Dieser Artikel erklärt, wie die Lagerabrechnung in Bas funktioniert. Von automatischen Konzeptrechnungen bis zur Gutschrift bei vorzeitiger Auslagerung.
Schritt 1 - Im Voraus oder im Nachhinein abrechnen einstellen
In den Einstellungen wählen Sie, ob Sie im Voraus oder im Nachhinein abrechnen.
Im Voraus: die Rechnung wird für die kommende Periode erstellt. Dies ist bei Lagerung am häufigsten.
Im Nachhinein: die Rechnung wird nach Ablauf der Periode erstellt.
Sie stellen dies unter Einstellungen > Arbeitsweise > Abrechnung ein.
Dies ist eine globale Einstellung. Alle Lagerkunden folgen dieser Regel, es sei denn, Sie stellen pro Dossier etwas anderes ein.
Schritt 2 - Wie funktioniert die automatische Abrechnung?
Das System generiert zum richtigen Zeitpunkt eine Konzeptrechnung für alle Lagerkunden, die abgerechnet werden müssen.
Die Konzeptrechnungen erscheinen in Ihrer Abrechnungsübersicht. Sie kontrollieren die Konzepte und versenden sie (manuell oder in großen Mengen). Nach dem Versenden wird automatisch die nächste Konzeptrechnung bereitgestellt.
Achtung: Konzeptrechnungen werden NICHT automatisch versendet. Sie müssen sie selbst genehmigen und versenden. Das ist eine bewusste Entscheidung. Sie möchten immer die Kontrolle darüber behalten, was an Ihre Kunden geht.
Schritt 3 - Konzeptrechnungen kontrollieren
Bevor Sie Konzeptrechnungen versenden, kontrollieren Sie sie.
Prüfen Sie pro Rechnung: - Stimmt der Kunde? - Stimmt der Betrag? - Stimmt der Abrechnungszeitraum? - Stimmt die MwSt.? - Stimmt die Umsatzgruppe?
Wenn alles stimmt, können Sie die Rechnung versenden. Wenn etwas nicht stimmt, passen Sie die Rechnung an oder Sie löschen die Konzeptrechnung und erstellen eine neue.
Schritt 4 - Rechnungen versenden (einzeln oder in großen Mengen)
Sie können Rechnungen einzeln oder in großen Mengen versenden.
Einzeln: öffnen Sie die Rechnung, kontrollieren Sie die Details, klicken Sie auf Versenden.
Massenversand: wählen Sie alle Rechnungen aus, die Sie versenden möchten, klicken Sie auf In großen Mengen versenden.
Tipp: Beim ersten Mal Massenabrechnen: kontrollieren Sie die ersten 3-5 Rechnungen manuell. Vergleichen Sie die Beträge, die MwSt. und die Umsatzgruppe. Wenn diese stimmen, können Sie den Rest mit Vertrauen versenden.
Schritt 5 - Gutschrift bei vorzeitiger Abholung
Wenn ein Kunde seine Sachen früher abholt als der Abrechnungszeitraum, berechnet das System automatisch die Gutschrift auf Basis des tatsächlichen Auslagerungsdatums.
Sie müssen dies nicht manuell berechnen. Das System betrachtet: - Die abgerechnete Periode - Das tatsächliche Auslagerungsdatum - Den Tarif pro Tag oder Woche
Wenn Sie einen Container über die Funktion "Leeren" leer machen, erstellt das System automatisch eine Gutschrift für den zu viel bezahlten Betrag. Sie müssen hierfür nichts Zusätzliches tun.
Kurze Lagerung
Bei kurzer Lagerung (zum Beispiel ein paar Wochen) ist es einfacher, direkt für die gesamte Lagerperiode abzurechnen. Stellen Sie das "zuletzt abgerechnete Datum" auf das voraussichtliche Auslagerungsdatum ein. Auf diese Weise generiert das System keine zwischenzeitlichen Rechnungen.
Wenn der Kunde früher auslädt als geplant, erstellt das System über "Leeren" automatisch eine Gutschrift für die verbleibenden Tage.
Schritt 6 - Wochenpreis oder vierwöchentlichen Preis umrechnen
Vierwöchentliche Abrechnung ist derzeit noch nicht in Bas verfügbar. Wenn Sie es gewohnt sind, pro Woche oder pro vier Wochen abzurechnen, müssen Sie auf monatlich umsteigen.
Wochenpreis in Monatspreis umrechnen
Monatspreis = Wochenpreis x 52 / 12Beispiel: - Wochenpreis: EUR 25,00 - Monatspreis: 25 x 52 / 12 = EUR 108,33
4-wöchentlichen Preis in Monatspreis umrechnen
Monatspreis = 4-wöchentlicher Betrag x 13 / 12Beispiel: - 4-wöchentlicher Preis: EUR 100,00 - Monatspreis: 100 x 13 / 12 = EUR 108,33
Das ist mathematisch korrekt, fühlt sich für Kunden aber wie eine Erhöhung an. Der Monatsbetrag ist etwas höher als das Vierfache des Wochenpreises (4 x 25 = EUR 100), weil ein Monat durchschnittlich 4,33 Wochen hat. Der Jahresbetrag bleibt gleich.
Achtung: Bereiten Sie sich auf Fragen von Kunden zum geänderten Betrag vor. Schicken Sie bei der ersten Rechnung aus dem neuen System eine Begleitnachricht mit. Erklären Sie, dass der Jahresbetrag gleich bleibt, aber die Verteilung pro Monat etwas anders ausfällt.
Tarif pro Container eingeben
Geben Sie IMMER den Tarif pro einzelnem Container oder Kiste ein. Setzen Sie nie den Gesamtbetrag auf einen Container und den Rest auf EUR 0.
Vorgehen | Container 1 | Container 2 | Container 3 | Risiko |
Pro Container (korrekt) | EUR 95 | EUR 95 | EUR 95 | Keins |
Auf Gesamtbetrag (falsch!) | EUR 285 | EUR 0 | EUR 0 | Bei Auslagerung von Container 1 rechnen Sie EUR 0 für den Rest ab |
Achtung: Geben Sie NIEMALS null Euro als Lagerpreis ein. Ein Container mit Tarif EUR 0 generiert keine Rechnung. Wenn Sie bei einer teilweisen Auslagerung genau den Container mit dem vollen Betrag auslagern, stehen die übrigen Container auf null und Sie erhalten keine Rechnung mehr.
Erste Lagerrechnung separat versenden
Versenden Sie die erste Lagerrechnung lieber separat und nicht zusammen mit der Umzugsrechnung. Wenn Sie die Lagerkosten in die Umzugsrechnung einbeziehen, erschrecken Kunden über den Gesamtbetrag. Eine separate Lagerrechnung ist klarer und führt zu weniger Rückfragen.
Inflation auf Lagertarife
Es gibt derzeit keinen Knopf in Bas, mit dem Sie als Endnutzer eine Inflationserhöhung auf alle Lagertarife gleichzeitig durchführen können. Wenn Sie die Tarife indexieren möchten, wenden Sie sich an den Bas-Support. Dieser führt die Tariferhöhung manuell für alle Ihre Lagerkunden auf einmal durch.
Lagerabrechnung angleichen
Wenn Sie von einem anderen Abrechnungssystem zu Bas wechseln, kann es vorkommen, dass Kunden zu unterschiedlichen Zeitpunkten abgerechnet wurden. Das System gleicht die Abrechnungszeiträume automatisch an. Das bedeutet, dass die erste Abrechnungsperiode in Bas kürzer oder länger sein kann als normal, bis alle Kunden im gleichen Rhythmus sind.
Layout der ersten Rechnungen aus dem neuen System
Die ersten Lagerrechnungen aus Bas sehen anders aus, als Kunden es gewohnt sind. Vermerken Sie in den ersten 2 Monaten auf der Rechnung, dass sich das Layout aufgrund des Umstiegs auf ein neues System geändert hat. Das verhindert Verwirrung und unnötige Anrufe.
Nach 2 Monaten entfernen Sie diesen Hinweis wieder von Ihrer Rechnungsvorlage.
Bestehende Lagerkunden übertragen
Wenn Sie bereits Lagerkunden in einem alten System oder in Excel haben, müssen Sie diese zu Bas übertragen.
Vorbereitung: Erstellen Sie eine Übersicht all Ihrer aktuellen Lagerkunden: Kundenname, Kontaktdaten, welche Einheiten sie mieten, den Tarif pro Einheit, das Startdatum, das zuletzt abgerechnete Datum (entscheidend) und eventuelle Besonderheiten.
Bereinigen Sie Ihre Daten: einheitliche Namensgebung, korrekte E-Mail-Adressen und Telefonnummern, richtige Tarife.
Schalten Sie Nachrichten AUS: Dies ist entscheidend. Schalten Sie alle automatischen Nachrichten AUS, bevor Sie mit der Eingabe beginnen. Wenn Sie 50 oder mehr Lagerdossiers eingeben, ohne die Nachrichten auszuschalten, erhalten all diese Kunden eine Willkommens-E-Mail. Das wollen Sie nicht.
Geben Sie die Kunden ein: Legen Sie pro Kunde ein Dossier an, verknüpfen Sie die richtigen Lagereinheiten, stellen Sie den Tarif pro Einheit ein, stellen Sie das zuletzt abgerechnete Datum ein (nicht das Startdatum!), stellen Sie die Abrechnungshäufigkeit ein.
Zuletzt abgerechnetes Datum - nicht das Startdatum!: Dies ist das Allerwichtigste. Stellen Sie das zuletzt abgerechnete Datum ein, nicht das Startdatum. Wenn Sie das Startdatum eingeben, versucht das System, alle verpassten Perioden nachträglich abzurechnen.
Beispiel: Kunde ist seit 01.01.2024 eingelagert. Sie haben bis einschließlich 01.02.2026 abgerechnet. Geben Sie als zuletzt abgerechnetes Datum ein: 01.02.2026. Das System übernimmt es ab dann automatisch.
Testen Sie mit einem einzelnen Kunden: Machen Sie nicht alles gleichzeitig. Legen Sie zuerst ein Dossier für einen einzelnen Lagerkunden an, generieren Sie eine Konzeptrechnung, kontrollieren Sie den Betrag, kontrollieren Sie die Buchhaltungsanbindung, und versenden Sie die Rechnung. Erst wenn alles stimmt, fahren Sie mit dem Rest fort.
Tipps
Kontrollieren Sie Konzeptrechnungen immer, bevor Sie sie versenden
Bei Massenabrechnung: stichprobenartige Kontrolle reicht nach dem ersten Mal aus
Informieren Sie Kunden vorab, wenn Sie zu einem neuen System wechseln
Das zuletzt abgerechnete Datum ist bei der Migration entscheidend, nicht das Startdatum
Versenden Sie die erste Lagerrechnung separat von der Umzugsrechnung
Vermerken Sie in den ersten 2 Monaten auf der Rechnung, dass sich das Layout durch das neue System geändert hat
Bei kurzer Lagerung: rechnen Sie direkt für die gesamte Periode ab und stellen Sie das zuletzt abgerechnete Datum auf das voraussichtliche Auslagerungsdatum ein
Achtung
Konzeptrechnungen werden NICHT automatisch versendet
Bei Umstieg von vierwöchentlich auf monatlich: der Jahresbetrag bleibt gleich, aber der Monatspreis ist etwas höher als das 4-Fache des Wochenpreises
Schalten Sie Nachrichten AUS beim Übertragen bestehender Lagerkunden
Testen Sie immer mit einem einzelnen Kunden, bevor Sie alles in großen Mengen eingeben
Geben Sie NIEMALS null Euro als Lagerpreis ein - ein Container mit EUR 0 generiert keine Rechnung
Geben Sie IMMER den Tarif pro Container ein, nie alles auf einen Container und den Rest auf null
Inflation auf Lagertarife können Sie nicht selbst durchführen - wenden Sie sich an den Bas-Support
Nächster Artikel: Labels drucken und QR-Codes scannen