La perte de cartons est l'un des postes de coûts cachés les plus importants pour les entreprises de déménagement. De nombreuses entreprises achètent chaque année des milliers de cartons, mais n'en récupèrent qu'une partie importante. Pour une entreprise qui achète 20 000 cartons par an, la perte peut atteindre 8 000 cartons -- soit 40% de votre stock.
La cause est rarement de la mauvaise volonté. Les clients oublient des cartons, les jettent, ou habitent trop loin pour que la récupération soit rentable. Le problème est que de nombreuses entreprises enregistrent bien sur papier, mais n'en font ensuite rien. Les formulaires de récupération finissent dans un carton ou un conteneur et ne sont jamais traités.
Avec Bas, vous pouvez définir des seuils et des règles de radiation qui aident votre équipe à faire les bons choix : quand assurer un suivi, quand accepter, et quand radier.
Étape 1 - Tenir un enregistrement rigoureux lors de la livraison
Maîtriser la perte de cartons commence par un enregistrement rigoureux. Chaque carton que vous livrez doit figurer dans le système, sinon vous n'avez aucun point de référence pour ce qui revient.
Dans l'application des déménageurs, vous enregistrez les cartons livrés directement chez le client. Cela ne prend que 10 secondes par carton -- aucune raison de s'en dispenser.
Astuce : Faites de l'enregistrement des cartons une partie intégrante du bon de travail. Le chef d'équipe confirme le nombre de cartons livrés à la clôture de la journée de déménagement.
Étape 2 - Configurer un rappel de récupération
Configurez un rappel de récupération automatique afin que le système vous avertisse lorsque des cartons restent trop longtemps chez un client.
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Fonctionnalités
Recherchez le paramètre Rappel de récupération des cartons
Définissez le nombre de jours après le déménagement (recommandé : 90 jours)
Cliquez sur Enregistrer
Après le nombre de jours défini, Bas génère automatiquement une tâche s'il n'y a pas de rendez-vous de récupération planifié. Ainsi, les clients ayant des cartons en attente ne passent plus entre les mailles du filet.
Résultat attendu : Après 90 jours sans rendez-vous de récupération, une tâche apparaît dans votre liste de tâches pour contacter le client au sujet des cartons en attente.
Astuce : Définissez également le délai de reprise des cartons. Il s'agit du délai que vous appliquez dans vos conditions générales (par exemple 16 jours). Passé ce délai, vous pouvez facturer ou radier les cartons.
Étape 3 - Définir un seuil d'enregistrement : ne pas assurer de suivi en dessous de 25 cartons
Tous les soldes en attente ne valent pas la peine d'être suivis. Rappeler un client pour 5 cartons prend plus de temps que ce que valent ces cartons.
Appliquez un seuil d'enregistrement de 25 cartons :
Nombre de cartons en attente | Action |
Moins de 25 cartons | Ne pas assurer de suivi -- le coût du rappel ne compense pas la valeur |
25 cartons ou plus | Rappeler et planifier un rendez-vous de récupération |
En appliquant ce seuil de manière cohérente, vous évitez que votre équipe ne passe des heures à courir après de petites quantités. Concentrez votre énergie sur les clients où la différence compte vraiment.
Astuce : Discutez du seuil avec votre équipe afin que tout le monde applique la même ligne de conduite. Notez le seuil dans vos accords de travail.
Étape 4 - Accepter et valider un écart allant jusqu'à 10%
Lors de la récupération, vos déménageurs n'ont pas besoin de compter exactement. Si 100 cartons ont été livrés et que votre équipe en recompte environ 100, vous enregistrez 100 -- pas 96 ni 103.
Appliquez une marge de tolérance de 10% :
Situation | Que faire |
100 cartons livrés, ~95-105 recomptés | Enregistrez 100 et validez |
100 cartons livrés, 80 recomptés | Enregistrez le nombre réel et assurez un suivi |
50 cartons livrés, ~47-53 recomptés | Enregistrez 50 et validez |
L'objectif est un système fonctionnel, pas une exactitude comptable. Si vos déménageurs doivent compter chaque carton individuellement, cela prend plus de temps que cela n'en rapporte et ils se désintéressent de tout le processus d'enregistrement.
Résultat attendu : Votre équipe enregistre systématiquement car le processus est rapide et pratique. Les données sont suffisamment fiables pour observer des tendances et signaler les écarts importants.
Attention : La marge de 10% s'applique au moment de la récupération. En cas d'écarts structurellement élevés (par exemple toujours 20% de moins récupérés), vous avez peut-être un autre problème -- il est alors temps d'évaluer le processus du jour du déménagement.
Étape 5 - Petites quantités à distance : laisser au client et radier
Certains clients ont encore 10-15 cartons chez eux, mais habitent loin de votre entrepôt. Dans ce cas, la récupération n'est pas rentable : les frais de déplacement sont plus élevés que la valeur des cartons.
Appliquez la règle de radiation suivante :
Situation | Action |
Moins de 10-15 cartons et client habite à distance | Le client peut garder les cartons -- radiez dans le système |
Moins de 10-15 cartons et client habite à proximité | Combinez la récupération avec un autre trajet à proximité |
Plus de 15 cartons quelle que soit la distance | Toujours planifier un rendez-vous de récupération |
En radiant les petites quantités à distance au lieu de les récupérer, vous économisez considérablement sur les frais de déplacement et les heures de main-d'œuvre. Le client est content (cartons gratuits) et vous vous épargnez un trajet non rentable.
Résultat attendu : Après la radiation, le client disparaît de votre liste des cartons en attente et vous n'avez plus besoin d'y consacrer du temps.
Étape 6 - Surveiller la vue d'ensemble via le tableau de bord
Avec les seuils et les règles de radiation des étapes précédentes, vous disposez d'une politique fonctionnelle. Utilisez le tableau de bord pour vérifier si votre politique fonctionne.
Dans le tableau de bord, vous voyez par client :
Donnée | Ce qu'elle vous indique |
Nombre de cartons en attente | Combien de cartons restent encore chez ce client |
Valeur de vente | Ce que valent ces cartons (prix de vente) |
Valeur d'achat | Ce que vous avez payé pour ces cartons |
Jours en attente | Depuis combien de temps les cartons sont chez le client |
Astuce : Consultez l'aperçu des cartons chaque mois. Vous verrez ainsi rapidement si le taux de perte diminue maintenant que vous travaillez activement avec des seuils.
Le coût de la perte de cartons
Pour comprendre l'impact de la perte de cartons, un exemple de calcul :
Donnée | Valeur |
Cartons achetés par an | 20 000 |
Prix d'achat par carton (moyenne) | EUR 0,30 - 0,50 |
Coût d'achat total par an | EUR 6 000 - 10 000 |
Perte estimée (40%) | 8 000 cartons |
Coût des cartons perdus | EUR 2 400 - 4 000 |
Chiffre d'affaires de vente manqué | EUR 4 000+ |
Dans de nombreuses entreprises, les achats de cartons sont nettement supérieurs au chiffre d'affaires des cartons. Si vous achetez chaque année pour EUR 20 000 mais ne refacturez que EUR 4 000, la différence ne peut pas s'expliquer entièrement par l'usure. Une grande partie constitue une perte pure.
Attention : Votre comptable posera des questions si le rapport achat/vente des cartons est structurellement déséquilibré. Avec le tableau de bord des cartons dans Bas, vous pouvez montrer précisément où se situe la perte et quelles mesures vous avez prises.
Résumé de la politique de radiation
Règle | Seuil | Action |
Seuil d'enregistrement | Moins de 25 cartons en attente | Ne pas assurer de suivi |
Marge de tolérance | Jusqu'à 10% d'écart lors de la récupération | Accepter et valider |
Radiation à distance | Moins de 10-15 cartons, client à distance | Laisser au client, radier |
Rappel de récupération | Après 90 jours sans rendez-vous de récupération | Tâche automatique |
Suivi actif | 25+ cartons en attente | Rappeler et planifier un rendez-vous de récupération |
Conseils
Rendez la politique explicite. Notez vos seuils et vos règles de radiation afin que chacun dans l'équipe applique la même ligne de conduite. Des règles non écrites entraînent des incohérences.
Gardez l'enregistrement simple. Plus il est facile d'enregistrer les cartons, plus votre équipe le fait systématiquement. 10 secondes par carton dans l'application, c'est réalisable ; compter manuellement et remplir des formulaires, non.
Combinez les récupérations. Planifiez la récupération des cartons, dans la mesure du possible, avec une autre adresse dans la même région. Vous rendez ainsi le trajet rentable, même pour de plus petites quantités.
Évaluez votre taux de perte chaque trimestre. Comparez vos achats à vos retours. Un taux de perte en baisse confirme que votre politique fonctionne.
Utilisez le tableau de bord comme outil de discussion. Montrez à votre comptable ou à votre direction combien de cartons sont en attente et quelles mesures vous prenez. Les données convainquent mieux que le ressenti.
Attention
Pas d'enregistrement = pas de visibilité. Sans un enregistrement rigoureux lors de la livraison, tous vos seuils et règles sont inutiles. Commencez toujours par l'étape 1.
Les formulaires papier ne fonctionnent pas. Les formulaires de récupération remplis sur papier finissent dans un tiroir ou un conteneur et ne sont jamais traités. L'enregistrement numérique dans l'application est la seule méthode qui fonctionne durablement.
Radier n'est pas accepter une perte. C'est un choix conscient de ne pas dépenser d'argent pour quelque chose qui coûte plus que ce qu'il rapporte. L'alternative -- rappeler chaque client et récupérer chaque carton -- coûte plus cher que la perte elle-même.
Des seuils trop élevés constituent également un risque. Commencez avec les seuils recommandés (25 cartons, marge de 10%) et ajustez-les en fonction de vos propres chiffres. Si votre seuil est trop élevé, vous subissez quand même une perte inutile.