Les modèles de documents déterminent l'apparence de vos devis, factures et bons de travail. Votre modèle de devis est la carte de visite de votre entreprise - chaque client qui reçoit un devis voit votre modèle.
Bas utilise un éditeur glisser-déposer avec lequel vous créez des modèles professionnels sans connaissances techniques. Vous glissez des blocs dans votre document, vous renseignez des variables (comme le nom du client ou le numéro de devis) et vous adaptez la mise en forme à votre identité visuelle.
Étape 1 - Ouvrir les modèles
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Modèles de documents. Vous voyez un aperçu de tous les modèles disponibles. Cliquez sur le modèle de devis, puis sur le crayon pour ouvrir l'éditeur.
Étape 2 - Comprendre l'éditeur
L'éditeur se compose de trois parties :
Élément | Fonction |
Canevas (au milieu) | C'est ici que vous construisez votre modèle en glissant des blocs |
Blocs (à droite) | Tous les éléments de construction disponibles pour votre document |
Paramètres (à droite) | Adapter la mise en forme des blocs sélectionnés |
Affichage bureau et mobile
En haut de l'éditeur, vous basculez entre l'affichage Bureau et Mobile. La plupart des clients consultent les devis sur ordinateur, mais vérifiez toujours que la version mobile est correcte.
Étape 3 - Ajouter des blocs
Glissez des blocs depuis le menu de droite vers votre canevas. Les blocs les plus importants :
Blocs standard
Bloc | Utilisation |
COLONNES | Divisez votre page en plusieurs colonnes (par ex. logo à gauche, coordonnées de l'entreprise à droite) |
RUBRIQUE | Titres et sous-titres |
PARAGRAPHE | Texte courant, comme le texte de votre devis |
IMAGE | Votre logo ou d'autres images |
BOUTON | Boutons (par ex. « Voir en ligne » ou « Accepter le devis ») |
SÉPARATEUR | Lignes de séparation entre les sections |
TABLEAU | Tableaux manuels (n'utilisez PAS ceci pour les lignes de devis, il existe un bloc spécial pour cela) |
HTML | Pour les utilisateurs avancés : code HTML personnalisé |
Blocs spéciaux pour les devis
Bloc | Utilisation |
LIGNES DE DEVIS | Affiche automatiquement toutes les lignes de devis du dossier (description, quantité, montant, total, TVA) |
LIGNES DE FACTURE | Affiche automatiquement toutes les lignes de facture (utilisez ceci dans votre modèle de facture) |
TARIF HORAIRE DU DEVIS | Affiche les informations de tarif horaire du devis |
Attention : utilisez toujours le bloc LIGNES DE DEVIS pour votre tableau de prix. JAMAIS un tableau manuel. Le bloc LIGNES DE DEVIS récupère automatiquement les données du dossier et garde tout synchronisé.
Étape 4 - Utiliser des variables
Les variables sont des champs dynamiques qui sont automatiquement remplis avec les données du dossier. Pensez au nom du client, à l'adresse ou au numéro de devis.
Insérer des variables
Cliquez dans un bloc de texte à l'endroit où vous souhaitez placer une variable
Cliquez dans la barre d'outils sur Variables (bouton déroulant)
Choisissez une catégorie (Identité, Client, Devis, ou Déménagement)
Sélectionnez la variable
La variable apparaît sous la forme ####{{ quote.loadAddresses|trans }} dans votre texte. Elle est automatiquement remplacée par la valeur réelle lorsque le devis est généré.
Variables disponibles
Identité (les coordonnées de votre entreprise) : - Adresse - Nom de l'entreprise - Numéro de TVA - E-mail - IBAN - Numéro KvK - Logo - Numéro de mobile - Numéro de téléphone
Client (données du client) : - Formule de politesse - Nom de famille - Nom de l'entreprise - Numéro de TVA - E-mail - Contact de facturation - Adresse de facturation (avec sous-variables) - Contact principal (avec sous-variables) - Numéro de client
Devis : - Numéro de devis - Référence - Total TTC - Date d'expiration - Champs de texte libre
Déménagement : - Numéro de dossier - Date du premier rendez-vous de déménagement - Heure du premier rendez-vous de déménagement - Adresse de chargement (avec sous-variables) - Date du dernier rendez-vous de déménagement - Heure du dernier rendez-vous de déménagement - Adresse de déchargement (avec sous-variables) - Notes pour le client
Astuce : les noms des variables sont en anglais dans l'éditeur, mais le RÉSULTAT est en néerlandais. ####{{ quote.loadAddresses|trans }} affiche « Laadadres: Voorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam » dans le PDF généré.
Étape 5 - Adapter la mise en forme
Sélectionnez un bloc pour adapter les paramètres. Vous pouvez modifier :
Mise en forme du texte
Police et taille
Gras, italique, souligné
Couleur du texte
Alignement (gauche, centre, droite)
Couleurs
Couleur de fond des blocs
Couleur du texte
Couleur de bordure
Espacement et espace
Padding (espace intérieur autour du texte)
Marge (espace extérieur entre les blocs)
Espace du conteneur (largeur du bloc)
Images
Téléchargez votre logo
Ajustez la taille
Définissez l'alignement
Ajoutez un lien (facultatif)
Attention : pour votre logo, utilisez de préférence un SVG (fichier vectoriel) ou un PNG à fond transparent d'au moins 300x300 pixels. Le SVG reste net à l'impression et s'adapte parfaitement.
Étape 6 - Configurer les lignes
Le bloc LIGNES DE DEVIS dispose d'options spéciales :
Affichage des lignes
Dans le panneau de droite, vous configurez : - Toujours masquer les totaux par ligne : masquez ou affichez la colonne du total par ligne - Toujours masquer la quantité : masquez ou affichez la colonne de quantité
Lignes optionnelles
Certaines lignes de devis peuvent être marquées comme Optionnelles. Cela signifie que le client peut cocher ou décocher cette ligne dans le devis en ligne. C'est pratique pour la vente incitative (par ex. « Démontage/Montage à l'heure - Optionnel »).
Astuce : les lignes optionnelles augmentent vos chances de vente incitative. Le client voit directement le coût des services supplémentaires et peut les sélectionner lui-même.
Étape 7 - Enregistrer et tester le modèle
Après la modification :
Cliquez sur Enregistrer
Allez dans un dossier de test (ou créez-en un avec des données fictives)
Générez un devis sur ce dossier
Consultez l'aperçu PDF
Vérifiez dans l'aperçu
Toutes les variables sont-elles correctement remplies ? (aucun
####{{ quote.something }}visible)La mise en forme est-elle correcte à la page 2 et suivantes ?
Les LIGNES DE DEVIS sont-elles affichées correctement ?
La taille et la position du logo sont-elles correctes ?
Les couleurs correspondent-elles à votre identité visuelle ?
N'y a-t-il pas d'espaces vides indésirables ?
Attention : l'éditeur affiche des données d'exemple (« Jan Jansen », « Voorbeeldstraat 1 »). Ce sont des données fictives. Dans un vrai dossier, elles sont automatiquement remplacées par les données réelles du client.
En-têtes et pieds de page
L'en-tête (header) et le pied de page (footer) de votre modèle apparaissent sur chaque page. On y trouve souvent votre logo, vos coordonnées, votre numéro KvK, votre numéro de TVA et votre IBAN.
Vous pouvez créer vous-même un en-tête simple en ajoutant en haut de votre modèle un bloc COLONNES contenant votre logo et vos coordonnées. Pour des en-têtes plus complexes (par ex. avec des éléments SVG ou une mise en forme avancée), vous pouvez éventuellement demander de l'aide pendant l'onboarding.
Que mettre dans l'en-tête/le pied de page ?
Élément | En-tête | Pied de page |
Logo | Oui | Non |
Nom de l'entreprise | Oui | Oui |
Adresse | Non | Oui |
Téléphone / E-mail | Oui | Oui |
Numéro KvK | Non | Oui |
Numéro de TVA | Non | Oui |
IBAN | JAMAIS sur le devis | Uniquement sur la facture |
Attention : ne mettez pas votre IBAN sur le devis. Si l'IBAN figure sur le devis, certains clients paient parfois directement sur la base du devis au lieu d'attendre la facture. Cela engendre des tracas administratifs. Mentionnez l'IBAN uniquement sur votre modèle de facture.
Copier un modèle
Vous souhaitez créer un nouveau modèle qui ressemble à un modèle existant ? Utilisez la fonction « Basé sur » lors de la création d'un nouveau modèle. Vous copiez ainsi la mise en forme, la structure et le style. Il vous suffit alors d'adapter les textes.
Ceci est pratique pour : - Un modèle de devis séparé pour les déménagements professionnels - Une version en anglais - Un modèle pour des services spécifiques (par ex. le garde-meuble)
Devis en ligne vs. PDF
Le devis que reçoit votre client peut être consulté de deux façons :
Affichage | Fonctionnement |
Devis en ligne | Le client ouvre le devis via un lien dans l'e-mail. Il s'agit d'une page unique continue sans découpage en pages. Le client peut y activer/désactiver les lignes optionnelles. |
Devis PDF | Le devis sous forme de fichier PDF téléchargeable avec des pages A4 fixes. |
Attention : une mise en forme qui a l'air correcte dans l'affichage en ligne peut se couper à un endroit gênant dans le PDF (par ex. un tableau divisé en deux pages en plein milieu). Testez donc toujours les deux affichages.
Date d'expiration du devis
Pour chaque devis, vous définissez une date d'expiration. C'est la date jusqu'à laquelle le devis est valable.
Astuce : définissez une date d'expiration courte, par exemple 1 semaine. Une date d'expiration courte augmente votre taux de réussite : les clients ressentent une urgence et réagissent plus vite. Le client peut d'ailleurs toujours signer après la date d'expiration - le système ne bloque pas cela. La date d'expiration fonctionne comme un coup de pouce psychologique.
Astuces
Utilisez le bloc LIGNES DE DEVIS pour votre tableau de prix. JAMAIS un tableau manuel - il ne reste pas synchronisé avec votre dossier.
Testez avec un scénario réel. Créez un dossier de test avec plusieurs lignes de devis et consultez le PDF.
Fournissez votre logo au format SVG. Cela donne les meilleurs résultats dans le PDF.
Gardez vos textes courts. Les clients ne lisent pas trois pages. Renvoyez vers vos conditions générales.
Aperçu sur plusieurs pages. Générez un devis de test long et vérifiez que les pages 2 et 3 sont correctes.
Les données fictives sont normales. L'éditeur affiche des données d'exemple. Elles sont automatiquement remplacées lors d'un usage réel.
Utilisez des lignes optionnelles pour la vente incitative. Les clients peuvent cocher ou décocher eux-mêmes des services.
Définissez une date d'expiration courte. Une semaine fonctionne mieux qu'un mois.
Attention
Le bloc LIGNES DE DEVIS est obligatoire. Les tableaux manuels se désynchronisent de votre dossier.
Les variables ont des noms en anglais dans l'éditeur, mais affichent un texte en néerlandais dans le résultat.
Testez toujours avant de passer en production. Générez un devis de test et consultez le PDF.
En ligne et PDF peuvent différer. Testez les deux affichages - les sauts de page se comportent parfois différemment.
Le logo au format PNG disparaît parfois à partir de la page 2. Utilisez le SVG pour un affichage fiable sur toutes les pages.
Étape suivante : Utiliser des variables dans les modèles