Bas versendet automatisch E-Mails an Ihre Kunden zu wichtigen Zeitpunkten: wenn Sie ein Angebot versenden, wenn der Umzug näher rückt, wenn die Rechnung bereitsteht. Es gibt 13 Standardnachrichten, und Sie müssen festlegen, welche Sie aktivieren oder deaktivieren möchten.
Ein wichtiger Punkt vorab: Das System versendet echte E-Mails. Dies ist keine Simulation. Wenn Sie eine Nachricht aktiviert lassen und einen Vorgang mit einer echten E-Mail-Adresse anlegen, erhält diese Person eine E-Mail. Seien Sie sich dessen bewusst, besonders während der Test- und Übungsphase.
Die 13 Standardnachrichten
# | Nachricht | Wann wird sie versendet |
1 | Bestätigung Besichtigungstermin | Nach dem Einplanen eines Besichtigungstermins |
2 | Angebot | Wenn Sie ein Angebot aus dem Vorgang versenden |
3 | Erinnerung Angebot | Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer des Angebots |
4 | Zustimmung zum Angebot | Bestätigung, nachdem der Kunde das Angebot digital akzeptiert |
5 | Umzug eingeplant | Nach dem Einplanen des ersten Umzugstermins |
6 | Umzug rückt näher | X Tage vor dem Umzugsdatum |
7 | Bestätigung Termin Kartonabholung | Bestätigung des Termins für die Kartonabholung |
8 | Termine geändert | Bei einer Änderung in der Planung |
9 | Rechnung | Wenn Sie eine Rechnung aus dem Vorgang versenden |
10 | Erinnerung Rechnung | Nach Ablauf der Zahlungsfrist |
11 | 2. Erinnerung Rechnung | Nach der ersten Erinnerung, falls noch nicht bezahlt |
12 | Mahnung Rechnung | Nach der zweiten Erinnerung, formelle Mahnung |
13 | Zahlung erhalten | Bestätigung nach Zahlungseingang (Mollie-Anbindung) |
Nachrichten sind mit Dokumentvorlagen verknüpft
Wichtig: Sie können keine eigenständige Nachricht mit eigenen Auslösern erstellen. Nachrichten sind immer mit einer Dokumentvorlage verknüpft. Das bedeutet:
Sie können keinen eigenen Ablauf bauen wie „sende Nachricht X, wenn Y passiert“
Die 13 Standardnachrichten haben feste Auslöse-Zeitpunkte (im System eingebaut)
Möchten Sie eine neue Nachricht hinzufügen? Erstellen Sie zunächst eine Dokumentvorlage und verknüpfen Sie anschließend eine Nachricht damit
Beispiel für das Hinzufügen neuer Nachrichten:
Erstellen Sie eine Dokumentvorlage für „Lagerrechnung“
Gehen Sie zu Dokumente > verknüpfen Sie eine Benachrichtigung mit der Vorlage
Jetzt versendet das System automatisch bei jeder Lagerrechnung eine Nachricht
Sie können also nur Nachrichten hinzufügen, die zu einem Dokumenttyp gehören. Sie können keine beliebige Nachricht erstellen, die zu einem selbst gewählten Zeitpunkt versendet wird.
Welche Nachrichten empfohlen EIN
Diese Nachrichten sollten Sie immer aktivieren:
Nachricht | Warum ein |
Angebot | Ihr Kunde erwartet eine Bestätigung. Das Angebot enthält den Annahme-Link, mit dem der Kunde digital unterschreiben kann. |
Rechnung | Ihr Kunde erwartet die Rechnung per E-Mail. Enthält gegebenenfalls den Mollie-Zahlungslink. |
Zustimmung zum Angebot | Bestätigung nach der Unterschrift. Ordentlich und professionell. |
Umzug rückt näher | 3 bis 5 Tage im Voraus. Der Kunde weiß, dass es bald soweit ist, und kann die Details prüfen. |
Bestätigung Besichtigungstermin | Der Kunde erhält eine Bestätigung des Termins. Verhindert Nachfragen. |
Welche Nachrichten optional (meist ein)
Nachricht | Wann nützlich |
Umzug eingeplant | Direkte Bestätigung nach dem Einplanen. Gibt dem Kunden Sicherheit. |
Bestätigung Termin Kartonabholung | Wenn Sie einen Kartonservice anbieten. Der Kunde weiß, wann die Kartons gebracht werden. |
Zahlung erhalten | Wenn Sie Mollie verwenden. Der Kunde erhält eine Zahlungsbestätigung. |
Erinnerung Angebot | Wenn Sie möchten, dass Kunden an abgelaufene Angebote erinnert werden. |
Bei welchen Nachrichten Vorsicht geboten ist
Nachricht | Warum Vorsicht |
Termine geändert | Jede kleine Planungsanpassung löst eine E-Mail an den Kunden aus. Das kann Ärger verursachen, wenn Sie viel in der Planung umschichten. Schalten Sie dies während der Übergangsphase AUS. |
Erinnerung Rechnung | Prüfen Sie zuerst, ob Ihre Zahlungsfristen stimmen. Eine automatische Erinnerung, die zu früh oder zu Unrecht versendet wird, schadet der Kundenbeziehung. |
2. Erinnerung Rechnung | Nur verwenden, wenn Sie ein strenges Inkassoverfahren wünschen. |
Mahnung Rechnung | Formelle Mahnung. Nur verwenden, wenn Sie dies wirklich automatisieren möchten. |
Warum Nachrichten deaktivieren?
Es gibt drei Gründe, Nachrichten zu deaktivieren:
Sie nutzen eigene E-Mail-Vorlagen - Sie versenden lieber manuell Nachrichten aus Ihrem eigenen System
Bestimmte Nachricht nicht relevant - z. B. Bestätigung Kartonabholung, wenn Sie keinen Kartonservice anbieten
Zu viele automatische E-Mails - Kunden finden es störend, wenn sie bei jeder kleinen Anpassung eine E-Mail erhalten
Warum Nachrichten aktivieren?
Es gibt drei Gründe, Nachrichten zu aktivieren:
Automatisch informieren - Kunden erhalten zum richtigen Zeitpunkt die richtige Information
Spart manuelles Mailen - Sie müssen nicht jedes Mal selbst eine E-Mail versenden
Professionelle, konsistente Kommunikation - jeder Kunde erhält das gleiche Serviceniveau
E-Mail-Volumen und Zuverlässigkeit
Über die Bas-Plattform werden monatlich etwa 30.000 E-Mails versendet. Die Spam-Quoten sind minimal. Das bedeutet, dass Ihre Nachrichten zuverlässig im Posteingang Ihrer Kunden ankommen.
Timing automatischer Nachrichten
Einige Nachrichten werden auf Basis einer Zeiteinstellung versendet. Diese können Sie anpassen:
Nachricht | Standard-Timing | Empfohlen |
Umzug rückt näher | 3 Tage im Voraus | 3-5 Tage im Voraus |
Erinnerung Angebot | Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer | Abhängig von Ihrer Richtlinie |
Erinnerung Rechnung | Nach Ablauf der Zahlungsfrist | Prüfen Sie zuerst, ob die Fristen stimmen |
Tipps
Schalten Sie zu Beginn der Übungsphase alle Nachrichten AUS. Aktivieren Sie sie erst wieder, wenn Sie live gehen. Das ist der wichtigste Tipp in diesem gesamten Artikel.
Nutzen Sie Bcc an Ihre eigene E-Mail-Adresse. So erhalten Sie eine Kopie jeder Nachricht und können prüfen, ob alles gut aussieht.
Testen Sie den Angebots-Annahmelink. Senden Sie ein Testangebot an Ihre eigene E-Mail-Adresse, klicken Sie auf den Link, und durchlaufen Sie den Annahmeprozess.
„Umzug rückt näher“ ist Ihre stärkste Nachricht. Der Kunde erhält ein paar Tage vor dem Umzug eine E-Mail mit allen Details. Das ist professionell und verhindert Nachfragen am Umzugstag.
Verwenden Sie fiktive E-Mail-Adressen beim Testen. Zum Beispiel: [email protected] oder [email protected]
Achtung
Das System versendet echte E-Mails. Das kann nicht genug betont werden. Verwenden Sie fiktive E-Mail-Adressen beim Testen.
Nachrichten bei der Migration deaktivieren. Wenn Sie bestehende Vorgänge zu Bas übertragen, müssen alle Nachrichten deaktiviert sein. Andernfalls erhalten alle Ihre Kunden unerwartete E-Mails.
Kein globaler Übungsmodus. Sie müssen jede Nachricht einzeln aktivieren oder deaktivieren. Das kostet etwas Zeit, ist aber essenziell.
Sie können keine eigenen Abläufe bauen. Nachrichten sind mit Dokumentvorlagen verknüpft und haben feste Auslöse-Zeitpunkte. Sie können nicht selbst festlegen, wann eine Nachricht versendet wird.
Neue Nachrichten hinzufügen = neue Dokumentvorlage. Möchten Sie eine Nachricht hinzufügen? Erstellen Sie zunächst die Dokumentvorlage und verknüpfen Sie anschließend die Nachricht damit.
Nächster Schritt: Benachrichtigung anpassen