Pour les messages que Bas envoie à vos clients, vous utilisez l'identité visuelle de votre entreprise. Vous pouvez adapter le logo, les couleurs et les textes afin que les messages correspondent à votre propre style de communication.
L'éditeur de messages
Les messages utilisent un éditeur visuel par glisser-déposer - le même éditeur que pour les modèles de documents. Si vous savez déjà comment mettre en forme un modèle de devis, vous pouvez faire de même pour les messages clients.
Astuce : Vous souhaitez en savoir plus sur l'éditeur ? Lisez l'article Créer un modèle de devis. La méthode est identique, seules les variables disponibles diffèrent.
Blocs disponibles
Vous pouvez utiliser les blocs suivants pour mettre en forme vos messages :
Colonnes - divisez votre message en plusieurs colonnes
Bouton - ajoutez des boutons (par ex. « Consulter le devis »)
Séparateur - lignes de séparation entre les sections
Rubrique - titres et intertitres
Paragraphe - blocs de texte
Image - logos, badges, photos
Menu - éléments de navigation
HTML - pour les personnalisations avancées
Tableau - données structurées
Étape 1 - Ouvrir les messages clients
Rendez-vous dans Paramètres > Méthode de travail > Messages clients. Vous voyez un aperçu des 13 messages. Cliquez sur un message pour l'ouvrir.
Pour chaque message, vous voyez les langues disponibles (par défaut néerlandais et anglais). Cliquez sur le crayon à côté de la langue pour ouvrir l'éditeur.
Étape 2 - Configurer l'identité visuelle
Télécharger le logo
Cliquez sur l'élément logo en haut du message
Téléchargez votre logo (PNG ou SVG)
Ajustez la taille
Astuce : Pour les modèles d'e-mail, privilégiez un PNG avec fond blanc plutôt qu'un PNG transparent. Certains programmes de messagerie (par ex. le mode sombre d'Outlook) donnent une couleur sombre aux fonds transparents, ce qui peut rendre votre logo illisible.
Configurer les couleurs
Sélectionnez un élément (par ex. la couleur de fond de l'en-tête ou des boutons)
Ouvrez le sélecteur de couleur
Saisissez la couleur de votre entreprise sous forme de code hexadécimal (par ex. #003366)
Appliquez
Ajouter des badges et étoiles d'avis
Vous souhaitez afficher votre score Google, votre label RVA ou votre logo Topmovers dans vos messages ? Ajoutez un bloc image avec vos badges en bas du message.
Vous pouvez également ajouter une image d'avis avec étoiles à vos messages. Pensez à une image avec votre score Google Reviews et des étoiles. Cela renforce la confiance du client et l'incite à laisser lui aussi un avis.
Astuce : Configurez l'identité visuelle sur un message (par ex. le message de devis), puis copiez ce style vers les autres messages. Cela vous évite de refaire 12 fois le même travail.
Enregistrer des blocs comme élément réutilisable
Vous avez créé un bloc que vous souhaitez utiliser dans plusieurs messages (par ex. votre pied de page avec vos coordonnées ou un badge d'avis) ? Enregistrez le bloc comme élément réutilisable. Vous pouvez ensuite l'insérer dans n'importe quel autre message sans devoir le remettre en forme. Cela rend la modification de vos messages beaucoup plus efficace.
Étape 3 - Ajouter des variables
Les variables sont automatiquement remplies avec les données du dossier. Vous les ajoutez via le menu déroulant Variables dans l'éditeur - vous n'avez pas besoin d'écrire de code.
Comment ajouter une variable ?
Cliquez dans un bloc de texte à l'endroit où vous souhaitez insérer une variable
Cliquez sur le bouton Variables dans la barre d'outils
Sélectionnez une catégorie (Rendez-vous, Identité, Client, Collaborateur, Adresse)
Cliquez sur la variable que vous souhaitez insérer
La variable est automatiquement ajoutée sous la forme ##{{variabelenaam}}. Lors de l'envoi, elle est remplacée par la valeur réelle.
Variables disponibles
Les variables sont regroupées en catégories :
Rendez-vous
Date - Date du rendez-vous/déménagement
Heure de fin - Heure de fin estimée
Heure de début - Heure de début du rendez-vous
Identité (données de l'entreprise)
Les données de votre entreprise, telles que le nom de l'entreprise, le logo, les coordonnées, etc.
Client
Formule de politesse - La formule de politesse (Madame, Monsieur)
Nom de famille - Nom de famille du client
Nom de l'entreprise - Nom de l'entreprise (clients professionnels)
Numéro de TVA - Numéro de TVA du client
E-mail - Adresse e-mail
Contact facturation - Nom du contact pour la facturation
Adresse de facturation - Adresse de facturation
Contact principal - Nom du contact principal
Numéro client - Numéro client unique
Et plus encore...
Collaborateur
Nom de famille - Nom de famille du collaborateur assigné
E-mail - Adresse e-mail du collaborateur
Numéro de mobile - Numéro de téléphone mobile
Numéro de téléphone - Numéro de téléphone fixe
Prénom - Prénom du collaborateur
Adresse
Numéro de maison - Numéro de la maison de l'adresse
Pays - Pays
Code postal - Code postal
Ville - Nom de la ville
Nom de rue - Nom de la rue
Exemple
Vous souhaitez une formule de salutation personnalisée avec le prénom du client :
Cliquez dans le bloc de texte
Tapez « Bonjour »
Cliquez sur Variables > Client > Prénom
Le résultat : « Bonjour ##{{klant.voornaam}} »
Lors de l'envoi, cela devient automatiquement : « Bonjour Jan »
Texte intelligent
En plus des variables, l'éditeur dispose également d'une fonction Texte intelligent. Elle peut vous aider à formuler des messages professionnels. Cliquez sur le bouton Texte intelligent dans la barre d'outils pour l'utiliser.
Avancé : instructions conditionnelles (if-statements)
Vous souhaitez afficher un texte selon certaines conditions ? Vous pouvez utiliser des if-statements avec la syntaxe Twig/Jinja2.
Exemple
{% if employee.firstName == 'Casper' and employee.lastName == 'Janssen' %}Comme convenu, voici une brève confirmation du rendez-vous qui vient d'être pris :{% else %}Nous vous confirmons par la présente le rendez-vous :{% endif %}Attention : Les if-statements sont réservés aux utilisateurs avancés. Pour la plupart des messages, vous n'avez besoin que de variables.
Étape 4 - Messages multilingues
Par défaut, les 13 messages sont disponibles en néerlandais et en anglais. Le système envoie automatiquement la version linguistique correcte selon le paramètre de langue du dossier.
Traduire les messages
Ouvrez un message
Cliquez sur le crayon à côté de la version anglaise
Adaptez le texte (la structure et les variables restent identiques)
Enregistrez
La plupart des messages ont déjà une traduction anglaise par défaut. Vérifiez si la traduction correspond à votre entreprise et adaptez-la si nécessaire.
Pièces jointes des messages clients
Vous pouvez ajouter des pièces jointes à un message client. Pensez par exemple à des instructions d'emballage, des conditions générales ou une brochure. La pièce jointe est automatiquement envoyée avec chaque message de ce type.
Exemple
Vous ajoutez un PDF avec des instructions d'emballage au message « Le déménagement approche ». Chaque client qui reçoit ce message reçoit automatiquement les instructions d'emballage en pièce jointe. Vous n'avez pas besoin de le configurer par dossier.
Astuce : Gardez les pièces jointes compactes (quelques Mo maximum). Les pièces jointes volumineuses augmentent le risque que votre e-mail atterrisse dans le filtre anti-spam.
Configurer le Cci
Vous pouvez configurer une adresse Cci afin qu'une copie de chaque e-mail envoyé soit transmise à une adresse interne.
À quoi sert le Cci ?
Votre propre administration - vous recevez une copie de chaque message envoyé aux clients
Votre comptable - une copie automatique des factures envoyées
Intégration comptable - certains logiciels de comptabilité (comme AFAS) traitent les factures via le Cci
Comment configurer le Cci ?
Allez dans Paramètres > Messages clients > Cci et saisissez l'adresse e-mail.
Astuce : Configurez le Cci sur une adresse générale de l'entreprise (par ex. [email protected]) afin que plusieurs collègues puissent consulter la copie.
Conseils
Configurez l'identité visuelle sur un message et copiez-la vers les autres. Le logo, les couleurs et les badges ne doivent être configurés qu'une seule fois.
Enregistrez les blocs fréquemment utilisés comme élément réutilisable. Cela vous évite du travail de mise en forme à chaque message.
Parcourez chaque message une fois. Lisez le texte, vérifiez les variables et adaptez si nécessaire. Cela prend une demi-heure mais évite des messages erronés.
Utilisez le Cci vers votre propre e-mail. Vous recevez ainsi une copie de chaque message et pouvez vérifier que tout est correct.
Testez le lien d'acceptation du devis. Envoyez un devis test à votre propre adresse e-mail, cliquez sur le lien et parcourez le processus d'acceptation. Le lien fonctionne-t-il ? Le texte est-il correct ? La signature numérique fonctionne-t-elle ?
Utilisez un PNG avec fond blanc pour votre logo. Évite les problèmes en mode sombre des programmes de messagerie.
Utilisez les variables via le menu déroulant. Vous n'avez pas besoin d'écrire de code - cliquez simplement sur Variables et sélectionnez ce dont vous avez besoin.
Attention
Le système envoie réellement des e-mails. Utilisez des adresses e-mail fictives lors des tests (par ex. [email protected]).
Vérifiez la version anglaise. Les traductions anglaises par défaut sont génériques. Si vous avez des clients internationaux, vérifiez que les textes correspondent à votre style de communication.
Cci oublié lors d'une intégration comptable. Si votre logiciel de comptabilité traite les factures via le Cci (comme dans certaines configurations AFAS), vous devez configurer le Cci avant d'envoyer votre première facture.
Les if-statements sont facultatifs. Pour la plupart des messages, vous n'avez besoin que de variables. Les if-statements sont réservés aux utilisateurs avancés qui souhaitent afficher un texte conditionnel.
Étape suivante : Gérer les messages clients