Für die Nachrichten, die Bas an Ihre Kunden sendet, verwenden Sie die Corporate Identity Ihres Unternehmens. Sie können Logo, Farben und Texte anpassen, damit die Nachrichten zu Ihrem eigenen Kommunikationsstil passen.
Der Benachrichtigungs-Editor
Die Nachrichten verwenden einen visuellen Drag-and-Drop-Editor - denselben Editor wie für Dokumentvorlagen. Wenn Sie bereits wissen, wie Sie eine Angebotsvorlage erstellen, können Sie dasselbe für Benachrichtigungen tun.
Tipp: Möchten Sie mehr über den Editor erfahren? Lesen Sie den Artikel Angebotsvorlage erstellen. Die Arbeitsweise ist identisch, nur die verfügbaren Variablen unterscheiden sich.
Verfügbare Blöcke
Sie können die folgenden Blöcke verwenden, um Ihre Nachrichten zu gestalten:
Spalten - teilen Sie Ihre Nachricht in mehrere Spalten auf
Button - fügen Sie Schaltflächen hinzu (z. B. „Angebot ansehen“)
Trennlinie - Trennlinien zwischen Abschnitten
Rubrik - Überschriften und Titel
Absatz - Textblöcke
Bild - Logos, Badges, Fotos
Menü - Navigationselemente
HTML - für erweiterte Anpassungen
Tabelle - strukturierte Daten
Schritt 1 - Benachrichtigungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen > Arbeitsweise > Kundenbenachrichtigungen. Sie sehen eine Übersicht aller 13 Nachrichten. Klicken Sie auf eine Nachricht, um sie zu öffnen.
Bei jeder Nachricht sehen Sie die verfügbaren Sprachen (standardmäßig Niederländisch und Englisch). Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der Sprache, um den Editor zu öffnen.
Schritt 2 - Corporate Identity einstellen
Logo hochladen
Klicken Sie auf das Logo-Element oben in der Nachricht
Laden Sie Ihr Logo hoch (PNG oder SVG)
Passen Sie die Größe an
Tipp: Verwenden Sie für E-Mail-Vorlagen vorzugsweise ein PNG mit weißem Hintergrund statt eines transparenten PNGs. Manche E-Mail-Programme (z. B. der dunkle Modus von Outlook) geben transparenten Hintergründen eine dunkle Farbe, wodurch Ihr Logo unleserlich werden kann.
Farben einstellen
Wählen Sie ein Element aus (z. B. die Hintergrundfarbe des Headers oder der Schaltflächen)
Öffnen Sie den Farbwähler
Geben Sie Ihre Unternehmensfarbe als Hex-Code ein (z. B. #003366)
Übernehmen Sie die Änderung
Bewertungs-Badges und Sterne hinzufügen
Möchten Sie Ihren Google-Score, Ihr RVB-Gütesiegel oder Ihr Topmovers-Logo in Ihren Nachrichten anzeigen? Fügen Sie unten in der Nachricht einen Bildblock mit Ihren Badges hinzu.
Sie können Ihren Nachrichten auch ein Bewertungsbild mit Sternen hinzufügen. Denken Sie an ein Bild mit Ihrem Google-Bewertungswert und Sternen. Das stärkt das Vertrauen beim Kunden und motiviert ihn, ebenfalls eine Bewertung zu hinterlassen.
Tipp: Stellen Sie die Corporate Identity bei einer Nachricht ein (z. B. der Angebotsnachricht) und kopieren Sie diesen Stil dann zu den anderen Nachrichten. Das erspart Ihnen 12 Mal denselben Arbeitsschritt.
Blöcke als wiederverwendbares Element speichern
Haben Sie einen Block erstellt, den Sie in mehreren Nachrichten verwenden möchten (z. B. Ihre Fußzeile mit Kontaktdaten oder ein Bewertungs-Badge)? Speichern Sie den Block als wiederverwendbares Element. Sie können ihn dann in jede andere Nachricht einfügen, ohne ihn erneut gestalten zu müssen. Das macht das Bearbeiten Ihrer Nachrichten deutlich effizienter.
Schritt 3 - Variablen hinzufügen
Variablen werden automatisch mit Daten aus dem Vorgang gefüllt. Sie fügen sie über das Dropdown-Menü Variablen im Editor hinzu - Sie müssen keinen Code schreiben.
Wie fügen Sie eine Variable hinzu?
Klicken Sie in einen Textblock, wo Sie eine Variable einfügen möchten
Klicken Sie auf die Schaltfläche Variablen in der Symbolleiste
Wählen Sie eine Kategorie (Termin, Identität, Kunde, Mitarbeiter, Adresse)
Klicken Sie auf die Variable, die Sie einfügen möchten
Die Variable wird automatisch im Format ##{{variabelenaam}} hinzugefügt. Beim Versenden wird diese durch den tatsächlichen Wert ersetzt.
Verfügbare Variablen
Die Variablen sind in Kategorien gruppiert:
Termin
Datum - Datum des Termins/Umzugs
Endzeit - Geschätzte Endzeit
Startzeit - Startzeit des Termins
Identität (Unternehmensdaten)
Daten Ihres Unternehmens, wie Firmenname, Logo, Kontaktdaten usw.
Kunde
Anrede - Die Anrede (Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau)
Nachname - Nachname des Kunden
Firmenname - Name des Unternehmens (Geschäftskunden)
USt-IdNr - USt-IdNr des Kunden
E-Mail - E-Mail-Adresse
Ansprechpartner Rechnungsstellung - Name des Ansprechpartners für die Rechnungsstellung
Rechnungsadresse - Rechnungsadresse
Hauptansprechpartner - Name des Hauptansprechpartners
Kundennummer - Eindeutige Kundennummer
Und mehr...
Mitarbeiter
Nachname - Nachname des zugewiesenen Mitarbeiters
E-Mail - E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
Mobilnummer - Mobiltelefonnummer
Telefonnummer - Festnetznummer
Vorname - Vorname des Mitarbeiters
Adresse
Hausnummer - Hausnummer der Adresse
Land - Land
Postleitzahl - Postleitzahl
Stadt - Ortsname
Straßenname - Straßenname
Beispiel
Sie möchten eine persönliche Begrüßung mit dem Vornamen des Kunden:
Klicken Sie in den Textblock
Tippen Sie „Liebe(r) “
Klicken Sie auf Variablen > Kunde > Vorname
Das Ergebnis: „Liebe(r) ##{{klant.voornaam}}“
Beim Versenden wird dies automatisch zu: „Liebe(r) Jan“
Intelligenter Text
Neben Variablen verfügt der Editor auch über eine Funktion Intelligenter Text. Diese kann beim Formulieren professioneller Nachrichten helfen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Intelligenter Text in der Symbolleiste, um sie zu verwenden.
Erweitert: If-Anweisungen (bedingter Text)
Möchten Sie Text auf Basis bestimmter Bedingungen anzeigen? Sie können If-Anweisungen mit Twig/Jinja2-Syntax verwenden.
Beispiel
{% if employee.firstName == 'Casper' and employee.lastName == 'Janssen' %}Wie besprochen, hiermit eine kurze Bestätigung des soeben vereinbarten Termins:{% else %}Hiermit bestätigen wir den Termin:{% endif %}Achtung: If-Anweisungen sind für fortgeschrittene Anwender. Für die meisten Nachrichten benötigen Sie nur Variablen.
Schritt 4 - Mehrsprachige Nachrichten
Standardmäßig sind alle 13 Nachrichten in Niederländisch und Englisch verfügbar. Das System versendet automatisch die passende Sprachversion basierend auf der Spracheinstellung des Vorgangs.
Nachrichten übersetzen
Öffnen Sie eine Nachricht
Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben der englischen Version
Passen Sie den Text an (die Struktur und Variablen bleiben gleich)
Speichern
Die meisten Nachrichten haben bereits eine englische Standardübersetzung. Prüfen Sie, ob die Übersetzung zu Ihrem Unternehmen passt, und passen Sie sie bei Bedarf an.
Anhänge bei Benachrichtigungen
Sie können Anhänge zu einer Benachrichtigung hinzufügen. Denken Sie an Packanweisungen, allgemeine Geschäftsbedingungen oder eine Broschüre. Der Anhang wird automatisch bei jeder Nachricht dieses Typs mitgesendet.
Beispiel
Sie fügen der Nachricht „Umzug rückt näher“ eine PDF mit Packanweisungen hinzu. Jeder Kunde, der diese Nachricht erhält, bekommt automatisch die Packanweisungen als Anhang mit. Sie müssen dies nicht pro Vorgang einstellen.
Tipp: Halten Sie Anhänge kompakt (max. ein paar MB). Große Anhänge erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail im Spamfilter landet.
Bcc einstellen
Sie können eine Bcc-Adresse einstellen, sodass eine Kopie jeder versendeten E-Mail an eine interne Adresse geht.
Wofür ist Bcc praktisch?
Ihre eigene Verwaltung - Sie erhalten eine Kopie jeder Nachricht, die an Kunden geht
Ihr Steuerberater - automatisch eine Kopie versendeter Rechnungen
Buchhaltungsanbindung - manche Buchhaltungsprogramme (wie AFAS) verarbeiten Rechnungen über Bcc
Wie stellen Sie Bcc ein?
Gehen Sie zu Einstellungen > Benachrichtigungen > Bcc und geben Sie die E-Mail-Adresse ein.
Tipp: Stellen Sie Bcc auf eine allgemeine Unternehmensadresse ein (z. B. [email protected]), damit mehrere Kollegen die Kopie einsehen können.
Tipps
Stellen Sie die Corporate Identity bei einer Nachricht ein und kopieren Sie sie zu den übrigen. Logo, Farben und Badges müssen Sie nur einmal einstellen.
Speichern Sie häufig verwendete Blöcke als wiederverwendbares Element. Erspart Gestaltungsarbeit bei jeder Nachricht.
Gehen Sie jede Nachricht einmal durch. Lesen Sie den Text, prüfen Sie die Variablen und passen Sie bei Bedarf an. Das kostet eine halbe Stunde, verhindert aber fehlerhafte Nachrichten.
Nutzen Sie Bcc an Ihre eigene E-Mail-Adresse. So erhalten Sie eine Kopie jeder Nachricht und können prüfen, ob alles gut aussieht.
Testen Sie den Angebots-Annahmelink. Senden Sie ein Testangebot an Ihre eigene E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Link und durchlaufen Sie den Annahmeprozess. Funktioniert der Link? Stimmt der Text? Funktioniert die digitale Unterschrift?
Verwenden Sie ein PNG mit weißem Hintergrund für Ihr Logo. Verhindert Probleme im dunklen Modus von E-Mail-Programmen.
Verwenden Sie Variablen über das Dropdown-Menü. Sie müssen keinen Code schreiben - klicken Sie einfach auf Variablen und wählen Sie, was Sie benötigen.
Achtung
Das System versendet echte E-Mails. Verwenden Sie fiktive E-Mail-Adressen beim Testen (z. B. [email protected]).
Englische Version prüfen. Die englischen Standardübersetzungen sind generisch. Wenn Sie internationale Kunden haben, prüfen Sie, ob die Texte zu Ihrem Kommunikationsstil passen.
Bcc bei der Buchhaltungsanbindung vergessen. Wenn Ihr Buchhaltungsprogramm Rechnungen über Bcc verarbeitet (wie bei manchen AFAS-Konfigurationen), müssen Sie Bcc einstellen, bevor Sie die erste Rechnung versenden.
If-Anweisungen sind optional. Für die meisten Nachrichten benötigen Sie nur Variablen. If-Anweisungen sind nur für fortgeschrittene Anwender, die bedingten Text anzeigen möchten.
Nächster Schritt: Benachrichtigungen verwalten