La meilleure façon de vérifier que vos paramètres sont corrects ? Créez-vous vous-même comme client et parcourez le flux complet. Vous découvrez ainsi les erreurs avant qu'un vrai client n'y soit confronté.
Préparation - Vérifiez vos paramètres de base
Avant de commencer votre chantier test, vérifiez d'abord que ces éléments sont configurés :
Élément | Où le trouver | Statut |
Groupes de chiffre d'affaires | Paramètres > Méthode de travail > Groupes de chiffre d'affaires | Oui/Non |
Forfaits | Paramètres > Méthode de travail > Forfaits | Oui/Non |
Modèle de devis | Paramètres > Méthode de travail > Modèles de documents | Oui/Non |
Modèle de facture | Paramètres > Méthode de travail > Modèles de documents | Oui/Non |
Notifications | Paramètres > Méthode de travail > Notifications client | Oui/Non |
Véhicules | Paramètres > Matériel > Véhicules | Oui/Non |
Collaborateurs | RH > Collaborateurs | Oui/Non |
Il vous manque un de ces éléments ? Configurez-le d'abord. Le test ne fonctionne que si la base est en place.
Astuce : Pendant ce test, désactivez toutes les notifications SAUF devis envoyé et facture envoyée. Ce sont ces deux-là que vous voulez tester - le reste n'est pas nécessaire.
Étape 1 - Vous créer vous-même comme client
Allez dans Clients dans le menu principal et cliquez sur Nouveau client.
Saisissez vos propres coordonnées :
Champ | Ce que vous saisissez |
Civilité | M. ou Mme |
Prénom | Votre propre prénom |
Nom | Votre propre nom |
Adresse e-mail | Votre propre adresse e-mail (c'est ici que vous recevrez bientôt le devis et la facture !) |
Numéro de téléphone | Votre propre numéro |
Adresse | Votre propre adresse (elle deviendra l'adresse de chargement) |
Cliquez sur Enregistrer.
Pourquoi vos propres coordonnées ?
Parce que vous recevez ainsi le devis et la facture dans votre propre boîte de réception. Vous voyez exactement ce que vos clients verront bientôt : l'e-mail, le PDF, le lien d'acceptation. C'est la meilleure façon de tester.
Attention : Renseignez correctement la civilité. Si vous laissez ce champ vide, des espaces vides apparaîtront dans votre devis là où la civilité devrait figurer. C'est une erreur fréquente.
Étape 2 - Créer un dossier test
Vous créez maintenant un dossier pour votre déménagement test :
Cliquez sur Nouveau déménagement (ou via la page client : Nouveau dossier)
L'adresse de chargement est automatiquement reprise de l'adresse de votre client
Saisissez une adresse de déchargement (utilisez une autre adresse, par ex. l'adresse de votre entreprise)
Choisissez une date de déménagement (choisissez une date future)
Choisissez le forfait que vous souhaitez tester (par ex. « Particulier direct »)
Sélectionnez le type de logement (par ex. maison mitoyenne, appartement, maison individuelle)
Cliquez sur Créer
Attention : Le type de logement est un champ obligatoire qui influence le tarif. Si vous le laissez vide, le calcul risque d'être incorrect.
Vous avez maintenant un dossier. C'est votre point central pour la suite du test.
Quel forfait tester ?
Testez le forfait que vous allez le plus utiliser. Pour la plupart des entreprises, il s'agit du forfait particulier. Vous souhaitez aussi tester votre forfait professionnel plus tard ? Créez alors un deuxième dossier test avec ce forfait.
Astuce : Concentrez-vous d'abord sur le flux standard. Ne testez pas d'exceptions particulières. Si le flux de base fonctionne, vous pourrez toujours tester des variantes ensuite.
Étape 3 - Réaliser la visite technique
La visite technique est le moment où vous enregistrez l'inventaire. Ouvrez l'outil de visite technique sur votre iPad ou votre tablette (ou dans le navigateur de votre ordinateur).
Ajouter des pièces
Ouvrez le dossier
Lancez l'outil de visite technique
Ajoutez les pièces typiques d'un déménagement :
Salon
Chambre
Cuisine
Salle de bain
Grenier ou débarras
Sélectionner les meubles par pièce
Pour chaque pièce, sélectionnez les meubles qui s'y trouvent :
Cliquez sur une pièce (par ex. Salon)
Sélectionnez les meubles : canapé, table basse, meuble TV, bibliothèque
Sélectionnez pour chaque meuble la bonne variante (par ex. canapé 2 places vs. canapé 3 places)
Le système attribue automatiquement une valeur de cubage par meuble
Passez à la pièce suivante et répétez
Attention : Sélectionnez TOUJOURS une variante pour chaque meuble. Si vous ne sélectionnez pas de variante, le meuble n'est pas pris en compte dans le calcul du cubage. C'est une erreur fréquente qui entraîne un volume sous-estimé.
Distance entre le véhicule et le logement
Lors de la visite technique, saisissez la distance entre le véhicule et le logement (en mètres). Il s'agit de la distance de portage entre le camion de déménagement et la porte d'entrée. Une distance plus importante signifie plus de temps de portage et influence le calcul.
Exemple pour un déménagement test :
Pièce | Meubles | Cubage estimé |
Salon | Canapé, table basse, meuble TV, 2 bibliothèques | 8 m3 |
Chambre | Lit double, 2 tables de chevet, armoire | 6 m3 |
Cuisine | Table de cuisine, 4 chaises, réfrigérateur | 3 m3 |
Grenier | 20 cartons de déménagement | 3 m3 |
Total | 20 m3 |
Attention : Les cartons sont comptabilisés par le système en tant que volume. Dans l'exemple ci-dessus, les 20 cartons de déménagement comptent pour 3 m3. Si vous ne saisissez pas les cartons lors de la visite technique, il y aura toujours un écart entre votre visite technique et le déménagement réel.
Méthode rapide de visite technique : « Cubes »
Vous ne voulez pas sélectionner chaque meuble séparément ? Utilisez alors la méthode rapide :
Ajoutez un meuble personnalisé nommé « Cubes »
Saisissez le nombre total de mètres cubes que vous souhaitez évaluer
Le système continue alors le calcul comme si vous aviez sélectionné chaque meuble séparément
C'est pratique si vous connaissez déjà le volume (par exemple grâce à l'expérience ou à une visite technique précédente). Vous avez terminé en quelques minutes.
Vous souhaitez tout de même voir des éléments, mais sans sélectionner de meubles spécifiques ? Utilisez alors la catégorie « Divers » pour saisir un cubage sans préciser d'éléments individuels.
Calcul du cubage et heures-homme
Le système calcule le nombre d'heures-homme nécessaires en fonction du volume. La règle empirique standard est la suivante :
Volume | Déménageurs | Explication |
Jusqu'à 10 m3 | 2 déménageurs | Standard petit volume |
10-20 m3 | 3 déménageurs | Environ 1 déménageur de plus par tranche de 10 m3 |
20-30 m3 | 4 déménageurs | Environ 1 déménageur de plus par tranche de 10 m3 |
30+ m3 | 5+ déménageurs | Environ 1 déménageur de plus par tranche de 10 m3 |
La capacité de calcul standard est de 1,2 m3 par heure et par déménageur. Donc 20 m3 avec 3 déménageurs = environ 5,5 heures de temps de déménagement (hors temps de trajet).
Sélectionner les services
Sélectionnez les services que vous souhaitez tester :
Démontage/remontage : activé ou désactivé
Emballage/déballage : activé ou désactivé
Service cartons : activé ou désactivé
Certificat de garantie : activé ou désactivé
Choisissez une combinaison représentative d'un chantier typique pour votre entreprise.
Attention : Les valeurs de cubage ne doivent pas être exactement correctes pour ce test. L'important est de parcourir le flux et de vérifier que le calcul fonctionne. Vous calibrerez le calcul du cubage plus tard avec un vrai déménagement.
Calibrer le prix au m3
Après votre premier test, vous voudrez vérifier si le prix au m3 (prix par mètre cube) est réaliste. Pour cela, recalculez un devis existant :
Prenez un devis récent que vous avez créé manuellement
Saisissez le même inventaire via l'outil de visite technique
Comparez le montant calculé par Bas avec votre devis d'origine
Ce n'est pas correct ? Ajustez alors le prix au m3 dans les paramètres de votre forfait
Vous êtes ainsi certain que vos prix sont corrects avant de déployer le système auprès de vrais clients.
Astuce : Faites cela avec au moins deux ou trois devis différents (petit, moyen, grand). Vous verrez ainsi si le prix au m3 est correct sur toute la ligne, et pas seulement pour un volume spécifique.
Conseils
Commencez par le flux standard. Ne testez pas d'exceptions particulières. Si la base fonctionne, vous pourrez tester des variantes.
Utilisez votre propre adresse e-mail. Vous recevez ainsi tous les messages et voyez exactement ce que voient vos clients.
Testez sur téléphone et tablette. De nombreux clients ouvrent leur devis sur mobile.
Attention
Désactivez tous les messages sauf devis et facture. Sinon, des e-mails non désirés pourraient être envoyés.
Utilisez des données fictives. Pour vos dossiers test, utilisez votre propre adresse e-mail et non celle d'un vrai client.
Étape suivante : Créer et envoyer un devis (test)
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