Les compétences et les rôles que vous attribuez à un collaborateur déterminent ce que cette personne peut voir et faire dans Bas. C'est un élément important : choisissez soigneusement les compétences et les rôles que vous attribuez.
Étape 1 - Sélectionner les compétences
Allez dans RH > Collaborateurs et cliquez sur un collaborateur. Recherchez la section Compétences et sélectionnez les compétences qui correspondent à ce collaborateur.
Compétences pour l'application collaborateur (front-office)
Compétence | Ce que ce collaborateur peut faire | Qui reçoit cette compétence |
Demenageur | Voit les missions dans l'application, peut enregistrer le matériel et saisir les heures | Tous les demenageurs |
Chef d'équipe | Tout ce que fait le demenageur + peut demarrer et cloturer le chantier, faire signer le client, signaler un dommage, encaisser le paiement via l'application | Le responsable sur le chantier |
Demenageur emballeur | Peut voir le travail d'emballage et de deballage dans l'application | Collaborateurs charges de l'emballage |
Demenageur emballeur (montage) | Peut voir le travail de montage et demontage dans l'application | Monteurs |
Operateur de monte-meuble | Peut piloter le monte-meuble via l'application | Operateur GEDA |
Collaborateur garde-meuble | Peut effectuer les taches de garde-meuble via l'application et le backoffice (WMS) | Collaborateurs d'entrepôt |
Expert | Peut effectuer les visites techniques via l'application et le backoffice | Experts, inspecteurs |
Compétences pour le backoffice (bureau)
Compétence | Ce que ce collaborateur peut faire | Qui reçoit cette compétence |
Administration | Acces complet au backoffice. Voit les nouveaux prospects et les confirmations de devis dans la boite mail | Personnel de bureau, propriétaire |
Planificateur | Acces complet au backoffice, peut planifier | Planificateur, propriétaire |
Étape 2 - Appliquer des combinaisons
Un collaborateur peut avoir plusieurs compétences. Le propriétaire d'une petite entreprise cumule souvent les fonctions d'administration, de planificateur et de chef d'équipe. Un expert a en general aussi la compétence demenageur ou chef d'équipe.
Exemples de combinaisons :
Fonction | Compétences | Pourquoi |
Proprietaire d'une petite entreprise | Administration, Planificateur, Chef d'équipe | S'occupe de tout : bureau, planning et chantiers |
Chef d'équipe avec visite technique | Chef d'équipe, Expert | Peut effectuer les visites techniques et diriger les chantiers |
Collaborateur d'entrepôt | Collaborateur garde-meuble, Demenageur | Travaille à l'entrepôt et aide parfois sur les chantiers |
Compétences vs. rôles dans le planning
Il existe une différence importante entre les compétences et les roles dans le planning :
Les compétences determinent ce qu'un collaborateur peut faire dans l'application et le backoffice
Les rôles dans le planning determinent dans quel role quelqu'un est affecte sur un chantier (par exemple en tant que chef d'équipe, demenageur ou demenageur emballeur)
Le planificateur peut toujours affecter un collaborateur à un rôle, meme si ce collaborateur n'a pas la compétence correspondante. Par exemple : un demenageur sans la compétence « chef d'équipe » peut malgre tout être planifié en tant que chef d'équipe. Le système affiche alors un avertissement, mais ne bloque pas l'action.
Les compétences servent donc de ligne directrice pour le planificateur. Vous etes averti si vous affectez quelqu'un à un rôle pour lequel il n'a pas la compétence, mais vous pouvez toujours passer outre si la situation l'exige.
Astuce : N'attribuez pas la compétence chef d'équipe à tout le monde. Le chef d'équipe est celui qui clôture le chantier, fait signer le client et signale les dommages. Si tout le monde est chef d'équipe, vous ne savez plus qui a rempli quoi. Planifiez un chef d'équipe par chantier.
Compétences et notifications par e-mail
Les compétences determinent non seulement ce qu'un collaborateur peut faire, mais aussi les notifications par e-mail qu'il reçoit. Un collaborateur ayant la compétence « Administration » reçoit par exemple des notifications sur les nouveaux prospects et les confirmations de devis.
Astuce : Un collaborateur reçoit-il des notifications par e-mail inutiles ? Vérifiez alors quelles compétences lui ont ete attribuées. En supprimant une compétence qui n'est plus pertinente, le flux d'e-mails correspondant s'arrete aussi. Vous evitez ainsi une boite de reception surchargee.
Étape 3 - Attribuer des rôles
En plus des compétences, Bas propose aussi des rôles qui donnent accès à des fonctionnalités spécifiques. Vous consultez et modifiez les rôles via RH > Collaborateurs. Cliquez sur un collaborateur et vous verrez sous la rubrique Rôles quels rôles sont actifs.
Rôle | Ce que vous obtenez en plus |
Collaborateur | Rôle standard, aucune fonctionnalité supplémentaire |
Administrateur | Peut attribuer des rôles aux collaborateurs, accès à toutes les fonctionnalités |
Responsable RH | Accès à la fonctionnalité convention collective |
Analyste de données | Acces au tableau de bord de données |
Qui reçoit quel rôle ?
Fonction | Rôle | Pourquoi |
Proprietaire | Administrateur | Controle total sur toutes les fonctionnalités |
Responsable de bureau | Administrateur | Peut attribuer des rôles aux autres |
Collaborateur RH | Responsable RH | Acces au module convention collective |
Collaborateur financier | Analyste de données | Acces aux rapports |
Demenageurs | Collaborateur | Acces standard via l'application |
Attention : N'attribuez le rôle Administrateur qu'aux personnes en qui vous avez une confiance totale. Un administrateur peut modifier tous les rôles et utiliser toutes les fonctionnalités.
Étape 4 - Configurer les heures contractuelles
Renseignez également les heures contractuelles par semaine pour le collaborateur. C'est important pour : - Le calcul de la capacite dans le planning - L'enregistrement des heures (réel vs. contractuel) - Eventuellement plus tard le module RH (congés, heures supplementaires)
Contrat | Heures contractuelles | Exemple de répartition |
Temps plein 40 heures | 40 | Lun-Ven 8 heures par jour |
Temps partiel 32 heures | 32 | Lun-Jeu 8 heures, Ven 0 heure |
Temps partiel 24 heures | 24 | Lun-Mer 8 heures par jour |
Exemple : effectif type
Voici un exemple de répartition possible des compétences et des rôles :
Nom | Compétences | Rôle | Contrat |
Mark de Vries | Chef d'équipe, Demenageur | Collaborateur | CDI 40h |
Sandra Bakker | Administration, Planificateur | Administrateur | CDI 40h |
Pieter Jansen | Demenageur | Collaborateur | CDI 40h |
Ahmed El Amrani | Demenageur, Demenageur emballeur (montage) | Collaborateur | CDI 32h |
Jeffrey Kamters | Chef d'équipe, Expert | Collaborateur | CDI 36h |
Notez que tout le monde n'est pas chef d'équipe. Seules les personnes qui dirigent effectivement des chantiers ont cette compétence.
Conseils
Soyez restrictif avec la compétence Chef d'équipe. Seules les personnes qui dirigent effectivement des chantiers doivent être chef d'équipe.
N'attribuez le rôle Administrateur qu'à des personnes de confiance. Un administrateur peut modifier tous les parametres.
Combinez les compétences la ou c'est logique. Un expert est souvent aussi demenageur, un collaborateur d'entrepôt aide parfois sur les chantiers.
Renseignez toujours les heures contractuelles. C'est important pour le calcul de la capacite et l'enregistrement des heures.
Attention
Trop de chefs d'équipe fait que vous ne savez plus qui a clôturé le chantier et qui a fait signer le client.
Aucune compétence attribuée signifie qu'un collaborateur ne peut rien voir ni faire dans l'application. N'oubliez pas d'attribuer des compétences.
Laisser des compétences inutiles génère des notifications par e-mail inutiles. Supprimez les compétences qui ne sont plus applicables pour limiter le flux d'e-mails.
Le rôle Administrateur pour tout le monde est un risque de sécurité. N'attribuez ce rôle qu'aux personnes en qui vous avez une confiance totale.
Les heures contractuelles non renseignées causent des problèmes dans le calcul de la capacite et l'enregistrement des heures.
En savoir plus ?
Compétences des collaborateurs et leur rôle dans le planning - Explication par compétence et son impact sur le planning
Rôles des collaborateurs - Comment fonctionnent les rôles et quelles fonctionnalités ils débloquent
Étape suivante : Configurer le planning de travail - configurez quand vos collaborateurs sont disponibles dans le planning.