Dieser Artikel beschreibt, wie Umzugshelfer die App während eines normalen Arbeitstages nutzen. Vom Ansehen der Planung morgens bis zum Abschluss des Auftrags.
Schritt 1 - Planung morgens ansehen
Der Umzugshelfer öffnet die App und sieht, welche(r) Auftrag/Aufträge heute geplant ist/sind. Die App zeigt die kommenden 7 Tage im Voraus (dies ist derzeit ein fester Wert im System; in Zukunft wird dies einstellbar).
Pro Auftrag sieht er: - Mit welchem Team er arbeitet - Welches Fahrzeug eingeplant ist - Die Abfahrtszeit - Die Lade- und Entladeadresse
Alles, was im Büro beim Dossier eingetragen wurde, ist hier sichtbar.
Tipp: Je besser Sie das Dossier im Büro ausfüllen, desto weniger Rückfragen haben Umzugshelfer. Tragen Sie alle Anweisungen und Materialien sorgfältig ein, damit Umzugshelfer genau wissen, was sie benötigen.
Schritt 2 - Navigation zur Adresse
Tippen Sie auf die Ladeadresse oder Entladeadresse, um direkt die Navigation zu öffnen.
Die App öffnet Google Maps oder Apple Maps, je nachdem, was auf dem Telefon installiert ist. Der Umzugshelfer kann direkt navigieren, ohne die Adresse erneut einzutippen.
Dies funktioniert sowohl für die Ladeadresse als auch für die Entladeadresse.
Schritt 3 - Auftragsinformationen einsehen
Tippen Sie auf den Auftrag für alle Details.
Sie sehen: - Anweisungen (dritte Etage ohne Aufzug, Klavier, Besonderheiten) - Materialliste (was Sie aus der Lagerhalle mitnehmen müssen) - Dokumente (Inventarliste, Fotos der Besichtigung, Lageplan) - Teammitglieder - Kundendaten (Name, Telefon)
Achtung: Die App zeigt bewusst keine finanziellen Informationen. Keine Angebotsbeträge, keine Tarife, keine finanziellen Daten des Kunden. Dies ist eine bewusste Entscheidung.
Schritt 4 - Materialien registrieren
Der Vorarbeiter erfasst, welche Materialien bei einem Auftrag verwendet werden.
Dabei geht es um: - Wie viele Kartons beim Kunden zurückgelassen wurden - Welche zusätzlichen Materialien verwendet wurden (Decken, Klebeband, Schutzhüllen)
Die Materialliste in der App ist für Extras gedacht, nicht für die Standardausrüstung des Fahrzeugs.
Tipp: Die Umzugsdecken, Sackkarren und Spanngurte, die standardmäßig in jedem Fahrzeug sind, müssen Sie nicht registrieren. Es geht um die Extras, die pro Auftrag variieren.
Schritt 5 - Fotos hochladen
Umzugshelfer können aus der App Fotos machen und hochladen.
Dies ist nützlich für: - Schadenregistrierung (Foto von bestehendem oder neuem Schaden) - Liefernachweis (Foto der Situation nach dem Entladen) - Besonderheiten (eine schmale Treppe, ein Parkproblem)
Die Fotos werden direkt mit dem Dossier verknüpft und sind im Büro sichtbar.
Tipp: Wenn Sie Ihre Taxateure ein iPad nutzen lassen, nehmen Sie eines mit SIM-Karte. Fotos in Kellern oder bei schlechtem WLAN hochzuladen gelingt nur mit mobilem Internet.
Schritt 6 - Schaden melden
Schadenmeldungen sind ein wichtiger Teil der App. Es gibt zwei Typen:
Bestehender Schaden (bei Ankunft): Fotografieren Sie bestehenden Schaden an Sachen des Kunden bei Ankunft. Das schützt Sie, falls später eine Reklamation kommt.
Neu entstandener Schaden (während oder nach dem Auftrag): Wenn etwas beschädigt wird, melden Sie dies sofort.
Öffnen Sie den Auftrag in der App. Gehen Sie zu Schaden melden. Wählen Sie, ob es sich um bestehenden oder neu entstandenen Schaden handelt. Machen Sie Fotos des Schadens. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu. Speichern.
Achtung: Wenn eine Schadenmeldung mit "neu entstandenem Schaden" eingeht, wird automatisch eine Aufgabe für das Schadenteam im Büro erstellt.
Schritt 7 - Unterschrift des Kunden
Am Ende des Auftrags lässt der Vorarbeiter den Kunden auf dem Bildschirm des Telefons unterschreiben.
Öffnen Sie den Auftrag in der App. Wählen Sie Unterschrift. Der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Bestätigen und speichern.
Die Unterschrift wird mit dem Dossier verknüpft und ist im Büro sichtbar. Dies ersetzt den papierenen Arbeitsschein.
Tipp: Auf einem Bildschirm zu unterschreiben ist intuitiv. Es ist dasselbe wie auf einem Papierbeleg zu unterschreiben. Selbst ältere Kunden kommen damit gut zurecht.
Schritt 8 - Zahlung vor Ort (optional)
Wenn Sie Mollie aktiviert haben, kann der Vorarbeiter den Kunden vor Ort per iDEAL bezahlen lassen.
Öffnen Sie den Auftrag in der App. Wählen Sie Bezahlen. Das System zeigt den Rechnungsbetrag. Der Kunde scannt den QR-Code oder öffnet den Bezahllink auf seinem eigenen Telefon. Der Kunde bezahlt per iDEAL. Die Zahlung wird sofort im System erfasst.
Tipp: Mollie iDEAL verkürzt die durchschnittliche Zahlungsdauer von 16 Tagen auf 1,2 Tage. Bei manchen Unternehmen zahlen bereits 40% der Kunden über die iDEAL-Schaltfläche.
Was sieht der Mitarbeiter NICHT
Die App zeigt bewusst keine finanziellen Informationen:
Keine Angebotsbeträge oder Tarife
Keine finanziellen Daten des Kunden
Keine Backoffice-Funktionalität
Dies ist eine bewusste Entscheidung. Umzugshelfer müssen nicht wissen, was der Kunde bezahlt.
Zeiterfassung in der App
Der Vorarbeiter registriert vier Zeitpunkte pro Mitarbeiter pro Auftrag:
Moment | Was wird registriert |
Abfahrtszeit | Abfahrt von der Lagerhalle oder dem Startpunkt |
Startzeit Kunde | Ankunft beim Kunden |
Endzeit Kunde | Abfahrt beim Kunden (Beladen oder Entladen fertig) |
Endzeit Lagerhalle | Zurück bei der Lagerhalle oder dem Endpunkt |
Zwischen jedem Zeitpunkt muss mindestens 15 Minuten Unterschied liegen. Die Zeiten werden auf Viertelstunden gerundet.
Achtung: Das System blockiert das Eintragen von Stunden für den Vortag. Dies ist eine bewusste Entscheidung, um Betrug zu verhindern. Wenn eine Korrektur nötig ist, muss das Büro dies vornehmen.
Tipps
Mitarbeiter können 7 Tage im Voraus in der App nachsehen
Alles, was Sie im Büro im Dossier eintragen, ist in der App sichtbar
Fotos hochladen funktioniert am besten mit mobilem Internet (nicht nur WLAN)
Die Unterschrift ist digital genauso gültig wie auf Papier
Achtung
Umzugshelfer sehen nur Aufträge, denen sie zugeordnet sind
Fotos hochladen bei schlechtem Empfang (Kellern) gelingt erst, wenn wieder eine Verbindung besteht
Materialregistrierung ist für Extras, nicht für die Standardausrüstung
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