Rechnungs- und Arbeitsauftragsvorlagen

Die Rechnungsvorlage ist größtenteils identisch mit der Angebotsvorlage, jedoch mit einigen wichtigen Unterschieden. Der Arbeitsauftrag ist ein internes Dokument für Ihre Umzugshelfer mit allen Informationen, die sie am Umzugstag benötigen.

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Neue Vorlage erstellen über "Basierend auf"

Anstatt völlig neu zu beginnen, kopieren Sie eine bestehende Vorlage und passen nur die Unterschiede an.

Intelligente Vorgehensweise

1. Erstellen Sie zunächst eine perfekte Angebotsvorlage

2. Logo an der richtigen Stelle

3. Farben korrekt

4. Texte stimmig

5. Variablen ausgefüllt

6. Klicken Sie auf Neue Vorlage

7. Wählen Sie "Basierend auf" und wählen Sie Ihre Angebotsvorlage aus

8. Das System kopiert die vollständige Vorlage (Layout, Logo, Farben, Struktur)

9. Passen Sie nur die spezifischen Elemente an, die anders sein müssen

Vorteil: Sie müssen nicht jedes Mal erneut Ihr Corporate Design einstellen. Header, Footer, Logo und Farben sind bereits korrekt.

Tipp: Erstellen Sie nicht für jeden kleinen Unterschied eine separate Vorlage. Verwenden Sie stattdessen bedingte Texte in Ihrer Vorlage (siehe Artikel 15d).

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Unterschied zwischen Angebotsvorlage und Rechnungsvorlage

Die Rechnungsvorlage ähnelt der Angebotsvorlage, weist jedoch wichtige Unterschiede auf:

Wichtig: den Block RECHNUNGSPOSITIONEN verwenden

In Ihrer Rechnungsvorlage verwenden Sie den Block RECHNUNGSPOSITIONEN anstelle des Blocks ANGEBOTSPOSITIONEN. Dieser Block zeigt die endgültigen Rechnungspositionen anstelle der Angebotspositionen an.

Ziehen Sie den Block RECHNUNGSPOSITIONEN aus dem rechten Menü in Ihre Vorlage, an die Stelle, an der die Preistabelle stehen soll.

IBAN auf der Rechnung, niemals auf dem Angebot

Auf der Rechnungsvorlage muss Ihre IBAN stehen, damit Kunden bezahlen können. In der Fußzeile fügen Sie die Variable hinzu:

IBAN: #####{{ identity.iban }}

Achtung: Setzen Sie Ihre IBAN ausschließlich auf Rechnungsvorlagen, NIEMALS auf Angebotsvorlagen. Wenn Kunden Ihre IBAN auf dem Angebot sehen, zahlen sie manchmal direkt, anstatt auf die Rechnung zu warten. Das führt zu administrativem Mehraufwand.

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Zahlungsbedingungen

Privatkunden

Standardzahlungsfrist: 14 Tage

Beispieltext für die Rechnung:

Wir bitten Sie freundlich, den fälligen Betrag innerhalb von 14 Tagen auf IBAN #####{{ identity.iban }} zu überweisen, unter Angabe der Rechnungsnummer #####{{ invoice.number }}.

Geschäftskunden

Standardzahlungsfrist: 30 Tage

Beispieltext für die Rechnung:

Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum auf Kontonummer #####{{ identity.iban }} unter Angabe der Rechnungsnummer #####{{ invoice.number }}.

Tipp: Haben Sie sowohl Privat- als auch Geschäftskunden? Erstellen Sie dann zwei Rechnungsvorlagen: "Rechnung Privatkunden" und "Rechnung Geschäftskunden". Der Unterschied liegt in der Zahlungsfrist (14 vs. 30 Tage) und gegebenenfalls einem Referenzfeld für Geschäftskunden.

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Arbeitsauftrag-Vorlage

Der Arbeitsauftrag ist ein internes Dokument für Ihre Umzugshelfer. Er enthält alle Informationen, die sie am Umzugstag benötigen.

Was steht auf einem Arbeitsauftrag?

• Adressen: Ladeadresse und Entladeadresse (mit Variablen)

• Datum und Uhrzeit: Wann beginnt der Auftrag?

• Kundendaten: Name und Telefonnummer der Kontaktperson

• Inventar: Was umgezogen werden muss (optional)

• Besondere Anweisungen: Möbellift, Halteverbotszone, schmale Treppe usw.

Unterschied zu Angebot und Rechnung

Der Arbeitsauftrag enthält keine Preise. Er ist ausschließlich ein Auftrag für Ihre Umzugshelfer. Sie müssen nicht wissen, was der Kunde bezahlt, sondern nur, was zu tun ist.

Wie erstellen Sie eine Arbeitsauftrag-Vorlage?

1. Klicken Sie auf Neue Vorlage

2. Wählen Sie "Basierend auf" und wählen Sie Ihre Angebotsvorlage aus

3. Entfernen Sie den Block ANGEBOTSPOSITIONEN (keine Preise auf dem Arbeitsauftrag)

4. Fügen Sie die wichtigsten Informationen hinzu:

5. Ladeadresse: #####{{ quote.loadAddresses|trans }}

6. Entladeadresse: #####{{ quote.unloadingAddresses|trans }}

7. Datum: #####{{ project.moving_date }}

8. Uhrzeit: #####{{ project.moving_time }}

9. Kontaktperson: #####{{ contact.first_name }} #####{{ contact.last_name }}

10. Telefonnummer: #####{{ contact.phone }}

11. Fügen Sie gegebenenfalls einen Textblock für Notizen/Anweisungen hinzu

12. Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen: "Arbeitsauftrag"

Tipp: Der Arbeitsauftrag ist ein internes Dokument. Sie können hier bedenkenlos Informationen aufführen, die nicht für den Kunden bestimmt sind, wie interne Notizen oder die Teameinteilung.

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Englischsprachige Vorlagen

Für internationale Kunden erstellen Sie separate Vorlagen auf Englisch.

Vorgehensweise

1. Klicken Sie auf Neue Vorlage

2. Wählen Sie "Basierend auf" und wählen Sie Ihre deutsche Vorlage aus

3. Übersetzen Sie alle Fließtexte ins Englische

4. Die Variablen bleiben unverändert - sie ziehen automatisch die richtigen Daten

5. Geben Sie der Vorlage einen englischsprachigen Namen: "Quote" oder "Invoice"

Was übersetzen Sie?

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Vorlage je Umzugstyp

Manche Umzugsunternehmen erstellen separate Vorlagen je Auftragstyp:

Tipp: Erstellen Sie nicht zu viele Vorlagen. Verwenden Sie stattdessen bedingte Texte (if-Anweisungen) in Ihrer Vorlage, um Texte je nach gewählten Leistungen ein- oder auszublenden.

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Tipps

• Erstellen Sie zunächst eine perfekte Angebotsvorlage. Investieren Sie Zeit in Ihre erste Vorlage. Alle anderen Vorlagen kopieren Sie davon mit "Basierend auf".

• Testen Sie mit einem echten Szenario. Legen Sie eine Testakte an, erstellen Sie eine Rechnung und prüfen Sie die PDF. Stimmt alles?

• RECHNUNGSPOSITIONEN für Rechnungen. Verwenden Sie nicht versehentlich den Block ANGEBOTSPOSITIONEN.

• IBAN nur auf der Rechnung. Niemals auf dem Angebot - sonst zahlen Kunden zu früh.

• Zahlungsfrist je Kundentyp anpassen. 14 Tage für Privatkunden, 30 Tage für Geschäftskunden.

• Arbeitsauftrag ohne Preise. Umzugshelfer müssen nicht sehen, was der Kunde bezahlt.

• Basierend auf = Kopierfunktion. Spart viel Formatierungsaufwand.

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Achtung

• IBAN auf dem Angebot = Problem. Kunden zahlen dann zu früh, bevor der Auftrag ausgeführt ist.

• Falschen Positionsblock verwenden. Die Angebotsvorlage hat ANGEBOTSPOSITIONEN, die Rechnungsvorlage hat RECHNUNGSPOSITIONEN.

• Zu viele Vorlagen erstellen. Verwenden Sie bedingte Texte anstelle von 10 verschiedenen Vorlagen.

• Nicht vor der Nutzung testen. Testen Sie immer mit einer Testakte, bevor Sie live gehen.

• Dummy-Daten sind normal. Der Editor zeigt Beispieldaten an, die bei der tatsächlichen Nutzung automatisch ersetzt werden.

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Nächster Schritt: Bedingte Texte in Vorlagen