Bevor Sie mit der Einrichtung Ihres Kontos beginnen, prüfen Sie zunächst die Unternehmenseinstellungen. Die Daten, die Sie hier eingeben, erscheinen auf all Ihren Dokumenten: Angeboten, Rechnungen, Gutschriften und Arbeitsscheinen.
Schritt 1 - Firmendaten öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmen. Sie sehen hier eine Übersicht aller Firmendaten, die im System stehen. Bei einem neuen Konto sind die meisten Felder bereits auf Basis Ihrer Registrierung ausgefüllt, aber prüfen Sie alles sorgfältig.
Schritt 2 - Basisdaten prüfen
Prüfen Sie die folgenden Felder und ergänzen Sie diese bei Bedarf:
Feld | Was tragen Sie ein | Beispiel |
Firmenname | Ihr offizieller Firmenname, wie bei der KvK registriert | Voorbeeld Verhuizingen B.V. |
KvK-nummer | Ihre 8-stellige KvK-Nummer | 12345678 |
BTW-nummer | NL + 12 Zeichen (Ziffern und Buchstaben) | NL123456789B01 |
IBAN | Ihr Geschäftskonto | NL00BANK0123456789 |
Adresse | Die Niederlassungsadresse Ihres Unternehmens | Voorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam |
Telefonnummer | Ihre Hauptnummer | 010-1234567 |
E-Mail-Adresse | Die Info-Adresse, die Kunden sehen |
Warum ist das wichtig?
Diese Daten werden automatisch in all Ihre Dokumente übernommen. Wenn Ihr BTW-nummer nicht stimmt, steht es falsch auf jeder Rechnung, die Sie versenden. Wenn Ihr IBAN nicht stimmt, können Kunden nicht auf die richtige Kontonummer überweisen.
Feld für Feld erklärt
Firmenname - Verwenden Sie immer den vollständigen, offiziellen Namen, wie bei der Kamer van Koophandel registriert. Also "Voorbeeld Verhuizingen B.V.", nicht "Voorbeeld Verhuizingen" oder "TH Verhuizingen". Dieser Name erscheint oben auf Ihren Rechnungen und Angeboten.
KvK-nummer - Dies ist Ihre 8-stellige Registrierungsnummer bei der Kamer van Koophandel. Sie finden sie auf Ihrem KvK-Auszug oder auf kvk.nl. Sie erscheint in der Fußzeile Ihrer Dokumente.
BTW-nummer - Das niederländische BTW-nummer beginnt immer mit "NL" und endet mit "B01" oder "B02". Das vollständige Format ist NL + 9 Ziffern + B + 2 Ziffern. Beispiel: NL123456789B01. Diese Nummer ist entscheidend für Kunden, die die Umsatzsteuer verlagern möchten.
IBAN - Ihre geschäftliche Kontonummer. Diese erscheint auf Ihren Rechnungen, damit Kunden wissen, wohin sie überweisen müssen. Verwenden Sie immer Ihr Geschäftskonto, nicht Ihr privates.
Achtung: Prüfen Sie Ihr BTW-nummer besonders sorgfältig. Es erscheint auf jeder Rechnung und jedem Angebot. Ein falsches BTW-nummer kann zu Problemen mit der Belastingdienst und mit Kunden führen, die die Umsatzsteuer verlagern möchten.
Schritt 3 - Logo hochladen
Ihr Logo erscheint auf all Ihren Dokumenten und in den E-Mails, die das System an Ihre Kunden sendet.
Wie laden Sie Ihr Logo hoch?
Klicken Sie auf das Logo-Feld (oder auf Hochladen, falls noch kein Logo vorhanden ist)
Wählen Sie Ihre Logo-Datei aus
Das Logo wird sofort als Vorschau angezeigt
Klicken Sie auf Speichern
Welches Dateiformat?
Format | Geeignet? | Erläuterung |
SVG | Beste Wahl | Skaliert perfekt mit, immer scharf in jeder Größe. Dies ist das empfohlene Format. |
PNG | Akzeptabel | Mindestens 300x300 Pixel. Verwenden Sie bevorzugt ein PNG mit transparentem Hintergrund. Maximal 2 MB. |
JPG | Nicht empfohlen | Keine Transparenz möglich, kann auf Dokumenten unprofessionell wirken. |
Tipp: Bitten Sie Ihren Grafikdesigner um eine SVG-Version Ihres Logos. SVG liefert immer die beste Qualität, unabhängig vom Format des Dokuments.
Achtung: Ein Logo ohne transparenten Hintergrund (zum Beispiel ein JPG mit einer weißen Fläche) kann auf Dokumenten mit einer anderen Hintergrundfarbe als Weiß unschön auffallen. Verwenden Sie bevorzugt SVG oder PNG mit transparentem Hintergrund.
Schritt 4 - Unterschrift einrichten
Die Firmenunterschrift wird verwendet, wenn ein Kunde ein Angebot digital annimmt. Der Kunde setzt seine Unterschrift, und Ihre Firmenunterschrift erscheint automatisch auf dem unterschriebenen Dokument.
Wie richten Sie die Unterschrift ein?
Gehen Sie zum Feld Unterschrift
Geben Sie den Firmennamen ein - dies ist meist der offizielle Firmenname
Klicken Sie auf Speichern
Tipp: Schreiben Sie den Firmennamen vollständig aus, zum Beispiel "Voorbeeld Verhuizingen B.V.". Dies erscheint als digitale Unterschrift auf dem Dokument, neben der Unterschrift des Kunden. Ein Upload-Feld für ein echtes Unterschriftsbild gibt es nicht - das System verwendet den eingegebenen Text.
Schritt 5 - Daten speichern
Haben Sie alle Felder geprüft und ergänzt? Klicken Sie dann auf Speichern. Ihre Firmendaten sind nun eingerichtet und werden automatisch in all Ihren Dokumenten verwendet.
Tipp: Erstellen Sie nach dem Speichern ein Testangebot oder eine Testrechnung und sehen Sie sich die PDF an. So sehen Sie sofort, wie Ihre Firmendaten und Ihr Logo auf einem echten Dokument aussehen. Stimmt etwas nicht? Gehen Sie zurück zu den Einstellungen und passen Sie es an.
Wo erscheinen Ihre Firmendaten?
Ihre Firmendaten werden an mehreren Stellen in Bas verwendet:
Stelle | Welche Daten |
Angebote | Logo, Firmenname, Adresse, KvK, BTW, Kontaktdaten |
Rechnungen | Logo, Firmenname, Adresse, KvK, BTW, IBAN, Kontaktdaten |
Gutschriften | Gleich wie Rechnungen |
Arbeitsscheine | Logo, Firmenname, Kontaktdaten |
E-Mails an Kunden | Logo, Firmenname, Kontaktdaten |
Mitarbeiter-App | Firmenname und Logo |
Kundenportal | Logo und Kontaktdaten |
Es ist daher wichtig, dass alle Daten auf Anhieb korrekt sind. Ein Fehler in Ihren Unternehmenseinstellungen wirkt sich auf alles aus, was das System produziert.
Tipps
Prüfen Sie Ihre Daten bei der KvK. Kopieren Sie Ihren Firmennamen, Ihre KvK-Nummer und Ihr BTW-nummer direkt vom KvK-Auszug. So vermeiden Sie Tippfehler.
Verwenden Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Eine info@-Adresse wirkt professioneller als eine private Gmail-Adresse auf Ihren Rechnungen.
Laden Sie Ihr Logo als SVG hoch. Dies ist eine einmalige Investition, die dafür sorgt, dass Ihre Dokumente immer scharf aussehen, unabhängig vom Format.
Erstellen Sie ein Testdokument. Nach dem Speichern Ihrer Einstellungen: Erstellen Sie ein Testangebot und sehen Sie sich die PDF an. So sehen Sie sofort, ob alles stimmt.
Achtung
Falsches BTW-nummer ist der folgenreichste Fehler. Es erscheint auf jeder Rechnung und jedem Angebot. Prüfen Sie diese Nummer immer mit Ihrem KvK-Auszug.
Logo nicht im SVG-Format liefert schlechte Qualität in PDF-Dokumenten. Ein kleines oder unscharfes Logo auf Ihrem Angebot macht keinen professionellen Eindruck.
IBAN nicht ausfüllen bedeutet, dass Kunden keine Kontonummer auf Ihren Rechnungen sehen. Füllen Sie dies immer aus, auch wenn Sie mit iDeal (Mollie) arbeiten.
Firmenname nicht offiziell - verwenden Sie immer den Namen, wie bei der KvK registriert. "Voorbeeld Verhuizingen" ist für Ihre Kunden und die Belastingdienst nicht dasselbe wie "Voorbeeld Verhuizingen B.V.".
Nächster Schritt: Mehrere Marken und Identitäten - arbeiten Sie mit mehreren Handelsnamen? Lesen Sie hier, wie Sie Identitäten einrichten.