilung Rechnungsstellung sieht Rechnungsaufgaben, und der Verkäufer sieht Verkaufsaufgaben. Ohne Teams sieht jeder alles - und das wird schnell unübersichtlich.
Warum Teams?
Bas kennt über 40 verschiedene Aufgaben, die automatisch angelegt werden. Ohne Teams landen all diese Aufgaben bei jedem im Blickfeld. Das führt zu zwei Problemen:
Niemand weiß, was er übernehmen soll. Wenn jeder alles sieht, fühlt sich niemand verantwortlich.
Die Aufgabenliste wird unhandhabbar. Bei einem aktiven Unternehmen mit 10+ Akten pro Woche wächst die Aufgabenliste schnell. Wenn Sie nicht filtern, schreiben die Leute ihre Aufgaben wieder auf Papier - genau das, was Sie vermeiden möchten.
Die Lösung: Verteilen Sie die Aufgaben auf Teams. Jedes Teammitglied sieht nur die Aufgaben seines eigenen Teams.
Die 8 Standardteams
Bas legt beim Einrichten des Systems automatisch 8 Teams an. Diese Teams decken die wichtigsten Arbeitsprozesse eines Umzugsunternehmens ab. Sie müssen sie nicht selbst anlegen - sie sind bereits vorhanden.
# | Team | Was macht dieses Team | Beispielaufgaben |
1 | Allgemein | Auffangnetz für Aufgaben, die nirgendwo anders passen | Allgemeine Meldungen, Systembenachrichtigungen |
2 | Verkauf | Leads nachfassen, Angebote versenden, nachtelefonieren | Neue Angebotsanfrage, Angebot abgelaufen, Angebot angenommen |
3 | Planung | Umzüge einplanen, Mitarbeiter und Fahrzeuge zuweisen | Besichtigung einplanen, Umzug einplanen, Kartonlieferung planen |
4 | Rechnungsstellung | Rechnungen erstellen, versenden und nachfassen | Rechnung erstellen, Zahlung prüfen, Zahlungserinnerung versenden |
5 | Garantiezertifikate | Schouten Zekerheid-Zertifikate anfragen und genehmigen | Zertifikat anfragen (5 Tage vor Umzug), Zertifikat prüfen |
6 | Buchhaltungsanbindung | Synchronisation mit Ihrem Buchhaltungspaket prüfen | Rechnung synchronisieren mit Exact/Snelstart/Yuki |
7 | Schaden | Schadensmeldungen bearbeiten | Schaden registrieren, Fotos beurteilen, Schaden mit Kunde abwickeln |
8 | HRM | Urlaub, Krankheit, Spesen und Personalangelegenheiten | Zertifikat Mitarbeiter läuft ab, Vertrag läuft aus, Jahresgespräch planen |
Tipp: Beginnen Sie mit diesen 8 Standardteams. Sie sind auf die typische Arbeitsweise eines Umzugsunternehmens abgestimmt. Passen Sie sie später an, wenn Sie merken, dass etwas fehlt oder anders sein muss.
Wie Teams funktionieren
Wenn eine Aufgabe angelegt wird (zum Beispiel: ein neues Angebot geht ein), passiert Folgendes:
Das System schaut, welches Team mit dieser Aufgabe verknüpft ist (zum Beispiel: Team Verkauf)
Alle Mitarbeiter in diesem Team sehen die Aufgabe auf ihrer Startseite
Eines der Teammitglieder übernimmt die Aufgabe und hakt sie ab
Die Aufgabe verschwindet bei allen von der Startseite
Das bedeutet: Wenn Sie in mehreren Teams sind, sehen Sie alle Aufgaben dieser Teams. Wenn Sie nur im Team Planung sind, sehen Sie nur Planungsaufgaben.
Beispiele: Wer gehört in welches Team?
Nachfolgend Beispiele typischer Rollenverteilungen bei verschiedenen Unternehmensgrößen.
Kleines Umzugsunternehmen (2-3 Personen)
Bei einem kleineren Unternehmen übernimmt eine Person oft mehrere Funktionen. Das ist kein Problem - ein Mitarbeiter kann in mehreren Teams sein.
Mitarbeiter | Funktion | Teams |
Jan | Inhaber (macht alles) | Alle 8 Teams |
Lisa | Administration/Planung | Verkauf, Planung, Rechnungsstellung, Buchhaltungsanbindung |
Mittelgroßes Umzugsunternehmen (5-10 Personen)
Mitarbeiter | Funktion | Teams |
Robert | Inhaber/Geschäftsführer | Allgemein, Verkauf, Rechnungsstellung |
Barbara | Administration | Rechnungsstellung, Buchhaltungsanbindung, HRM |
Mark | Planer | Planung, Allgemein |
Petra | Verkauf Innendienst | Verkauf, Garantiezertifikate |
Sandra | Administrative Mitarbeiterin | Rechnungsstellung, Schaden |
Großes Umzugsunternehmen mit mehreren Niederlassungen
Mitarbeiter | Funktion | Niederlassung | Teams |
Robert | Geschäftsführer | Beide | Allgemein, Verkauf |
Barbara | Rechnungsstellung | Eindhoven | Rechnungsstellung, Buchhaltungsanbindung |
Mark | Planer | Eindhoven | Planung |
Dennis | Planer | Veldhoven | Planung |
Petra | Verkauf | Eindhoven | Verkauf, Garantiezertifikate |
Sandra | HRM | Beide | HRM, Schaden |
Tipp: Erstellen Sie eine Liste, bevor Sie beginnen. Schreiben Sie pro Mitarbeiter auf, welche Aufgaben diese Person in der Praxis erledigt. Das macht die Zuweisung zu Teams viel einfacher.
Tipps
Beginnen Sie mit den standardmäßigen 8 Teams. Passen Sie später an, wenn Sie merken, dass etwas fehlt. Die meisten Unternehmen kommen mit den Standardteams gut zurecht.
Testen Sie zuerst mit einer kleinen Gruppe. Fügen Sie zunächst ein paar Teammitglieder hinzu und testen Sie, wie es funktioniert. Erweitern Sie danach auf das gesamte Team.
Legen Sie nicht zu viele Teams an. Mehr Teams wirkt übersichtlich, wird in der Praxis aber nur komplizierter. Halten Sie es einfach.
Aktivieren Sie HRM-Aufgaben erst nach dem Livegang. Urlaub, Krankheit und Spesen sind ein separates Projekt. Aktivieren Sie diese Aufgaben erst, wenn die Basisfunktionen (Verkauf, Planung, Rechnungsstellung) stabil laufen. Tun Sie dies mindestens einen Monat nach dem Livegang.
Achtung
Nur Backoffice-Mitarbeiter erscheinen in der Teamliste. Mitarbeiter mit nur der Fähigkeit Umzugshelfer oder Vorarbeiter (ohne Administration oder Planer) können Sie nicht zu Teams hinzufügen. Das ist logisch: Sie arbeiten in der App, nicht im Backoffice.
Zu viele Teams machen das System unübersichtlich. Wenn Sie 15 Teams haben, weiß niemand mehr, wo eine Aufgabe hingehört. Bleiben Sie bei den standardmäßigen 8 Teams, es sei denn, Sie haben einen sehr guten Grund zur Erweiterung.
Mehr erfahren?
Teams eingeben (für Aufgaben) - Teams anlegen und zusammenstellen
Alles über Aufgaben - Vollständige Übersicht des Aufgabensystems
Nächster Schritt: Teammitglieder verwalten - fügen Sie Mitarbeiter zu Teams hinzu und regeln Sie die Vertretung bei Krankheit oder Urlaub.