Nicht die gesamte Kommunikation mit Kunden läuft über Bas. Manchmal erhalten Sie einen Lageplan per E-Mail, eine Bestätigung einer Halteverbotszone oder spezifische Wünsche des Kunden. Mit der E-Mail-Weiterleitung leiten Sie diese E-Mails an Bas weiter, damit Sie sie mit dem richtigen Vorgang verknüpfen können. So finden Sie die gesamte relevante Kommunikation an einem Ort.
Wie funktioniert das?
Bas verfügt über eine eindeutige E-Mail-Adresse, die zu Ihrem Konto gehört. E-Mails, die Sie an diese Adresse weiterleiten, landen bei Kommunikation in Bas. Von dort aus verknüpfen Sie sie manuell mit dem richtigen Vorgang.
Schritt | Was passiert |
Weiterleiten | Sie leiten eine E-Mail an die Bas-E-Mail-Adresse weiter |
Empfang | Die E-Mail erscheint bei Kommunikation in Bas |
Verknüpfen | Sie verknüpfen die E-Mail mit einem Vorgang |
Speichern | Anhänge können Sie in die Dokumente des Vorgangs kopieren |
Schritt 1 - Bas-E-Mail-Adresse nachschlagen
Sie finden die eindeutige E-Mail-Adresse in den Einstellungen von Bas.
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Features
Scrollen Sie ganz nach unten
Sie sehen eine eindeutige E-Mail-Adresse (diese ist spezifisch für Ihr Konto)
Klicken Sie auf Kopieren, um die Adresse in Ihre Zwischenablage zu kopieren
Erwartetes Ergebnis: Sie haben die Bas-E-Mail-Adresse kopiert.
Tipp: Speichern Sie diese E-Mail-Adresse als Kontakt in Ihrem E-Mail-Programm (z. B. unter dem Namen „Bas-E-Mail-Adresse"). Dann müssen Sie sie nicht jedes Mal erneut nachschlagen.
Schritt 2 - E-Mail weiterleiten
Jetzt, da Sie die Adresse haben, können Sie relevante E-Mails weiterleiten.
Öffnen Sie die E-Mail, die Sie verknüpfen möchten, in Ihrem E-Mail-Programm (Outlook, Gmail, Thunderbird usw.)
Klicken Sie auf Weiterleiten (Forward)
Fügen Sie die Bas-E-Mail-Adresse in das Feld An ein
Klicken Sie auf Senden
Erwartetes Ergebnis: Die E-Mail (inklusive Anhänge) wird an Bas weitergeleitet.
Schritt 3 - E-Mail mit einem Vorgang verknüpfen
Die weitergeleitete E-Mail erscheint in Bas bei Kommunikation. Von dort aus verknüpfen Sie sie mit dem richtigen Vorgang.
Gehen Sie in Bas zu Kommunikation
Sie sehen die weitergeleitete E-Mail in der Liste
Klicken Sie auf die E-Mail, um sie zu öffnen
Klicken Sie auf Mit Auftrag verknüpfen
Geben Sie die Vorgangsnummer ein oder suchen Sie nach Kundenname
Wählen Sie den richtigen Vorgang aus
Klicken Sie auf Verknüpfen
Erwartetes Ergebnis: Die E-Mail ist mit dem Vorgang verknüpft und bei der Kommunikation dieses Auftrags sichtbar.
Schritt 4 - Anhänge als Dokument speichern
Wenn die E-Mail Anhänge enthält (Lageplan, Foto, PDF), können Sie diese direkt bei den Dokumenten des Vorgangs speichern.
Öffnen Sie die verknüpfte E-Mail im Vorgang
Klicken Sie auf In Dokumente kopieren
Das Dokument wird der Dokumentenliste des Vorgangs hinzugefügt
Erwartetes Ergebnis: Der Anhang befindet sich jetzt bei den Dokumenten des Vorgangs.
Tipp: Beim Kopieren in die Dokumente werden Sie gefragt, ob Sie das Dokument sichtbar in der App machen möchten. Aktivieren Sie dies, wenn Ihre Umzugshelfer das Dokument sehen können müssen (z. B. einen Lageplan oder eine Halteverbotszonen-Genehmigung). Lassen Sie es bei internen Dokumenten deaktiviert.
Achtung: Die Einstellung „sichtbar in der App" kann nach dem Hochladen nicht mehr geändert werden. Wenn Sie sie anpassen möchten, müssen Sie das Dokument löschen und erneut hochladen.
Welche E-Mails weiterleiten und welche nicht?
Nicht jede E-Mail muss in Bas stehen. Leiten Sie nur Kommunikation weiter, die für die Ausführung des Auftrags relevant ist.
Weiterleiten | Nicht weiterleiten |
Lagepläne und Zeichnungen | „Wann kommt ihr?“ |
Halteverbotszonen-Genehmigungen | Allgemeine Fragen zum Umzug |
Spezifische Kundenwünsche (z. B. zusätzliche Packarbeiten) | Informelle Bestätigungen |
Absprachen über Zugang oder Schlüssel | Angebotsanfragen (diese laufen über den Verkaufsprozess) |
Dokumente von Auftraggebern (Packanweisungen, Sonderwünsche) | Interne E-Mails |
Einschränkungen
Es gibt ein paar Dinge, die Sie über die E-Mail-Weiterleitung in Bas wissen sollten:
Einschränkung | Erläuterung |
Manuelles Verknüpfen | Sie müssen jede E-Mail manuell mit einem Vorgang verknüpfen. Es gibt keine automatische Verknüpfung anhand einer Referenznummer oder eines Kundennamens |
Nur Weiterleiten | Aus Bas heraus können Sie keine E-Mails zurücksenden. Die reguläre Kundenkommunikation erfolgt über Ihr eigenes E-Mail-Programm |
Einbahnrichtung | E-Mails gelangen nur dann in Bas, wenn Sie sie weiterleiten. Es gibt keine automatische Synchronisierung mit Ihrem Posteingang |
Achtung: Eine automatische Verknüpfung anhand einer Referenznummer in der E-Mail ist nicht möglich. Danach wird regelmäßig gefragt, aber dies wurde bewusst nicht eingebaut. Sie leiten die E-Mail weiter und verknüpfen sie selbst mit dem richtigen Vorgang.
Tipps
Speichern Sie die Bas-E-Mail-Adresse als Kontakt. Das erspart Ihnen Suchaufwand. Geben Sie ihr einen eindeutigen Namen wie „Bas - Vorgangs-E-Mail".
Leiten Sie nur weiter, was relevant ist. Bas ist kein Archiv für alle Ihre E-Mails. Bewahren Sie nur Kommunikation auf, die Ihre Kollegen für die Ausführung benötigen.
Nutzen Sie „sichtbar in der App" bewusst. Lagepläne und Halteverbotszonen-Genehmigungen müssen Ihre Umzugshelfer sehen können. Interne E-Mails nicht.
Mitarbeiter im Außendienst können ebenfalls Dokumente hochladen. Über die Mitarbeiter-App können Umzugshelfer selbst Fotos und Dokumente zu einem Vorgang hinzufügen. Nicht alles muss über die E-Mail-Weiterleitung laufen.
Achtung
Keine automatische Verknüpfung. E-Mails werden nicht automatisch mit einem Vorgang verknüpft. Sie müssen sie immer manuell über Kommunikation zuweisen.
„Sichtbar in der App" ist endgültig. Diese Einstellung kann nach dem Hochladen nicht mehr angepasst werden. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob Sie die richtige Wahl treffen.
Weiterleiten ist kein Ersatz für Benachrichtigungen. Automatische Nachrichten (Angebot, Rechnung, Bestätigung) laufen über die Benachrichtigungen in Bas. Die E-Mail-Weiterleitung ist für eingehende Kommunikation gedacht, die Sie bei einem Vorgang aufbewahren möchten.
Nächster Schritt: Features einrichten - legen Sie fest, wie Bas mit Angeboten, Dokumenten und Kundenkommunikation umgeht.