Lors de déménagements internationaux, vous travaillez avec des adresses à l'étranger, des distances plus longues et d'autres règles concernant la TVA et la documentation. Bas prend en charge les chantiers internationaux, mais un certain nombre de choses doivent être réglées manuellement. Dans cet article, vous apprendrez comment procéder.
Étape 1 - L'astuce du code postal pour les adresses difficiles
Il arrive que le client ne connaisse pas le code postal étranger, ou que le système ne reconnaisse pas la combinaison code postal + numéro de rue. Il existe une astuce pratique pour tout de même trouver la bonne adresse :
Sélectionnez dans le champ d'adresse un autre pays au hasard (par exemple le Népal ou le Maroc)
Le système passe à une recherche par nom de rue au lieu du code postal
Saisissez le nom de la rue et la ville
Le système trouve l'adresse et complète automatiquement le code postal
Remettez le pays sur le bon pays
Attention : cette astuce fonctionne aussi pour les adresses néerlandaises dont vous ne connaissez pas le code postal. En sélectionnant momentanément un autre pays, vous pouvez rechercher par nom de rue, après quoi le système renseigne le bon code postal.
Résultat attendu : l'adresse est correctement renseignée, code postal inclus.
Si cela ne fonctionne pas, utilisez « Inconnu » comme code postal et ajoutez l'adresse complète dans les notes du dossier.
Étape 2 - L'astuce du code postal pour les adresses difficiles
Il arrive que le client ne connaisse pas le code postal étranger, ou que le système ne reconnaisse pas la combinaison code postal + numéro de rue. Il existe une astuce pratique pour tout de même trouver la bonne adresse :
Sélectionnez dans le champ d'adresse un autre pays au hasard (par exemple le Népal ou le Maroc)
Le système passe à une recherche par nom de rue au lieu du code postal
Saisissez le nom de la rue et la ville
Le système trouve l'adresse et complète automatiquement le code postal
Remettez le pays sur le bon pays
Attention : cette astuce fonctionne aussi pour les adresses néerlandaises dont vous ne connaissez pas le code postal. En sélectionnant momentanément un autre pays, vous pouvez rechercher par nom de rue, après quoi le système renseigne le bon code postal.
Résultat attendu : l'adresse est correctement renseignée, code postal inclus.
Étape 3 - Consigner les détails de l'adresse dans les notes
Lors des déménagements internationaux, il est d'autant plus important de bien consigner les informations d'adresse. Le système ne peut pas toujours enregistrer tous les détails d'une adresse à l'étranger.
Consignez les informations suivantes dans les notes du dossier :
Donnée | Exemple |
Adresse complète | Calle de Valencia 42, 3a planta, 08015 Barcelona |
Contact sur place | Maria Garcia, +34 612 345 678 |
Particularités du lieu | Appartement au 3e étage, pas d'ascenseur, rue étroite |
Accessibilité | Camion max. 7,5 tonnes, autorisation de stationnement nécessaire |
Fuseau horaire | Attention : 1 heure de différence (ou plus hors UE) |
Astuce : définissez les notes pertinentes pour les déménageurs comme visibles dans l'application. Ainsi, ils ont toutes les données d'adresse à portée de main sans devoir appeler le back-office.
Étape 4 - Suivre les frais de péage
Le système ne tient pas compte des frais de péage. Lors de déménagements internationaux (par exemple vers la France, l'Espagne ou l'Italie), les frais de péage peuvent s'élever considérablement. Vous devez régler cela manuellement.
Calculez les frais de péage à l'avance via un planificateur d'itinéraire (par exemple Via Michelin ou le site de péage du pays concerné)
Tenez compte du type de véhicule - les camions paient des tarifs de péage plus élevés
Ajoutez une ligne de devis supplémentaire, par exemple : « Frais de péage aller-retour [pays] »
Renseignez le montant calculé
Itinéraire | Frais de péage estimés (camion) |
Pays-Bas - Paris | EUR 80 - 120 aller-retour |
Pays-Bas - Barcelone | EUR 200 - 300 aller-retour |
Pays-Bas - Sud de la France | EUR 150 - 250 aller-retour |
Attention : les frais de péage varient selon le pays, la catégorie de véhicule et la saison. Vérifiez toujours les tarifs actuels. N'oubliez pas de compter le trajet retour.
Étape 5 - Indemnité kilométrique et temps de trajet
Lors de déménagements internationaux, les kilomètres et le temps de trajet sont nettement plus élevés que pour les chantiers nationaux. Le système calcule l'itinéraire comme suit : entrepôt > adresse de chargement > adresse de déchargement > retour à l'entrepôt.
Le calcul automatique du temps de trajet fonctionne sur la base d'une API pour camions. Pour la plupart des destinations européennes, cela donne une estimation raisonnable, mais tenez compte de ce qui suit :
Le calcul ne tient pas compte des détours liés aux péages
Aux passages frontaliers, un temps d'attente peut survenir (surtout hors UE)
Les temps de repos des chauffeurs (pour les trajets de plus de 4,5 heures) doivent être calculés manuellement
Astuce : vérifiez toujours manuellement le calcul kilométrique pour les chantiers internationaux. Ajoutez si nécessaire des heures supplémentaires pour les temps de repos, les passages frontaliers et les retards imprévus.
Étape 6 - Règles de TVA pour les déménagements internationaux
Lors des déménagements transfrontaliers, d'autres règles de TVA s'appliquent que pour les chantiers nationaux. Les principales situations :
Situation | Règle de TVA | Ce que vous faites |
Particulier, dans l'UE | Taux de TVA néerlandais (21 %) | Facturer normalement |
Professionnel, dans l'UE | TVA transférée (0 %) | Facturer avec TVA transférée, mentionner le numéro de TVA du client |
Hors UE | TVA 0 % (exportation) | Facturer sans TVA |
Ajustez le paramètre de TVA sur le devis ou la facture :
Ouvrez le devis ou la facture
Cliquez sur le paramètre de TVA par ligne
Sélectionnez le bon taux (21 %, transféré ou 0 %)
Mentionnez, en cas de TVA transférée, le numéro de TVA du client sur la facture
Attention : en cas de doute, consultez toujours votre comptable. Les règles de TVA pour les prestations internationales sont complexes et peuvent varier selon la situation.
Étape 7 - Lettres de voiture CMR
Pour le transport international, une lettre de voiture CMR (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route) est obligatoire. Il s'agit du document de transport qui consigne les accords entre l'expéditeur, le transporteur et le destinataire.
À l'heure actuelle, vous devez établir la lettre de voiture CMR en dehors du système. Vous pouvez toutefois téléverser le document dans le dossier :
Établissez la lettre de voiture CMR (sur papier ou via un système externe)
Allez dans le dossier et ouvrez l'onglet Documents
Téléversez la lettre de voiture CMR
Activez Visible dans l'application, afin que les déménageurs puissent consulter le document en route
Astuce : la fonctionnalité CMR au sein de Bas est en cours de développement. À l'avenir, vous pourrez peut-être générer directement les lettres de voiture CMR depuis le système.
Astuces
Calculez les frais de péage à l'avance et ajoutez-les comme ligne de devis séparée. Le système ne le fait pas automatiquement et vous ne voulez pas de mauvaises surprises après coup.
Utilisez l'astuce du code postal. En sélectionnant momentanément un autre pays, vous pouvez rechercher par nom de rue. Cela vous fait gagner beaucoup de temps de recherche pour les codes postaux étrangers inconnus.
Consignez tout dans les notes. Adresses à l'étranger, contacts et accessibilité. Plus vos employés ont d'informations, plus le chantier se déroule sans accroc.
Prévoyez du temps supplémentaire. Les chantiers internationaux durent plus longtemps en raison du temps de trajet, des temps de repos, des passages frontaliers et du terrain inconnu.
Demandez le numéro de TVA aux clients professionnels de l'UE. Vous en avez besoin pour la TVA transférée.
Téléversez la lettre de voiture CMR dans le dossier. Activez-la comme visible dans l'application afin que vos déménageurs aient le document à portée de main.
Attention
Les frais de péage ne sont pas calculés automatiquement. N'oubliez pas d'en tenir compte dans votre devis, sinon vous rognez votre marge.
Le calcul du temps de trajet est une estimation. Pour les longs itinéraires internationaux, le temps de trajet réel diffère souvent en raison des passages frontaliers, des temps de repos et des détours liés aux péages.
Les règles de TVA sont complexes à l'international. Ne facturez pas simplement à 21 % pour les clients professionnels à l'étranger. Consultez votre comptable en cas de doute.
« Inconnu » comme code postal fonctionne, mais n'est pas idéal. Essayez toujours d'abord l'astuce du code postal. N'utilisez « Inconnu » que si cela ne fonctionne vraiment pas.
La lettre de voiture CMR est obligatoire pour le transport international. N'oubliez pas de l'établir avant le départ. Sans CMR, vous risquez des amendes lors de contrôles.
Article suivant : Nettoyer les dossiers et actions groupées