Umsatzgruppen in Bas Software einrichten (damit Ihre Rechnungen korrekt verarbeitet werden)

Einführung / Ziel

Willkommen! In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Umsatzgruppen in Bas Software einrichten. Das klingt technisch, ist aber eigentlich ganz einfach: Sie teilen Bas Software mit, wie Sie Ihre Dienstleistungen gruppieren möchten (z. B. "Privatumzug" vs. "Lagerung"), damit Ihre Mitarbeiter beim Erstellen von Rechnungen einfach das richtige Sachkonto auswählen können und Ihr Umsatz automatisch an die richtige Stelle in Ihrer Buchhaltungssoftware gelangt.

Warum ist das nützlich? Gut eingerichtete Umsatzgruppen sorgen dafür, dass:

• 👍 Ihre Mitarbeiter schneller und ohne Fehler Rechnungen erstellen

• 👍 Sie automatisch Einblick bekommen, welche Dienstleistungen am meisten einbringen

• 👍 Ihre Buchhaltungsunterlagen stimmen und Sie keinen Ärger mehr mit Ihrem Steuerberater haben

Dauer: ±5 Minuten | Sie benötigen: Anmeldedaten für Bas Software + Grundkenntnisse Ihrer Dienstleistungen (Privat, Geschäft, Lagerung, usw.)

Legen wir los! 🚀

Übersicht der Schritte

Dieser Artikel behandelt:

• Schritt 1: Verstehen, was Umsatzgruppen sind (und warum Sie sie brauchen)

• Schritt 2: Bestimmen, welche Umsatzgruppen Sie möchten

• Schritt 3: Umsatzgruppen in Bas Software anlegen

• Schritt 4: Ihre Einstellungen überprüfen

Schritt 1: Was sind Umsatzgruppen? (und warum Sie sie möchten)

Die Idee

Stellen Sie sich vor: Sie erstellen eine Rechnung und fügen eine Rechnungsposition für "Umzug" hinzu. Aber welcher Umzug? Privat oder geschäftlich? Mit oder ohne Lagerung?

Hier helfen Umsatzgruppen. Es sind Labels, mit denen Sie sagen: "Dies ist ein Privatumzug" oder "Dies ist Lagerung" oder "Dies sind Kartons". Ihr Mitarbeiter kann dann beim Fakturieren ganz einfach das richtige Label auswählen, anstatt technische Nummern einzugeben.

Warum ist das wichtig?

Jede Umsatzgruppe ist mit Ihrer Buchhaltungssoftware verknüpft (zum Beispiel Exact Online oder Yuki). Wenn Ihr Mitarbeiter also "Privatlagerung" auswählt, weiß Bas Software automatisch: "Das muss auf Sachkonto 8002 in unserer Verwaltung gebucht werden."

💡 Einfach gesagt: Umsatzgruppen = die Brücke zwischen dem, was Sie und Ihre Mitarbeiter verstehen, und dem, was Ihre Buchhaltungssoftware benötigt.

Schritt 2: Welche Umsatzgruppen möchten Sie haben?

Jetzt kommt die erste Entscheidung: Was sind Ihre Standarddienstleistungen?

Das hängt von Ihrem Unternehmen ab. Nachfolgend zwei Beispiele:

Beispiel 1: Kleines Umzugsunternehmen (HIER STARTEN)

Beginnen Sie mit mindestens diesen 4 Umsatzgruppen:

1. Privatumzug — gewöhnliche Umzüge für Privatpersonen

2. Firmenumzug — Umzüge für Unternehmen

3. Privatlagerung — Lagerraum für Privatpersonen

4. Firmenlagerung — Lagerraum für Unternehmen

Das reicht zum Starten. Wenn Sie später merken, dass Sie mehr Unterteilungen benötigen, fügen Sie diese einfach hinzu.

Beispiel 2: Größeres Unternehmen (UMFASSENDER)

Wenn Sie mehr Dienstleistungen haben und separaten Einblick möchten, fügen Sie hinzu:

1. Garantiezertifikate — zum Beispiel 5-Jahres-Pakete (möchten Sie separat sehen: wie viele verkaufen wir?)

2. Genehmigungen — z. B. für Umzüge in Amsterdam (hoher Kostenposten, separat überwachen)

3. Entsorgungskosten — Abfuhr und dergleichen (variabel, separat verfolgen)

4. Demontagearbeiten — spezifische Dienstleistungen (separat abrechenbar)

5. Verpackungsmaterialien — Verkauf von Kartons, Luftpolsterfolie, usw.

⚠️ Achtung: Beginnen Sie mit den 4 Basisgruppen. Sie können später jederzeit mehr hinzufügen. Machen Sie von Anfang an nicht zu viele Unterteilungen — das macht es für Ihr Team komplizierter.

💭 Fragen Sie sich:

"Wo möchte ich separaten Einblick haben?"

• Möchten Sie wissen: Wie viel verdiene ich an Garantiezertifikaten? → Trennen Sie es ab!

• Möchten Sie wissen: Wie viel zahle ich für Genehmigungen? → Trennen Sie es ab!

• Möchten Sie wissen: Wie viele Kartons verkaufen wir? → Trennen Sie es ab!

Notieren Sie kurz Ihre Wahl. (Nicht notwendig, aber hilfreich!)

Schritt 3: Umsatzgruppen anlegen

Jetzt machen wir es wirklich. ✨

Wo finden Sie das in Bas Software?

Navigation: Klicken Sie links im Menü auf: Einstellungen → Arbeitsweise → Umsatzgruppen

Sie sehen nun einen Bildschirm mit allen Umsatzgruppen (oder noch nichts, wenn Sie gerade erst begonnen haben).

Umsatzgruppe hinzufügen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Umsatzgruppe hinzufügen (rechts oben)

2. Geben Sie ein:

   • Name: Geben Sie den Namen Ihrer Umsatzgruppe ein. Zum Beispiel: Privatumzug

   • ⚠️ TIPP: Verwenden Sie Wörter, die Sie und Ihr Team verstehen! Nicht: "Art. 9b 21%", sondern: "Privatumzug"

3. Klicken Sie auf Speichern

Fertig! ✅ Ihre erste Umsatzgruppe ist angelegt.

Beispiel: So sieht es aus

Name eingeben:  [Privatumzug]                 [Speichern] [Abbrechen]

Und dann sehen Sie in Ihrer Liste:

• ✅ Privatumzug

Wiederholen Sie dies für alle Umsatzgruppen

Folgen Sie denselben Schritten für Ihre weiteren Gruppen. Also:

1. + Umsatzgruppe hinzufügen → Eingeben: Firmenumzug → Speichern

2. + Umsatzgruppe hinzufügen → Eingeben: Privatlagerung → Speichern

3. + Umsatzgruppe hinzufügen → Eingeben: Firmenlagerung → Speichern

4. (Eventuell mehr, wenn Sie die erweiterte Variante durchführen)

💡 TIPP: Arbeiten Sie zügig! Das geht einfacher, als Sie denken. Meist haben Sie diese 4 Basis-Umsatzgruppen in 2 Minuten eingegeben.

Schritt 4: Überprüfen Sie Ihre Einstellungen

Gut gemacht! 👏 Prüfen Sie nun kurz, ob alles stimmt:

1. Gehen Sie zurück zu Einstellungen → Arbeitsweise → Umsatzgruppen

2. Prüfen Sie Ihre Liste:

   • Sind alle Umsatzgruppen, die Sie möchten, vorhanden?

   • Stimmen die Namen? (Verständlich genug für Ihr Team?)

Wenn ja → sind Sie mit diesem Teil fertig! 🎉

Was passiert jetzt?

Ihre Umsatzgruppen sind eingerichtet. Wenn Ihr Mitarbeiter demnächst eine Rechnung oder ein Paket erstellt, kann er oder sie einfach eine dieser Gruppen auswählen.

Nächster Schritt im Workflow: Später, wenn Sie Ihre Buchhaltungssoftware (Exact Online, Yuki, usw.) mit Bas Software verknüpfen, verbinden Sie Ihre Umsatzgruppen mit Ihren Sachkonten. Darauf gehen wir jedoch in einem anderen Artikel ein — für jetzt sind Sie fertig!

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich Umsatzgruppen später anpassen?
A: Ja! Sie können sie jederzeit ändern, hinzufügen oder löschen.

F: Wie viele Umsatzgruppen sollte ich haben?
A: Beginnen Sie mit 4 Basisgruppen. Fügen Sie mehr hinzu, wenn Sie merken, dass Sie das brauchen (z. B. nach den ersten Rechnungen).

F: Muss ich jetzt eine Umsatzgruppe mit meiner Buchhaltungssoftware verknüpfen?
A: Nein, das machen wir später, wenn Sie Ihre Buchhaltungsanbindung einrichten. Jetzt wird nur der Name benötigt.

Tipp & Erfolg! 💚

👍 Sie haben jetzt Umsatzgruppen eingerichtet! Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter künftig viel schneller und fehlerfrei Rechnungen erstellen können.

Bonus-Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team weiß, welche Umsatzgruppen es gibt. Eine kurze Mitteilung oder Slack-Nachricht ("Ab heute verwenden wir diese Umsatzgruppen:") hilft!

Haben Sie dennoch noch Fragen?

Schicken Sie uns eine Nachricht! Wir helfen Ihnen gerne weiter. 😊