KI-Vorschlag auf Basis der Planung oder erfasster Stunden
Um das Erfassen von Stunden einfacher zu machen, wird im Backoffice für jeden Mitarbeiter, der arbeiten müsste, ein Vorschlag auf Basis der verfügbaren Daten bereitgestellt.
Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel für einen Termin eingeplant ist, werden die Zeiten des Termins automatisch übernommen, und auch die Pause wird automatisch hinzugefügt. Nachfolgend sehen Sie die Übersicht mit dem Vorschlag für die Stunden auf Basis der Planung:
Die Vorschläge für die verschiedenen Situationen
Für alle Situationen werden verschiedene Vorschläge gemacht, auf Basis der verfügbaren Daten, in der folgenden Reihenfolge:
Es wurden Vorarbeiter-Stunden für den Mitarbeiter erfasst
Wenn ein Mitarbeiter eingeplant ist und der Vorarbeiter Stunden erfasst hat, werden diese übernommen.
Wenn der Vorarbeiter nicht genügend Stunden erfasst hat, werden diese auf Basis der Regeln ergänzt, die Sie selbst eingestellt haben.
Der Mitarbeiter hat selbst Stunden erfasst
Wenn ein Mitarbeiter selbst über die App Stunden erfasst hat, werden diese angezeigt. Sie müssen diese Stunden dann nur kontrollieren, gegebenenfalls anpassen und anschließend genehmigen.
Wenn ein Mitarbeiter nicht genügend Stunden erfasst hat, werden diese auf Basis der Regeln ergänzt, die Sie selbst eingestellt haben.
Ergänzen von Stunden und Einfügen der Pause
Wenn nicht genügend Stunden im Vorschlag stehen, werden diese auf Basis der Regeln ergänzt, die Sie selbst eingestellt haben. Haben Sie zum Beispiel eingestellt, dass für Mitarbeiter mit ausschließlich Backoffice-Fähigkeiten alle zu arbeitenden Stunden mit 'Innendienststunden' ergänzt werden dürfen, wird dies in den Vorschlag aufgenommen
Wenn keine Pause eingeplant oder erfasst wurde, wird diese in den Vorschlag aufgenommen. Die Länge der Pause auf Basis der Anzahl der gearbeiteten Stunden wird grundsätzlich in die Mitte des Arbeitstages gelegt.
KI-Vorschlag auf Basis von Vertrag, Dienstplan und Öffnungszeiten
Mitarbeiter hat Arbeitszeiten in seinem Profil
Wenn ein Mitarbeiter einen festen Vertrag hat und Arbeitszeiten in seinem Profil hinterlegt sind, wird davon die Startzeit übernommen und mit der Anzahl der Stunden ergänzt, die der Mitarbeiter laut Vertrag arbeiten müsste
Mitarbeiter hat einen ausgefüllten Dienstplan
Wenn ein Mitarbeiter einen ausgefüllten Dienstplan hat, wird auf Basis der Öffnungszeiten des Unternehmens und der Anzahl der Arbeitsstunden ein Vorschlag gemacht
Mitarbeiter hat einen festen Vertrag
Wenn ein Mitarbeiter einen festen Vertrag mit 40 Stunden und 5 Tagen hat, wird auf Basis der Öffnungszeiten des Unternehmens und der Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag ein Vorschlag gemacht
Einfügen der Pause
Auch wenn keine Stunden erfasst wurden und keine Planung vorliegt, wird die verpflichtende Pause in den Vorschlag aufgenommen.
Krankheit und Urlaub
Wurde für einen Mitarbeiter Krankheit oder Urlaub registriert, wird dies in der Zeiterfassung angezeigt.
Ganzen Tag krank oder frei
Wenn für einen Mitarbeiter der ganze Tag als Krankheit oder Urlaub über HRM oder über die Planung registriert wurde, wird dies in der Zeiterfassung als Zeitblock für den ganzen Tag angezeigt. Dieser ist bereits genehmigt und Sie müssen hier nichts mehr ändern.
Wenn die Krankmeldung nicht korrekt registriert wurde, können Sie diese über die Zeiterfassung als Krankmeldung oder als Urlaub hinzufügen. Die Stunden werden direkt erfasst, der Urlaub und die Krankheit sind auch über Urlaubsanträge und Krankheit einsehbar.
Teil des Tages krank oder frei
Wenn ein Mitarbeiter einen Teil des Tages im Urlaub oder krank ist, sehen Sie das in der Zeiterfassung. Sie müssen an dieser Registrierung nichts tun, die Stunden sind über die Krankmeldung oder den Urlaubsantrag direkt erfasst und genehmigt.
Wenn die Krankheit oder der Urlaub nicht registriert wurde, können Sie dies über die Zeiterfassung hinzufügen. Auch hier wird eine Krankmeldung oder ein Urlaubsantrag erstellt, der bei den Daten des Mitarbeiters und bei Urlaubsanträgen und Krankheit zu finden ist.
Feiertagsurlaub
Wenn ein Mitarbeiter mit einem festen Vertrag normalerweise an einem Wochentag arbeiten würde, der betreffende Tag aber ein Feiertag ist (unter der Woche laut Dienstplan), erhält der Mitarbeiter standardmäßig Feiertagsurlaub.
Wenn ein Mitarbeiter dennoch eingeplant ist, wird dies wie ein normaler Termin behandelt. (Beim Tarifvertrag wird der Feiertagszuschlag berechnet).
Zeiterfassung einstellen
Sie können die Funktionsweise der Zeiterfassung an Ihre Wünsche anpassen, lesen Sie den Artikel Einstellungen Zeiterfassung.