Maintenant que vous savez quelles tâches existent, il est temps de les configurer. Vous activez ou désactivez des tâches, les associez à des équipes et définissez des priorités. L'objectif : une liste de tâches claire qui indique précisément à votre équipe ce qu'il faut faire. Ni trop, ni trop peu.
Étape 1 - Ouvrir la gestion des tâches
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Tâches. Vous voyez un aperçu de toutes les tâches disponibles, regroupées par catégorie.
Chaque tâche comporte : - Un nom qui décrit ce qu'il faut faire - Un statut (activé ou désactivé) - Une association d'équipe (quelle équipe voit cette tâche) - Une priorité (basse, normale ou haute)
Étape 2 - Désactiver les tâches que vous n'utilisez pas
Pour chaque tâche que vous ne souhaitez pas utiliser :
Recherchez la tâche dans l'aperçu
Cliquez sur le rond à droite de la tâche
Le rond devient gris avec un trait - la tâche est maintenant désactivée
Une tâche désactivée ne génère plus de notifications et n'apparaît plus sur la page d'accueil de votre équipe.
Quelles tâches désactivez-vous presque toujours ?
Planifier un collaborateur - génère trop de tâches
Planifier un véhicule - génère trop de tâches
Les tâches liées à des fonctionnalités que vous n'utilisez pas (par exemple les tâches de garde-meuble si vous ne proposez pas de garde-meuble, ou les tâches de certificat si vous n'êtes pas un déménageur agréé)
Étape 3 - Activer des tâches
Pour chaque tâche que vous souhaitez activer :
Recherchez la tâche dans l'aperçu
Cliquez sur le rond à droite de la tâche
Le rond se colore - la tâche est maintenant activée
Attribuez la tâche à une équipe (voir étape 4)
Facultatif : définissez la priorité (voir étape 5)
Une tâche activée apparaît automatiquement sur la page d'accueil des membres de l'équipe associée.
Étape 4 - Associer les tâches à des équipes
C'est l'étape qui garantit que les bonnes personnes voient les bonnes tâches. Plutôt que tout le monde voie tout, vous attribuez chaque tâche à l'équipe responsable.
Attribuer des tâches à une équipe
Lorsque vous activez une tâche, vous choisissez directement l'équipe qui la verra :
Activez la tâche
Sélectionnez l'équipe dans le menu déroulant à côté de la tâche
La tâche apparaît maintenant sur la page d'accueil de tous les membres de l'équipe
Exemple d'attribution :
Tâche | Attribuer à l'équipe |
Nouveau devis demandé | Ventes |
Devis accepté | Planification |
Planifier le déménagement | Planification |
Créer une facture | Facturation |
Envoyer un rappel de facture | Facturation |
Déclaration de dommage reçue | Dommages |
Demander un certificat | Certificats de garantie |
Planifier la visite technique | Planification |
Astuce : Ajoutez toujours au moins deux personnes par équipe. Si quelqu'un est malade ou en vacances, l'autre peut reprendre les tâches. Sur la page d'accueil, vous pouvez filtrer les tâches d'un collègue et les reprendre.
Étape 5 - Définir les priorités
Chaque tâche peut recevoir une priorité : basse, normale ou haute. La priorité détermine la façon dont la tâche est affichée sur la page d'accueil.
Priorité | Quand l'utiliser | Affichage |
Haute | Tâches urgentes qui nécessitent une action immédiate | En haut de la liste, affichée de façon visible |
Normale | Tâches standard | Position normale dans la liste |
Basse | Tâches qui peuvent attendre | En bas de la liste |
Priorités recommandées :
Tâche | Priorité |
Déclaration de dommage reçue | Haute |
Nouveau devis demandé | Haute |
L'e-mail n'arrive pas | Haute |
Devis expiré | Normale |
Créer une facture | Normale |
Récupérer le matériel | Basse |
Astuce : Placez la tâche « L'e-mail n'arrive pas » en priorité haute. Si un client ne reçoit pas vos e-mails (par exemple parce que l'adresse e-mail est incorrecte ou que l'e-mail atterrit dans les spams), vous ne vous en rendez compte que trop tard. Un devis qui n'arrive pas est un prospect perdu.
Définissez la priorité via le menu déroulant à côté de l'association d'équipe.
Étape 6 - Définir les délais des tâches
Chaque tâche a un délai : le nombre de jours avant (ou après) un événement auquel la tâche apparaît. Cela détermine quand votre équipe reçoit un rappel.
Délais recommandés :
Tâche | Délai | Explication |
Demander l'autorisation | 30 à 35 jours avant le déménagement | Les communes ont besoin d'un délai de traitement |
Récupérer les cartons de déménagement chez le client | 21 à 90 jours après le déménagement | Selon les accords avec le client |
Livrer les cartons de déménagement chez le client | 14 à 21 jours avant le déménagement | Le client a besoin de temps pour emballer |
Créer une facture | 0 jour (après la fin de la mission) | Facturer directement après la mission |
Astuce : Le délai de livraison des cartons dépend de votre méthode de travail. Certaines entreprises livrent les cartons 3 semaines à l'avance, d'autres seulement 2 semaines. Adaptez cela à votre propre processus.
Comment les tâches fonctionnent en pratique
Lorsqu'une tâche est déclenchée par le système (par exemple, un nouveau devis arrive), voici ce qui se passe :
La tâche apparaît sur la page d'accueil de tous les membres de l'équipe associée
Un membre de l'équipe clique sur la tâche pour l'ouvrir
Le membre de l'équipe effectue l'action (par exemple : évaluer le devis)
Le membre de l'équipe clique sur Terminer pour cocher la tâche
La tâche disparaît de la page d'accueil
Reprendre des tâches en cas d'absence
Si un collègue est malade ou en vacances :
Allez sur la page d'accueil
Filtrez sur Afficher les tâches de [collègue]
Vous voyez toutes les tâches ouvertes de ce collègue
Reprenez les tâches urgentes
Cela ne fonctionne que s'il y a plusieurs personnes dans une équipe. C'est pourquoi il est important de toujours désigner une personne de secours par équipe.
Exemple : configuration de tâches typique
Voici un exemple de la façon dont une entreprise de déménagement moyenne configure ses tâches :
Tâches actives (12 sur plus de 40)
Tâche | Équipe | Priorité |
Nouveau devis demandé | Ventes | Haute |
Devis accepté | Planification | Normale |
Devis expiré | Ventes | Normale |
Planifier la visite technique | Planification | Normale |
Planifier le déménagement | Planification | Normale |
Planifier la livraison des cartons | Planification | Basse |
Récupérer le matériel | Planification | Basse |
Créer une facture | Facturation | Normale |
Envoyer un rappel de facture | Facturation | Normale |
Déclaration de dommage reçue | Dommages | Haute |
Traiter le dommage avec le client | Dommages | Normale |
Demander un certificat | Certificats de garantie | Normale |
Tâches désactivées
Planifier un collaborateur
Planifier un véhicule
Toutes les tâches RH (à venir plus tard)
Tâches de garde-meuble (si vous ne proposez pas de garde-meuble)
Tâches de transport (si vous ne faites pas de transport)
Cela donne une page d'accueil claire où chaque membre de l'équipe voit immédiatement ce qu'il faut faire.
Astuces
Le système n'envoie jamais automatiquement un devis ou une facture. Les tâches sont des rappels, pas des actions automatiques. Vous effectuez toujours l'action vous-même, manuellement. Cela vous garantit que rien n'est envoyé aux clients sans que vous l'ayez vérifié.
Commencez avec la configuration standard et ajustez plus tard. Vous n'avez pas besoin que tout soit parfait du premier coup. Commencez avec les tâches de la liste de recommandations ci-dessus et ajustez en fonction de l'expérience. Après quelques semaines, vous remarquerez naturellement quelles tâches vous manquent ou sont superflues.
Gardez le nombre de tâches actives gérable. Visez 10 à 15 types de tâches actives. Cela offre suffisamment de pilotage sans devenir accablant.
N'activez les tâches RH qu'après la mise en service. Les RH (congés, maladie, notes de frais) constituent un projet à part. Ne l'abordez qu'après au moins un mois de fonctionnement de base.
Plusieurs personnes par équipe, c'est crucial. Une équipe avec une seule personne est vulnérable. Si cette personne est absente, les tâches restent en attente.
Vérifiez régulièrement votre liste de tâches. Parcourez la liste de tâches après le premier mois. Y a-t-il des tâches qui ne sont jamais terminées ? Elles ne sont peut-être pas pertinentes. Y a-t-il des tâches qui vous manquent ? Vous pouvez alors les activer.
Attention
Rendre toutes les tâches visibles pour tout le monde crée de la confusion. Si le planificateur voit aussi les tâches de facturation et que l'employé de facturation voit aussi les tâches de planification, plus personne ne sait ce qui est prioritaire.
Activer les tâches RH trop tôt crée du bruit. Votre équipe est encore en train d'apprendre le flux de travail de base. Ajouter les tâches RH rend les choses inutilement complexes.
Ne pas avoir de personne de secours dans une équipe signifie que les tâches restent en attente en cas de maladie ou de vacances. Attribuez toujours au moins deux personnes par équipe.
En savoir plus ?
La page d'accueil - Aperçu de la page d'accueil avec les tâches et les raccourcis
Configurer les tâches sur la page d'accueil - Comment organiser les tâches sur la page d'accueil
Saisie des tâches - Activer les tâches et les associer à des équipes
Étape suivante : Connecter Mollie - connectez Mollie afin que les clients puissent payer les factures directement en ligne via iDeal.