Avant de pouvoir planifier, tous vos collaborateurs doivent être enregistrés dans Bas. Dans cet article, vous apprenez à saisir les données de base et ce qu'il faut savoir sur les adresses e-mail et l'application collaborateur.
Étape 1 - Ouvrir l'aperçu des collaborateurs
Allez dans RH. L'écran s'ouvre sur l'aperçu de tous les collaborateurs. Pour un nouvel environnement, cet aperçu est encore vide.
Cliquez sur Nouveau collaborateur pour ajouter votre premier collaborateur.
Étape 2 - Renseigner les données de base
Renseignez les données de base suivantes :
Champ | Que saisir | Exemple |
Prénom | Prénom du collaborateur | Mark |
Nom | Nom du collaborateur | De Vries |
Adresse e-mail | Adresse e-mail unique (voir astuce ci-dessous !) | |
Numéro de téléphone | Numéro de portable | 06-12345678 |
Date de naissance | Date de naissance | 15-03-1985 |
Fonction | Description de fonction | Chef d'équipe |
Adresse e-mail : doit être unique
Chaque adresse e-mail dans Bas doit être unique. Vous ne pouvez pas inscrire deux collaborateurs avec la même adresse. C'est une exigence stricte du système.
Attention : Dès que vous enregistrez un collaborateur avec une véritable adresse e-mail, le système envoie immédiatement un e-mail d'invitation. Cette action est irréversible. Utilisez donc toujours des adresses e-mail fictives pendant la configuration (voir étape 3).
Attention : Utilisez de préférence des adresses e-mail professionnelles ([email protected]) plutôt que des adresses personnelles ([email protected]). Les adresses professionnelles sont plus professionnelles et plus faciles à gérer. En cas de changement d'entreprise, vous n'aurez pas à utiliser l'adresse personnelle de quelqu'un.
Abréviation : deux lettres uniques
Chaque collaborateur reçoit une abréviation de deux lettres (par ex. « MV » pour Mark de Vries). Cette abréviation doit être unique par collaborateur. Vous retrouvez l'abréviation dans la planification et sur les aperçus compacts.
Le collaborateur travaille-t-il déjà chez un autre compte Bas ?
Le collaborateur travaille-t-il (ou a-t-il travaillé récemment) chez une autre entreprise qui utilise également Bas ? Dans ce cas, il doit d'abord être déclaré sorti de service chez l'ancien compte. La sécurité de Bas bloque les doubles inscriptions sur la même adresse e-mail. Contactez l'ancienne entreprise ou le support Bas si c'est le cas.
Étape 3 - Utiliser une adresse e-mail fictive (phase de test)
C'est l'une des astuces les plus utiles pendant l'onboarding. Si vous ne souhaitez pas encore inviter vos collaborateurs (parce que le système n'est pas encore prêt), utilisez des adresses e-mail fictives. Vous pouvez ainsi tout configurer et vous entraîner sans qu'aucune invitation ne soit envoyée.
Utilisez ce format :
Collaborateur | Adresse e-mail fictive |
Mark de Vries | |
Sandra Bakker | |
Pieter Jansen |
Peu importe que ces adresses e-mail existent réellement. Elles servent uniquement de placeholder temporaire.
Plus tard, juste avant la mise en service, vous remplacez les adresses fictives par les véritables adresses e-mail. À ce moment-là, vous envoyez les invitations et les collaborateurs peuvent se connecter.
Attention : Chaque adresse fictive doit tout de même être unique. Vous ne pouvez pas mettre trois collaborateurs tous sur « [email protected] ». Créez une adresse fictive distincte pour chaque collaborateur.
Étape 4 - Définir la date d'entrée en service
Un collaborateur ne peut se connecter que si la date d'entrée en service se situe dans le passé. Saisissez donc toujours une date qui ne se situe pas dans le futur.
Champ | Que saisir | Exemple |
Date d'entrée en service | Date à laquelle le collaborateur a commencé | 01-01-2023 |
Date de sortie de service | À renseigner uniquement pour les collaborateurs partis | Laisser vide |
Attention : Si vous saisissez une date dans le futur, le collaborateur ne pourra pas se connecter. C'est une erreur fréquente. Saisissez simplement la date de début réelle, ou une date dans le passé.
Étape 5 - Choisir le type de contrat
Choisissez le bon type de contrat. Cela a un impact sur la planification : les collaborateurs en contrat fixe sont affichés séparément, afin que vous puissiez les planifier en premier avant d'ajouter des intérimaires.
Type de contrat | Quand choisir | Exemple |
Fixe | Collaborateur en contrat à durée indéterminée | Déménageur à temps plein |
Temporaire | Contrat à durée déterminée | Collaborateur saisonnier |
Sur appel | Contrat zéro heure | Collaborateur sur appel le week-end |
Intérim | Intérimaire ou externe | Intérimaire Weaver |
ZZP | Travailleur indépendant sans personnel | Indépendant régulier (ZZP) |
Le type de contrat Intérim est particulièrement important pour les intérimaires. Plus d'informations à ce sujet dans un prochain article.
Étape 6 - Renseigner le salaire horaire brut
Le salaire horaire brut est important pour le calcul de rentabilité a posteriori. Le système calcule ainsi le coût du personnel par chantier, afin que vous puissiez voir votre marge.
Attention : Il s'agit du prix de revient (salaire horaire brut hors TVA), et non du prix de vente que vous facturez au client. Vous renseignez ici ce que le collaborateur vous coûte. Le prix de vente se configure dans vos tarifs et devis.
Champ | Que saisir | Exemple |
Salaire horaire brut | Salaire horaire hors TVA (prix de revient) | EUR 18,50 |
Comment le système utilise-t-il le salaire horaire ?
Si un collaborateur est affecté 8 heures sur un chantier : - 8 heures x EUR 18,50 = EUR 148,00 de coût de personnel
Ce montant apparaît dans le calcul de rentabilité a posteriori, à côté des coûts de véhicule et des coûts de matériel. Vous voyez ainsi par chantier si vous avez réalisé une marge.
Astuce : Vous n'avez pas le salaire horaire sous la main tout de suite ? Ce n'est pas un problème. Vous pouvez toujours le renseigner plus tard. Mais essayez de le régler avant la mise en service, sinon le calcul de rentabilité a posteriori ne fonctionnera pas.
Étape 7 - Enregistrer le permis de conduire
Enregistrez les catégories de permis de conduire que possède un collaborateur. C'est utile pour la planification : vous savez immédiatement qui peut conduire quel véhicule.
Catégorie | Pour quel usage |
B | Voiture particulière, camionnette jusqu'à 3 500 kg |
C | Camion |
C1 | Camion léger (jusqu'à 7 500 kg) |
CE | Camion avec remorque |
C1E | Camion léger avec remorque |
Astuce : Tous les collaborateurs n'ont pas besoin d'un permis de conduire. Les déménageurs qui accompagnent seulement l'équipe n'ont besoin que du permis B, voire d'aucun permis. Renseignez uniquement ce qui est pertinent.
Étape 8 - Télécharger une photo de profil
Vous pouvez télécharger une photo de profil du collaborateur. Cette photo est visible dans la planification et dans l'application.
Attention : Les collaborateurs ne peuvent pas télécharger eux-mêmes une photo de profil via l'application. Cette fonction est désactivée. Seul un administrateur peut télécharger des photos via le back-office.
Étape 9 - Bascule de disponibilité (ne pas activer !)
Dans le profil du collaborateur, vous voyez peut-être une bascule de disponibilité. Il s'agit d'une fonction obsolète (héritée) qui est désactivée par défaut pour les nouveaux collaborateurs.
Attention : N'activez pas cette bascule. Utilisez à la place le planning de travail (voir l'article Configurer le planning de travail). La bascule de disponibilité est obsolète et sera supprimée à l'avenir.
Étape 10 - Enregistrer le collaborateur
Cliquez sur Nouveau collaborateur (ou Enregistrer, selon l'écran). Le collaborateur apparaît maintenant dans l'aperçu.
Répétez les étapes pour chaque collaborateur. N'oubliez pas : - Pour chaque collaborateur, une adresse e-mail unique (fictive pendant la configuration !) - Pour chaque collaborateur, une abréviation unique de deux lettres - Pour chaque collaborateur, la date d'entrée en service dans le passé - Le salaire horaire (prix de revient) pour le calcul de rentabilité a posteriori
Étape 11 - Inviter (seulement à la mise en service !)
N'invitez les collaborateurs que lorsque le système est prêt à l'emploi. Vous faites cela lors de la mise en service :
Remplacez les adresses e-mail fictives par les véritables adresses e-mail
Enregistrez - le système envoie automatiquement un e-mail d'invitation
Le collaborateur reçoit un e-mail avec un lien (celui-ci est valable 24 heures)
Le collaborateur clique sur le lien et crée un mot de passe
Après la première connexion : configurez Face ID ou l'empreinte digitale pour faciliter la connexion
Lien d'invitation expiré ?
Si le lien a expiré après 24 heures, le collaborateur peut demander un nouveau lien via « Mot de passe oublié ». Celui-ci est à nouveau valable 24 heures.
Astuce : Commencez avec un collaborateur à l'aise avec la technologie comme ambassadeur. Laissez cette personne installer et utiliser l'application en premier. Si l'ambassadeur est enthousiaste, le reste suit plus facilement. Vous évitez ainsi les réticences au sein du groupe plus large.
Étape 12 - Installer l'application collaborateur
Après l'invitation, les collaborateurs peuvent télécharger la Bas Medewerker App via l'App Store (iOS) ou Google Play (Android).
Instructions de connexion pour les collaborateurs :
Téléchargez « Bas Medewerker App »
Ouvrez l'application
Renseignez :
URL : [nomdevotreentreprise] (sans .bas.software)
Adresse e-mail : telle que saisie dans le système
Mot de passe : reçu par e-mail
Cliquez sur Se connecter
Attention : Vérifiez avant la mise en service que tout le monde peut se connecter avec succès. Testez cela avec quelques collaborateurs avant d'inviter toute l'équipe.
Conseils
Commencez par votre noyau fixe. Saisissez d'abord vos collaborateurs en contrat fixe. Vous pourrez ajouter les intérimaires plus tard.
N'invitez encore personne pendant la configuration. Utilisez des adresses e-mail fictives jusqu'à ce que le système soit prêt. On ne fait une première impression qu'une seule fois.
Gardez le salaire horaire pour plus tard si vous ne l'avez pas sous la main. Vous pouvez toujours y revenir et le renseigner. Mais essayez de le régler avant la mise en service.
Attention
Renseigner une véritable adresse e-mail pendant la configuration envoie immédiatement un e-mail d'invitation irréversible. Utilisez toujours des adresses e-mail fictives jusqu'à ce que le système soit prêt pour la mise en service.
Les adresses e-mail non uniques sont l'erreur la plus fréquente. Le système ne le permet pas. Chaque adresse doit être unique, y compris les adresses fictives.
Inviter les collaborateurs trop tôt donne une mauvaise première impression. Le système n'est pas encore terminé, le collaborateur voit un système à moitié configuré et se décourage. Attendez que tout soit prêt.
Une adresse e-mail personnelle au lieu d'une adresse professionnelle est peu professionnelle et difficile à gérer. Utilisez des adresses e-mail professionnelles dans la mesure du possible.
Une date d'entrée en service dans le futur empêche le collaborateur de se connecter. Veillez à ce que la date se situe dans le passé.
Confondre le salaire horaire brut avec le prix de vente. Le salaire horaire est le prix de revient (ce que le collaborateur vous coûte), pas ce que vous facturez au client.
Le collaborateur est déjà enregistré chez un autre compte Bas ? L'inscription est alors bloquée. Le collaborateur doit d'abord être déclaré sorti de service chez l'ancien compte.
Activer la bascule de disponibilité héritée. Cette fonction obsolète est désactivée par défaut. Utilisez plutôt le planning de travail.
En savoir plus ?
Saisir des collaborateurs - Guide pas à pas pour créer des collaborateurs
Préparation : rassemblez toutes les informations pertinentes - Liste de contrôle de ce dont vous avez besoin avant de commencer la saisie
Étape suivante : Configurer les compétences et les rôles - définissez ce que vos collaborateurs peuvent voir et faire dans Bas.