Bevor Sie in Bas den Bestand führen können, müssen Sie mindestens einen Lieferanten anlegen. Ohne Lieferanten sind die Schaltflächen für den Wareneingang grau und inaktiv - Sie können dann schlicht keinen Bestand erfassen. Ein Lieferant muss nur einmal angelegt werden und ist danach wiederverwendbar für alle Ihre Kartons und Materialien.
Die Bestandsverwaltung in Bas funktioniert automatisch: Der Bestand wird bei Ausgabe an einen Kunden verringert und bei einer neuen Lieferung, die Sie als Wareneingang melden, erhöht. So haben Sie immer einen aktuellen Überblick darüber, was sich in Ihrem Lager befindet.
Schritt 1 - Lieferantenübersicht öffnen
Gehen Sie zu WMS > Lieferanten. Sie sehen hier eine Übersicht aller Lieferanten, die im System stehen. Bei einer neuen Umgebung ist diese Übersicht leer.
Klicken Sie auf Neuer Lieferant, um Ihren ersten Lieferanten hinzuzufügen.
Schritt 2 - Lieferantendaten eingeben
Geben Sie die folgenden Daten ein:
Feld | Was Sie eingeben | Beispiel |
Name | Der offizielle Name Ihres Lieferanten | Voorbeeld Verpakkingen |
BTW-nummer | Die BTW-Identifikationsnummer | NL123456789B01 |
Website | Die URL inklusive https:// | https://www.voorbeeldverpakkingen.nl |
E-Mail-Adresse | Kontaktadresse des Lieferanten | |
Telefonnummer | Telefonnummer für Bestellungen | 010-1234567 |
Nicht alle Felder sind Pflichtfelder. Der Name ist das Minimum, aber je mehr Sie ausfüllen, desto vollständiger wird Ihre Einkaufsverwaltung.
Achtung: Fügen Sie bei der Website immer https:// am Anfang hinzu. Ohne https:// wird der Link nicht korrekt gespeichert.
Klicken Sie auf Speichern. Ihr Lieferant ist jetzt angelegt und sofort verfügbar, um mit Kartons und Materialien verknüpft zu werden.
Schritt 3 - Lieferanten mit Kartons oder Material verknüpfen
Jetzt, da Ihr Lieferant besteht, verknüpfen Sie ihn mit Ihren Kartons und Materialien. Gehen Sie zu WMS > Kartons und öffnen Sie einen bestehenden Kartontyp (oder legen Sie einen neuen Karton an).
Klicken Sie auf das Feld Lieferant
Wählen Sie den Lieferanten aus der Liste (zum Beispiel "Voorbeeld Verpakkingen")
Geben Sie den Einkaufspreis ein (was Sie pro Stück bezahlen, exklusive BTW)
Klicken Sie auf Speichern
Wenn Sie denselben Lieferanten für mehrere Kartontypen verwenden, wählen Sie einfach denselben Lieferanten aus der Liste. Sie müssen ihn nicht erneut anlegen.
Warum den Einkaufspreis eingeben?
Der Einkaufspreis wirkt wie ein kleines Detail, erschließt aber wertvolle Dashboards:
Preisentwicklung - Sie sehen, wie sich Ihre Einkaufspreise über die Zeit entwickeln
Ausstehender Wert - Sie sehen genau, wie viele Kartons bei Kunden stehen und was sie wert sind
Kartonverlust in Euro - Sie sehen nicht nur, wie viele Kartons Sie verlieren, sondern auch, was das kostet
Einkaufsübersicht pro Lieferant - Sie haben einen vollständigen Überblick über Ihre Einkaufskosten
Tipp: Geben Sie den Einkaufspreis immer ein, auch wenn Sie den genauen Betrag nicht sofort zur Hand haben. Eine Schätzung ist besser als nichts. Ein Umzugsunternehmen entdeckte über das Dashboard, dass 27.000 Kartons bei Kunden ausstanden, mit einem Wert von 51.000 Euro. Ohne Einkaufspreis hätte dieser Einblick gefehlt.
Schritt 4 - Wareneingang melden
Jetzt, da Sie einen Lieferanten verknüpft haben, ist die Schaltfläche Wareneingang melden aktiv (nicht mehr grau). Damit erfassen Sie, dass eine neue Lieferung eingetroffen ist.
Gehen Sie zu WMS > Kartons
Öffnen Sie den Kartontyp, den Sie melden möchten (zum Beispiel "Standard-Umzugskarton")
Klicken Sie auf Wareneingang melden
Wählen Sie den Lieferanten (zum Beispiel "Voorbeeld Verpakkingen")
Klicken Sie auf Empfangen
Geben Sie die Anzahl ein (zum Beispiel 500)
Klicken Sie auf Speichern
Erwartetes Ergebnis: Der Bestand dieses Kartontyps ist jetzt um 500 Stück erhöht. Das sehen Sie in der Bestandsübersicht.
Schritt 5 - Bestand im Tagesgeschäft pflegen
Nach dem Melden des Wareneingangs funktioniert der Bestand automatisch:
Aktion | Auswirkung auf den Bestand |
Kartons an Kunden ausgeben | Bestand wird automatisch verringert |
Kartons vom Kunden zurückbekommen | Bestand wird automatisch erhöht |
Neue Lieferung als Wareneingang melden | Bestand wird um die gemeldete Anzahl erhöht |
Sie müssen den Bestand nicht bei jedem Umzug manuell aktualisieren. Umzugshelfer erfassen in der App, wie viele Kartons sie mitnehmen und wie viele sie abholen. Das System erledigt den Rest.
Tipp: Umzugshelfer müssen nicht exakt bis auf den Karton genau zählen. Wenn 100 Kartons ausgegeben wurden und sie ungefähr 100 zurückzählen, dann ist das 100. Das Erfassen von Kartons in der App kostet nur 10 Sekunden pro Karton.
Kartonverlust in der Praxis
Kartonverlust ist bei jedem Umzugsunternehmen Realität. Kunden vergessen, Kartons zurückzubringen, oder bringen weniger zurück, als sie erhalten haben. Ohne Erfassung haben Sie keine Ahnung vom Umfang. Mit Bas erhalten Sie diesen Einblick.
Praktische Faustregeln für Kartonverlust
Situation | Vorgehen |
Weniger als 25 Kartons bei einem Kunden | Nicht nachverfolgen - der Aufwand lohnt sich nicht |
Differenz bis 10% zwischen Ausgabe und Rückgabe | Akzeptieren und abhaken |
Kunde in großer Entfernung mit weniger als 10-15 Kartons | Behalten lassen und ausbuchen |
Mehr als 25 Kartons und mehr als 10% Differenz | Anrufen und Termin zur Abholung vereinbaren |
Warum das wichtig ist
Ein durchschnittliches Umzugsunternehmen bestellt jährlich Tausende Kartons. Ohne Erfassung verschwinden jährlich 10-20%, ohne dass Sie es bemerken. Bei einem Einkauf von 20.000 Euro pro Jahr und einer Verlustquote von 15% sind Sie jährlich 3.000 Euro los für Kartons, die Sie nie wiedersehen.
Mit dem Dashboard in Bas sehen Sie pro Kunde genau, wie viele Kartons ausstehen, wie hoch der Verkaufswert ist und wie hoch der Einkaufswert ist. So können Sie gezielt handeln bei Kunden, bei denen viele Kartons ausstehen.
Dashboard-Einblicke
Sobald Sie Lieferanten, Einkaufspreise und Bestand gut eingerichtet haben, generiert Bas automatisch Einblicke:
Ausstehende Kartons pro Kunde - wie viele Kartons stehen bei welchem Kunden, und wie hoch ist der Wert
Preisentwicklung - wie entwickeln sich Ihre Einkaufspreise pro Lieferant
Bestandsstand - wie viele Kartons haben Sie im Lager, pro Typ
Kartonverlust - wie viele Kartons geben Sie aus im Vergleich zu dem, was Sie zurückbekommen
Einkaufswert versus Verkaufswert - Ihre Marge auf Materialien wird sichtbar
Diese Daten helfen Ihnen, bessere Entscheidungen über Ihre Einkaufspolitik zu treffen und Kartonverlust aktiv zu managen.
Tipps
Legen Sie Ihren Lieferanten an, bevor Sie Kartons hinzufügen. Dann können Sie den Lieferanten sofort verknüpfen und müssen nicht später zurückgehen.
Ein Lieferant muss nur einmal angelegt werden. Verwenden Sie denselben Lieferanten für alle Kartontypen, die Sie bei dieser Partei beziehen.
Geben Sie den Einkaufspreis immer ein. Ohne Einkaufspreis fehlen Ihnen alle Dashboard-Einblicke zu Preisentwicklung, ausstehendem Wert und Kartonverlust.
Melden Sie Ihren Startbestand erst kurz vor dem Livegang. Während der Testphase wird das System bereinigt, einschließlich der Bestandsstände. Zählen und Eintragen hat erst Sinn, wenn Sie wirklich mit dem System arbeiten.
Legen Sie eine Schwelle für Kartonverlust fest. Nicht jede Differenz ist es wert, verfolgt zu werden. Konzentrieren Sie sich auf Kunden mit mehr als 25 Kartons und mehr als 10% Differenz.
Achtung
Kein Lieferant = kein Wareneingang melden. Ohne Lieferanten bleiben die Schaltflächen für die Bestandserfassung grau und inaktiv. Dies ist der häufigste Grund, warum neue Benutzer keinen Bestand eingeben können.
Einkaufspreis überspringen bedeutet, dass Ihnen der Einblick in Kartonverlust in Euro fehlt, Sie keine Preisentwicklung verfolgen können und keinen ausstehenden Wert pro Kunde sehen. Bei größeren Unternehmen läuft dies auf Tausende Euro pro Jahr an unsichtbarem Verlust hinaus.
Bestand während der Testphase eintragen ist sinnlos. Das System wird vor dem Livegang bereinigt und alle Bestandsstände werden zurückgesetzt. Tragen Sie Ihren tatsächlichen Startbestand erst ein, wenn Sie wirklich mit dem System arbeiten.
Website ohne https:// wird beim Lieferanten nicht korrekt gespeichert. Geben Sie immer die vollständige Adresse inklusive Protokoll ein.
Nächster Schritt: Material hinzufügen - fügen Sie Umzugsmaterialien wie Möbellifte, Rollcontainer und Decken hinzu.