Auf der Seite Einstellungen > Arbeitsweise > Features finden Sie die Einstellungen für die Bas Medewerker App und die Standard-Zeittypen. In diesem Artikel behandeln wir die Abschnitte Mobile App und Standard-Zeittypen für die automatische Erfassung.
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Features, um diese Einstellungen anzuzeigen und anzupassen.
Abschnitt: Mobile App
Diese Einstellungen bestimmen, was Mitarbeiter in der Bas Medewerker App sehen und tun können.
Kollegen können gegenseitig Daten einsehen
Was es bewirkt: Wenn dies aktiviert ist, können Mitarbeiter in der App die Kontaktdaten ihrer Kollegen einsehen (Name, Telefonnummer).
Einstellung | Was passiert |
An | Mitarbeiter können in der App die Telefonnummer der anderen sehen |
Aus(empfohlen) | Kontaktdaten der Kollegen sind nicht sichtbar |
Unser Rat: Schalten Sie dies aus
Das akzeptierte Angebot für den Mitarbeiter sichtbar machen
Was es bewirkt: Wenn dies aktiviert ist, können Mitarbeiter (Umzugshelfer, Vorarbeiter) das unterschriebene Angebot über die App einsehen. Sie sehen dann die Preise und die mit dem Kunden getroffenen Vereinbarungen.
Einstellung | Was passiert |
An | Mitarbeiter können das Angebot mit Beträgen einsehen |
Aus (empfohlen) | Mitarbeiter sehen nur den Auftragsschein, ohne Beträge |
Unser Rat: Die meisten Unternehmen entscheiden sich für aus. Preisinformationen sind sensibel und führen zu unnötigen Diskussionen. Mitarbeiter benötigen die Preise nicht, um ihre Arbeit gut zu erledigen. Der Vorarbeiter kann den Auftragsschein mit den vereinbarten Leistungen einsehen, ohne die Beträge.
Pflichtscannen von Kollis
Was es bewirkt: Wenn dies aktiviert ist, müssen Mitarbeiter jedes Kollo (Karton, Kiste, Möbelstück) in der App scannen, bevor sie es beladen oder entladen.
Einstellung | Was passiert |
An | Mitarbeiter müssen jeden Artikel mit der App scannen |
Aus (Standard) | Scannen ist optional |
Unser Rat: Lassen Sie dies während des Onboardings aus. Pflichtscannen ist eine große Veränderung in der Arbeitsweise Ihrer Umzugshelfer. Führen Sie dies erst ein, wenn Ihr Team an die App gewöhnt ist und den Scanprozess gut versteht.
Anzahl Tage im Voraus, in denen der Kalender für Mitarbeiter verfügbar ist
Was es bewirkt: Bestimmt, wie viele Tage im Voraus Mitarbeiter ihre Planung in der App sehen können.
Standardwert: 2 Tage
Wert | Was der Mitarbeiter sieht |
1 Tag | Nur die Planung für morgen |
2 Tage (Standard) | Planung für übermorgen |
7 Tage | Planung für die kommende Woche |
14 Tage | Planung für die kommenden 2 Wochen |
Unser Rat während des Onboardings: Belassen Sie es bei 2 Tagen oder stellen Sie es auf 14 Tage, um ausführlich zu testen. Nach dem Livegang sind 2 Tage ein guter Kompromiss: Die Planung ist aktuell und Mitarbeiter können einen Tag im Voraus planen.
Tipp: Wenn Sie viele Last-Minute-Änderungen haben, belassen Sie es bei 1-2 Tagen. Je weiter im Voraus die Planung sichtbar ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter veraltete Informationen sehen.
Ab welcher Uhrzeit werden neue Termine sichtbar?
Was es bewirkt: Bestimmt den Zeitpunkt, ab dem neue Planungsänderungen für Mitarbeiter in der App sichtbar werden.
Standardwert: 16:00 Uhr
Beispiel: Wenn Sie um 08:00 Uhr eine Planung ändern und dies auf 16:00 Uhr eingestellt ist, sieht der Mitarbeiter die Änderung erst ab 16:00 Uhr in der App.
Unser Rat: Belassen Sie dies bei 16:00 Uhr oder passen Sie es an die Uhrzeit an, zu der Ihr Planer die Planung für den nächsten Tag endgültig fertiggestellt hat.
Minuten früher im Lager sein vor dem Umzug
Was es bewirkt: Bestimmt, wie viele Minuten vor der Abfahrtszeit Mitarbeiter im Lager anwesend sein müssen. Das System zeigt dies in der App an. Wir runden dabei immer zugunsten der Abfahrtszeit auf ein Viertel auf.
Standardwert: 5 Minuten
Unser Rat: 5 Minuten sind ausreichend. Das gibt Mitarbeitern gerade genug Zeit, um den Bus zu beladen und loszufahren.
Termine zur Stundenerfassung ab diesem Datum anzeigen
Was es bewirkt: Bestimmt, ab welchem Datum Mitarbeiter ihre Stunden in der App erfassen können. Termine vor diesem Datum werden für die Zeiterfassung nicht mehr angezeigt.
Standardwert: Stellen Sie dies auf das Datum ein, an dem Sie mit Bas live gehen (oder das Startdatum Ihres Onboardings).
Unser Rat: Stellen Sie dies auf das Datum ein, an dem Sie mit Bas begonnen haben. So verhindern Sie, dass Mitarbeiter versuchen, Stunden für Termine zu erfassen, die noch im alten System standen.
Abschnitt: Standard-Zeittypen für die automatische Erfassung
Diese Einstellungen bestimmen, welcher Zeittyp automatisch den Aktivitäten in der Zeiterfassung zugewiesen wird. Das System erfasst automatisch, was ein Mitarbeiter tut (fahren, umziehen, montieren usw.) und verknüpft dies mit dem passenden Zeittyp.
Verfügbare Zeittypen
Zeittyp | Was es bedeutet |
Arbeiten | Produktive Arbeitszeit |
Fahren | Fahrzeit von und zum Kunden |
Lager | Arbeitszeit im Lager/Büro |
Ruhezeit | Pause oder Urlaub (nicht produktiv) |
Montieren | Speziell: Möbel montieren |
Demontieren | Speziell: Möbel demontieren |
Beladen | Speziell: Lager beladen |
Entladen | Speziell: Lager entladen |
Einpacken | Speziell: Einpackservice |
Standard-Zuordnung
Nachfolgend die vollständige Liste der Aktivitäten und des empfohlenen Zeittyps:
Aktivität | Empfohlener Zeittyp | Erläuterung |
Fahrzeit-Typ | Fahren | Zeit unterwegs von und zum Kunden |
Zeittyp bei Büro/Lager | Lager | Arbeitszeit am festen Standort |
Sonstiger Zeittyp | Arbeiten | Alle sonstigen Tätigkeiten |
Urlaubs-Zeittyp | Ruhezeit | Urlaub, freie Tage |
Krankheits-Zeittyp | Arbeiten | Krankheitsstunden werden als Arbeitszeit erfasst |
Außendienst | Arbeiten | Tätigkeiten außerhalb des Lagers |
Innendienst | Arbeiten | Tätigkeiten im Büro |
Pause | Ruhezeit | Mittagspause, Kaffeepause |
Entsorgung | Arbeiten | Abfall nach dem Umzug entsorgen |
Umzug | Arbeiten | Der Umzug selbst |
Halteverbotszone einrichten | Arbeiten | Verkehrsschilder aufstellen |
Übergabe | Arbeiten | Übergabe nach dem Umzug |
Halteverbotszone abbauen | Arbeiten | Verkehrsschilder abholen |
Mitarbeiter ausleihen | Arbeiten | An ein anderes Unternehmen ausgeliehen |
Arbeiten im Lager | Lager | Lagerarbeiten, Vorbereitung |
Montieren | Montieren | Möbel zusammenbauen |
Demontieren | Demontieren | Möbel auseinanderbauen |
Lager beladen | Beladen | Güter ins Lager laden |
Lager entladen | Entladen | Güter aus dem Lager holen |
Einpacken | Einpacken | Einpackservice beim Kunden |
Unser Rat: Die Standard-Zuordnung ist gut eingestellt. Passen Sie dies nur an, wenn Sie einen bestimmten Zeittyp anders erfassen möchten. Die Zuordnung bestimmt, wie Stunden in Berichten kategorisiert werden.
Tipps
Beginnen Sie mit den Standardeinstellungen. Die Zuordnung ist logisch eingestellt. Passen Sie dies nur an, wenn Sie einen bestimmten Grund haben.
Angebot für Mitarbeiter sichtbar = bewusste Entscheidung. Besprechen Sie dies mit Ihrem Team. Manche Vorarbeiter möchten wissen, was vereinbart wurde, andere Unternehmen möchten dies gerade nicht.
Pflichtscannen später einführen. Dies ist eine große Veränderung. Lassen Sie Ihr Team zunächst an die App gewöhnen, bevor Sie das Scannen verpflichtend machen.
Achtung
Den Kalender zu weit im Voraus verfügbar machen bedeutet, dass Mitarbeiter eine Planung sehen, die sich möglicherweise noch ändert. Nach dem Livegang sind 1-2 Tage im Voraus meist ausreichend.
Zeittypen falsch einstellen führt zu falschen Stundenberichten. Wenn "Pause" auf "Arbeiten" statt auf "Ruhezeit" eingestellt ist, werden Pausen als produktive Stunden erfasst.
Datum für die Zeiterfassung nicht einstellen kann dazu führen, dass Mitarbeiter alte Termine sehen und versuchen, dafür Stunden zu erfassen.
Nächster Schritt: Backoffice, Benachrichtigungen und Aufgaben einrichten