Variablen in Vorlagen verwenden

Variablen sind dynamische Felder, die das System automatisch mit Daten aus dem Dossier befüllt. Anstatt manuell „Herr Jansen" einzutippen, verwenden Sie eine Variable, die bei jedem Angebot oder jeder Rechnung automatisch den richtigen Namen einträgt.

Das macht Ihre Vorlagen wiederverwendbar: Eine Vorlage funktioniert für alle Kunden, alle Dossiers und alle Dokumente.

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Wie fügen Sie eine Variable hinzu?

1. Klicken Sie in einen Textblock, an der Stelle, an der die Variable eingefügt werden soll

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Variablen (Dropdown mit Pfeil nach unten)

3. Wählen Sie eine Kategorie: Identität, Kunde, Angebot oder Umzug

4. Wählen Sie die gewünschte Variable aus der Liste

5. Die Variable wird an der Position Ihres Cursors eingefügt

Sie müssen keine Codes auswendig kennen. Die Liste zeigt alle verfügbaren Variablen pro Kategorie.

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Verfügbare Variablen

Identität (Ihre Firmendaten)

Diese Variablen zeigen Informationen über Ihr Unternehmen:

Kunde (Kundendaten)

Diese Variablen zeigen Informationen über den Kunden:

Untervariablen für Adressen: Rechnungsadresse und Hauptkontakt verfügen über Untervariablen wie Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort usw.

Angebot

Diese Variablen zeigen Informationen über das Angebot:

Umzug

Diese Variablen zeigen Informationen über das Umzugsdossier:

Untervariablen für Adressen: Ladeadresse und Entladeadresse verfügen über Untervariablen für Straßenname, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land usw.

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Freitextfelder

Neben den Standardvariablen können Sie auch Freitextfelder erstellen. Das sind benutzerdefinierte Felder, die Sie pro Dossier unterschiedlich befüllen.

Wann verwenden Sie Freitextfelder?

• Für Informationen, die nicht in ein Standardfeld passen

• Für optionale Zusatzinformationen, die nicht immer relevant sind

• Für pro Dossier angepasste Texte (z. B. „Entsorgung alter Möbel: 3 Sofas")

Freitextfeld erstellen

1. Öffnen Sie Ihre Vorlage im Editor

2. Klicken Sie in einen Textblock

3. Geben Sie folgenden Code ein:

######{{quote.freeText['jouw titel hier']|nl2br}}

Beispiele:

######{{quote.freeText['Afvoer']|nl2br}}######{{quote.freeText['Extra diensten']|nl2br}}######{{quote.freeText['Opmerkingen']|nl2br}}

Der Text zwischen den Anführungszeichen ('Afvoer') ist der Name des Feldes. Diesen Namen sehen Sie später im Dossier als Label, er erscheint jedoch NICHT im endgültigen PDF.

Freitextfeld ausfüllen

Wenn Sie für ein Dossier ein Angebot oder eine Rechnung erstellen:

1. Klicken Sie rechts im Dokument auf das Stift-Symbol

2. Sie sehen alle Freitextfelder, die in der Vorlage enthalten sind

3. Geben Sie den gewünschten Text ein

4. Klicken Sie auf Speichern

Der eingegebene Text erscheint automatisch an der richtigen Stelle im PDF.

Wichtig zu Freitextfeldern

Achtung: Ändern Sie nur den Text zwischen den Anführungszeichen. Wenn Sie etwas anderes im Code anpassen (die geschweiften Klammern, |nl2br, usw.), funktioniert die Variable nicht mehr.

Das ist erlaubt:

######{{quote.freeText['Mijn eigen veldnaam']|nl2br}}

Das zerstört die Vorlage:

######{{quote.freeText[Mijn veld]|nl2br}}        # Quotes vergeten######{{quote.freeText['Test'}}                   # |nl2br vergetenquote.freeText['Test']|nl2br                # ######{{ }} vergeten

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Variablen-Syntax

Variablen verwenden doppelte geschweifte Klammern als Syntax: ######{{ variabele }}.

Leerzeichen sind erforderlich

Zwischen den doppelten geschweiften Klammern und dem Variablennamen muss ein Leerzeichen stehen:

Das funktioniert:

######{{ quote.loadAddresses|trans }}

Das funktioniert NICHT:

######{{quote.loadAddresses|trans}}

Wenn Sie Variablen über die Schaltfläche Variablen einfügen, wird die richtige Syntax automatisch angewendet. Wenn Sie Variablen jedoch manuell eintippen oder kopieren, achten Sie auf die Leerzeichen.

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Beispiel: Angebotstext mit Variablen

So sieht ein typischer Angebotstext im Editor aus:

Sehr geehrte(r) ######{{ contact.salutation }} ######{{ contact.last_name }},im Anschluss an unser Gespräch senden wir Ihnen hiermit einAngebot für Ihren Umzug von######{{ quote.loadAddresses|trans }} nach ######{{ quote.unloadingAddresses|trans }}.Vielen Dank, dass wir Ihnen dieses Angebot unterbreiten dürfen.

Bei einem echten Dossier wird dies automatisch:

Sehr geehrter Herr Jansen,im Anschluss an unser Gespräch senden wir Ihnen hiermit einAngebot für Ihren Umzug vonVoorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam nachNieuwe Straat 5, 5678 CD Utrecht.Vielen Dank, dass wir Ihnen dieses Angebot unterbreiten dürfen.

Tipp: Setzen Sie Variablen immer auf dieselbe Zeile wie den umgebenden Text. Wenn Sie Variablen auf separate Zeilen setzen, entsteht unerwünschter Leerraum im PDF.

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Mehrsprachige Vorlagen

Wenn Sie internationale Kunden haben, erstellen Sie separate Vorlagen pro Sprache.

Verfügbare Sprachen

Standardmäßig verfügbar: Niederländisch und Englisch. Weitere Sprachen (Deutsch, Französisch) sind ebenfalls möglich.

Vorgehensweise

1. Perfektionieren Sie Ihre niederländische Vorlage

2. Klicken Sie auf Neue Vorlage und wählen Sie „Basierend auf"

3. Wählen Sie Ihre niederländische Vorlage als Basis

4. Übersetzen Sie alle Texte in die gewünschte Sprache

5. Die Variablen bleiben unverändert - sie ziehen automatisch die richtigen Daten

6. Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen: "Angebot Deutsch" oder "Invoice English"

Was übersetzen Sie?

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Tipps

• Verwenden Sie die Schaltfläche Variablen statt manuell zu tippen. So stellen Sie sicher, dass die Syntax stimmt.

• Setzen Sie Variablen auf dieselbe Zeile wie den umgebenden Text. Das verhindert Leerraum im PDF.

• Testen Sie mit einem echten Dossier. Erstellen Sie ein Testdossier und generieren Sie ein Angebot. Werden alle Variablen korrekt befüllt?

• Freitextfelder für individuelle Informationen. Wenn keine Standardvariable existiert, erstellen Sie ein Freitextfeld.

• Labels von Freitextfeldern erscheinen nicht im PDF. Nur der eingegebene Text.

• Variablen funktionieren in allen Sprachen. Sie übersetzen nur den Fließtext, nicht die Variablen.

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Achtung

• Variablen ohne Leerzeichen funktionieren nicht. Achten Sie auf das Leerzeichen zwischen ######{{ und dem Variablennamen.

• Leere Variablen bedeuten, dass das Feld im Dossier nicht ausgefüllt wurde. Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

• Variablen in separaten Zeilen verursachen zusätzlichen Leerraum. Halten Sie sie in derselben Zeile.

• Code von Freitextfeldern nicht anpassen, außer dem Text zwischen den Anführungszeichen. Sonst funktioniert die Variable nicht mehr.

• Vorlagen duplizieren mit "Basierend auf" für mehrsprachige Versionen. Das erspart viel Formatierungsarbeit.

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Nächster Schritt: Rechnungs- und Arbeitsscheinvorlage