Au fil du temps, les dossiers s'accumulent. Des devis qui n'ont jamais été signés, des dossiers d'années précédentes qui n'ont jamais été clôturés, des missions qui n'ont pas eu lieu. Si vous ne faites rien, cela brouille votre vue d'ensemble. Les filtres donnent des résultats pollués, votre liste de travail devient confuse et vos collègues ne savent plus quels dossiers sont actifs.
Dans cet article, vous apprendrez comment nettoyer les anciens dossiers, désactiver en masse les moments de facturation, et la différence entre annuler et rouvrir.
Annuler vs. supprimer
L'essentiel à retenir : dans Bas, les dossiers ne peuvent pas être supprimés. C'est un choix de conception délibéré. Toutes les données doivent rester traçables pour votre comptabilité.
Action | Ce qui se passe | Données conservées ? |
Annuler | Le dossier prend le statut « Annulé » et disparaît de votre liste de travail active et des résultats de recherche | Oui, tout reste intact |
Rouvrir | Un dossier annulé redevient actif. Toutes les données sont toujours là : données du client, devis, planning, matériel, notes | Oui, tout est encore là |
Supprimer | Pas possible | Non applicable |
Astuce : Annuler n'est pas une action définitive. Vous pouvez toujours rouvrir un dossier annulé. C'est comme si vous n'étiez jamais parti : tous les devis, événements et enregistrements de matériel sont toujours là.
Attention : Un client peut être supprimé (en raison du RGPD), mais pas un dossier. Annuler est le seul moyen de retirer un dossier de votre liste de travail active.
Étape 1 - Annuler un dossier unique
Ouvrez le dossier que vous souhaitez annuler
Cliquez sur Modifier
Cliquez sur Annuler (ou choisissez le statut « Annulé »)
Confirmez l'annulation
Résultat attendu : le dossier disparaît de votre liste de travail active et des résultats de recherche. Vous pouvez toujours le retrouver via le filtre « Annulé ».
Étape 2 - Rouvrir un dossier annulé
Il arrive régulièrement qu'un client annule puis revienne plus tard. Rouvrir le dossier est alors la solution la plus rapide.
Accédez à votre aperçu des dossiers
Réglez le filtre sur Annulé
Recherchez le dossier (par nom de client, code de projet ou numéro de dossier)
Ouvrez le dossier
Cliquez sur Rouvrir
Résultat attendu : le dossier est de nouveau actif avec toutes les données d'origine : données du client, devis, planning, matériel et notes.
Astuce : Rouvrir un dossier est bien plus rapide que d'en créer un nouveau. Vous n'avez pas besoin de ressaisir les données.
Étape 3 - Désactiver le moment de facturation
Tous les dossiers n'ont pas besoin d'une facture. Pensez aux dossiers pour lesquels vous avez uniquement livré des cartons, aux dossiers de test ou aux dossiers qui, pour une autre raison, ne nécessitent pas de facture. Si vous ne désactivez pas le moment de facturation, ces dossiers continueront à apparaître dans votre liste « facture manquante ».
Ouvrez le dossier
Cliquez sur Modifier
Recherchez le champ Moment de facturation
Décochez la case
Cliquez sur Enregistrer
Résultat attendu : le dossier disparaît de la liste filtrée « Facture encore manquante ». Le dossier lui-même continue simplement d'exister.
Astuce : utilisez cette option pour les dossiers qui n'ont plus besoin de facture. Votre aperçu « facture manquante » reste ainsi fiable et vous êtes certain que tout ce qui s'y trouve doit effectivement encore être facturé.
Étape 4 - Nettoyer en masse les anciens dossiers
Si vous n'avez pas tenu vos dossiers à jour pendant un certain temps, vous pouvez vous retrouver avec des centaines, voire des milliers de dossiers encore ouverts alors qu'il ne se passera plus rien avec eux. Par exemple, des dossiers de 2022 ou 2023 encore au statut « Devis ».
Faire l'inventaire de ce qui est encore ouvert
Accédez à l'aperçu des dossiers
Filtrez par code de projet ou par année (par exemple « 2023 » ou « 2024 »)
Filtrez éventuellement par statut (par exemple « Devis » ou « Nouveau »)
Filtrez par type de client si cela est pertinent (particulier ou professionnel)
Consultez le résultat : combien de dossiers sont encore ouverts ?
Astuce : utilisez l'option de filtrage par code de projet pour filtrer par année. Vous voyez ainsi rapidement combien de dossiers sont encore ouverts par année. Exemple : « 2024 - professionnel - transféré - 43 dossiers qui n'ont pas encore de facture ».
Décider de ce qu'il faut faire
Parcourez la liste et déterminez, par groupe de dossiers :
Situation | Action |
Devis jamais signé, dossier vieux de plus d'un an | Annuler |
Mission exécutée mais la facture n'est plus nécessaire | Désactiver le moment de facturation |
Mission exécutée et facture envoyée et payée | Faire passer au statut « Terminé » |
Le dossier est encore pertinent (mission en cours ou facture en attente) | Ne rien faire, simplement le suivre |
Transférer ou clôturer en masse via le support Bas
Pour de grands volumes de dossiers (de dizaines à des milliers), vous pouvez faire réaliser une action de nettoyage en masse :
Exportez la liste des dossiers ouverts
Parcourez la liste et indiquez quels dossiers sont encore pertinents
Contactez le support Bas et indiquez quels dossiers doivent être annulés en masse ou transférés
Le support Bas peut désactiver en masse les moments de facturation et transférer ou clôturer en masse les anciens dossiers
Attention : les années anciennes (deux ans ou plus) peuvent presque toujours être clôturées en masse. Il ne se passera plus rien avec des dossiers ouverts depuis si longtemps. Concentrez votre attention sur l'année en cours et l'année précédente.
Résultat attendu : après l'action de nettoyage, vous disposez d'une liste de travail propre. Seuls les dossiers pertinents restent ouverts.
Étape 5 - Utiliser les filtres pour garder votre liste de travail propre
Après le nettoyage, vous voulez éviter que le désordre ne s'accumule à nouveau. Utilisez les filtres intégrés pour garder une vue d'ensemble :
Filtre | Ce que vous voyez | Quand l'utiliser |
Statut : Annulé | Tous les dossiers annulés | Pour retrouver un dossier annulé précédemment |
Statut : Traitement > Facture manquante | Les dossiers qui doivent encore être facturés | Vérification hebdomadaire de la facturation en attente |
Code de projet + année | Tous les dossiers d'une année spécifique | Nettoyage trimestriel ou annuel |
Type : Professionnel / Particulier | Les dossiers par type de client | Suivi ciblé par segment |
Quand nettoyer ?
Faites-en un moment récurrent. Plus vous nettoyez souvent, moins cela demande de travail.
Fréquence | Ce que vous faites |
Hebdomadaire | Vérifiez la liste « facture manquante ». Désactivez les moments de facturation pour les dossiers qui n'ont plus besoin de facture. |
Trimestrielle | Parcourez les dossiers ouverts du trimestre précédent. Annulez les dossiers avec lesquels il ne se passera plus rien. |
Annuelle | Clôturez tous les dossiers datant de deux ans ou plus. Exportez la liste, vérifiez si des dossiers encore pertinents s'y trouvent, et faites clôturer le reste en masse. |
Astuce : planifiez le nettoyage annuel en janvier. Vous clôturez ainsi proprement l'année précédente et démarrez la nouvelle année avec une liste de travail propre.
Astuces
Annulez plutôt que d'ignorer. Un dossier que vous laissez en l'état pollue vos filtres et votre liste de travail. Annuler ne prend que deux clics.
Désactivez les moments de facturation lorsqu'aucune facture ne sera envoyée. Votre aperçu « facture manquante » reste ainsi fiable.
Rouvrir un dossier est toujours possible. Ne vous inquiétez pas de perdre des données en annulant. Tout est conservé.
Utilisez activement les filtres. Le logiciel propose des filtres par statut, année, type de client et plus encore. Utilisez-les pour garder le contrôle de vos dossiers.
Planifiez des moments de nettoyage. Tout comme vous rangez votre bureau, vous devez aussi entretenir votre liste de travail numérique. Une fréquence trimestrielle ou annuelle suffit.
Les grandes actions de nettoyage via le support Bas. Avec des centaines de dossiers, vous n'êtes pas obligé de tout faire manuellement. Laissez le support Bas exécuter une action en masse.
Attention
Les dossiers ne peuvent pas être supprimés. N'essayez pas de chercher un bouton de suppression. Il n'existe pas. Annuler est l'action appropriée.
Les dossiers annulés ne sont pas comptabilisés dans les rapports. Tenez-en compte lorsque vous consultez vos statistiques : les dossiers annulés sont exclus de vos taux de réussite et de vos chiffres d'affaires.
Désactiver le moment de facturation n'est pas la même chose qu'annuler. Lorsque vous désactivez le moment de facturation, le dossier reste actif, il disparaît uniquement de la liste « facture manquante ».
Le nettoyage en masse est une opération ponctuelle. Après la grande action de nettoyage, il est prévu que vous suiviez vous-même quels dossiers vous annulez ou clôturez. Travaillez comme le système est conçu pour l'être.
Vérifiez avant de clôturer en masse. Parcourez toujours la liste avant de faire clôturer des dossiers en masse. Il pourrait s'y trouver un dossier encore pertinent.
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