Avez-vous des clients professionnels avec des travaux récurrents ? Pensez au traitement hebdomadaire des déchets, à des trajets fixes ou à des missions quotidiennes sur le même site. Avec les missions récurrentes, vous planifiez tout cela en une seule fois et vous n'avez pas besoin de recréer des événements chaque semaine.
Quand utiliser les missions récurrentes ?
Les missions récurrentes sont destinées aux clients professionnels ayant un schéma fixe :
Situation | Exemple |
Récurrence hebdomadaire | Chargement chaque samedi chez le même client |
Récurrence quotidienne | Du lundi au vendredi sur le même site |
Équipe fixe | Le même chauffeur et le même camion chaque semaine |
Période fixe | Planifier 4, 8 ou 12 semaines à l'avance |
Astuce : Combinez les missions récurrentes avec des dossiers hebdomadaires. Créez un dossier par semaine (par ex. « Semaine 2 - Nom du client ») et planifiez-y vos événements récurrents. Vous gardez ainsi la facturation claire.
Étape 1 - Créer un dossier
Avant de pouvoir planifier des événements récurrents, vous avez besoin d'un dossier.
Allez à Nouveau déménagement client existant (ou « Nouveau déménagement » si le client n'existe pas encore)
Sélectionnez le client et le bon établissement
Choisissez un contact du projet
Saisissez l'adresse où le travail doit être effectué
Choisissez le bon forfait du client
Cliquez sur Créer
Après la création, remplissez le champ de référence avec par exemple un numéro de semaine ou un numéro de commande (PO). Celui-ci apparaîtra ensuite sur la facture et facilite la recherche du dossier.
Résultat attendu : un nouveau dossier pour le client professionnel, prêt à planifier des événements.
Étape 2 - Créer un événement récurrent
Vous planifiez maintenant le premier événement et configurez la récurrence.
Ouvrez le dossier et cliquez sur Planifier un rendez-vous
Choisissez la date du premier rendez-vous
Sélectionnez le type de service (par ex. chargement, déchargement, montage)
Saisissez le lieu
Cochez Récurrent
Choisissez la fréquence : quotidienne ou hebdomadaire
Indiquez le nombre de récurrences souhaitées (par ex. 4 semaines)
Choisissez le jour (par ex. chaque samedi)
Réglez l'heure de début, l'heure de fin et le nombre de personnes
Cliquez sur Suivant pour créer les événements
Résultat attendu : le système crée automatiquement un événement dans le dossier pour toutes les semaines (ou tous les jours) indiqués.
Attention : après la création, vérifiez que tous les événements sont visibles dans le planning. Il est parfois nécessaire de recharger manuellement la page pour voir toutes les récurrences.
Étape 3 - Attribuer un employé et un véhicule
Le grand avantage des missions récurrentes : vous attribuez un employé et un véhicule une seule fois, et le système applique cela à toutes les récurrences.
Ouvrez le planning et allez au premier événement récurrent
Glissez un employé vers l'événement (ou attribuez-le via l'événement)
Le système demande : « Voulez-vous également appliquer ceci à tous les rendez-vous futurs ? »
Choisissez Oui pour placer le même employé sur toutes les récurrences
Répétez cette opération pour le véhicule : glissez-le vers l'événement
Choisissez à nouveau Oui à la question sur les rendez-vous futurs
Résultat attendu : tous les événements récurrents ont le même employé et le même véhicule attribués.
Astuce : ceci est idéal pour les chauffeurs attitrés sur des trajets fixes. Attribuez par exemple un chauffeur attitré et il apparaîtra automatiquement pour toutes les semaines futures.
Étape 4 - Apporter des modifications ultérieurement
Devez-vous changer un employé ou modifier un véhicule ultérieurement ? Vous choisissez vous-même si la modification s'applique uniquement à cette semaine ou à toutes les semaines futures.
Changer un employé ou un véhicule
Ouvrez l'événement que vous souhaitez modifier dans le planning
Supprimez l'employé ou le véhicule actuel
Le système demande : « Voulez-vous également appliquer ceci à tous les rendez-vous futurs ? »
Choisissez Oui pour appliquer la modification partout, ou Non pour cette semaine uniquement
Attribuez le nouvel employé ou le nouveau véhicule
Choisissez à nouveau si cela s'applique à tous les rendez-vous futurs
Quand choisir quoi ?
Situation | Choix |
L'employé attitré est malade cette semaine | Ce rendez-vous uniquement - remplaçant pour une semaine |
L'employé attitré part, un nouveau collègue prend le relais | Tous les rendez-vous futurs - changement partout |
Autre véhicule nécessaire suite à une panne | Ce rendez-vous uniquement - modification temporaire |
Changement structurel de véhicule | Tous les rendez-vous futurs - ajustement partout |
Résultat attendu : la modification a été appliquée aux événements que vous avez choisis.
Combinaison avec des dossiers hebdomadaires et des numéros de référence
Pour les clients professionnels facturés à la semaine, les missions récurrentes fonctionnent le mieux en combinaison avec des dossiers hebdomadaires.
Méthode de travail recommandée
Créez un dossier par semaine (par ex. « Semaine 3 - Satellite »)
Remplissez le champ de référence avec le numéro de semaine ou le numéro de commande (PO) du client
Planifiez les événements récurrents dans ce dossier
Lors de la facturation, le facturier voit par jour quels événements ont eu lieu, avec quel employé et quel véhicule
Le numéro de référence apparaît automatiquement sur la facture
Astuce : le champ de référence est libre. Vous pouvez y indiquer un numéro de semaine, un numéro de commande (PO) ou une référence client - tout ce que le client souhaite voir sur la facture.
Astuces
Planifiez plusieurs semaines à l'avance. Avec les missions récurrentes, vous planifiez en une fois 4, 8 semaines ou plus. Cela fait gagner du temps.
Attribuez toujours des employés et des véhicules. Le facturier a besoin de ces informations pour facturer correctement.
Utilisez des numéros de référence. Les clients professionnels attendent souvent un numéro de commande (PO) ou un numéro de semaine sur la facture.
Vérifiez le planning après la création. Rechargez la page si les événements ne sont pas immédiatement visibles.
Attention
Les événements doivent être confirmés. Un événement récurrent peut encore être une réservation après sa création. Mettez l'événement sur « Confirmé » avec le bon nombre de personnes pour le rendre définitif dans le planning.
La fréquence ne peut pas être modifiée a posteriori. Voulez-vous passer d'hebdomadaire à quotidien ? Vous devez alors recréer les événements.
Vous pouvez indiquer une adresse différente par événement. Si le lieu change chaque semaine, adaptez l'adresse sur l'événement individuel.
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