Les déménageurs peuvent engager des frais qui relèvent des dépenses de l'entreprise. Lorsqu'ils les soumettent via l'application Bas, vous pouvez les contrôler et les approuver sans effort via le back-office. Vous conservez ainsi une vue d'ensemble et pouvez traiter les frais facilement.
Pour consulter la liste des notes de frais en attente, allez simplement dans 'RH' dans le menu principal, puis cliquez sur 'Notes de frais' que vous trouvez dans le menu des onglets.
Processus de traitement d'une note de frais
Lorsqu'un collaborateur soumet une note de frais, celle-ci passe automatiquement au statut 'En attente'. Y a-t-il tout de même une erreur dans la note de frais ? Pas de souci. Vous pouvez la 'Refuser' avec un commentaire, après quoi elle passe au statut 'Refusé'. Le collaborateur peut ensuite mettre à jour la note de frais avec les informations correctes via son application collaborateur, ou l'annuler complètement. L'annulation est bien entendu également possible via le back-office. Dans ce cas, la note de frais reçoit le statut 'Annulé' et disparaît de l'aperçu des notes de frais à approuver.
La note de frais est-elle tout à fait en ordre ? Vous pouvez alors l'Approuver'. Vous avez ici la possibilité de modifier le montant et de laisser un court message. Le statut passe alors à 'Approuvé'. À partir de ce moment, vous pouvez encore 'Annuler' la note de frais, ou la marquer comme 'Payée'. Si vous marquez la note de frais comme payée, vous pouvez indiquer quand et combien a été ou sera payé.
Aperçu des notes de frais
Pour l'aperçu des notes de frais, nous avons mis en place nos tableaux renouvelés. Vous pouvez désormais les organiser entièrement selon vos souhaits. De plus, vous pouvez également exporter l'aperçu vers Excel, CSV ou même l'imprimer. Pour plus de détails sur nos nouveaux tableaux, cliquez ici.
Dans cet aperçu, vous trouvez toutes les informations importantes sur les notes de frais. Par défaut, l'aperçu affiche uniquement les notes de frais qui n'ont pas été annulées ou qui ne sont pas encore marquées comme payées. Vous voyez donc la date des dépenses, qui a engagé les frais (avec le numéro de collaborateur), quels étaient exactement les frais (selon le collaborateur), dans quelle catégorie ils se situent, quel était le montant total et bien sûr le statut de la note de frais.
Ajouter une note de frais
En général, le collaborateur soumettra les frais via l'application collaborateur Bas. Mais admettons que vous souhaitiez tout de même déclarer vous-même des frais une fois. Simple. Cliquez sur le bouton 'Ajouter une note de frais' et remplissez les informations nécessaires. Si vous avez un ticket de caisse, vous pouvez également le téléverser. Cliquez ensuite sur 'Ajouter une note de frais' pour finaliser votre note de frais. Une fois créée, la note de frais est immédiatement prête à être vérifiée.
Consultez ici un guide étape par étape simple !
Données de la note de frais
Que vous ayez saisi vous-même les informations, ou qu'un collaborateur l'ait fait, vous retrouvez toutes les informations sur les notes de frais dans l'aperçu des notes de frais. Choisissez une note de frais et regardez, les informations de la note de frais apparaissent à droite de votre écran. Vous y trouvez la description, qui a soumis la note de frais, la catégorie, le montant, quand elle a été demandée et à quelle tâche les frais se rapportent. Mais ce n'est pas tout ! Vous voyez également qui a refusé ou approuvé la note de frais, qui l'a marquée comme payée, quand cela s'est produit et ce qui a éventuellement été répondu.
Il est également possible d'ajuster les catégories dans lesquelles les notes de frais sont classées, si nécessaire. Cliquez ici pour la documentation sur la façon de procéder.
Modifier une note de frais
Il arrive parfois que les déménageurs oublient de lier une note de frais à la tâche correspondante. Pas d'inquiétude, vous pouvez facilement corriger cela. Sélectionnez la note de frais concernée et ajustez l'association dans le panneau de droite, sous 'informations connexes'.
Consultez ici un guide étape par étape simple !
Refuser une note de frais
Pour refuser une note de frais, procédez ainsi : allez sur la note de frais et appuyez sur 'Rejeter' que vous voyez à droite de l'écran. Indiquez ensuite pourquoi vous l'avez rejetée.
Consultez ici un guide étape par étape simple !
Modification de la note de frais par le collaborateur
Une note de frais est-elle rejetée ? Le collaborateur le voit alors immédiatement dans l'application collaborateur. Il ou elle peut alors modifier lui-même la note de frais ou l'annuler.
Cliquez ici pour accéder à la documentation destinée au collaborateur !
Approuver une note de frais
Approuver une note de frais est simple : cliquez, au niveau de la note de frais concernée, à droite de votre écran, sur 'Approuver'. N'oubliez pas de laisser un commentaire et de saisir le montant que vous approuvez.
Consultez ici un guide étape par étape simple !
Traiter une note de frais comme payée
Dès qu'une note de frais est approuvée, l'étape suivante arrive : le paiement ! Une fois que vous l'avez fait, vous pouvez marquer la note de frais comme payée. Cliquez pour cela sur le bouton 'Marquer comme payé'. Saisissez ensuite le montant payé et indiquez quand le paiement a été ou sera effectué. La note de frais disparaît ensuite de l'aperçu, mais ne vous inquiétez pas ! Vous pouvez encore retrouver la note de frais en filtrant sur 'payé' si vous souhaitez consulter les informations plus tard.
Consultez ici un guide étape par étape simple !