Avant de pouvoir configurer votre environnement Bas, nous avons besoin de plusieurs éléments de votre part. Votre logo, vos codes couleur, votre police de caractères et vos conditions générales sont utilisés dans tous vos documents : devis, factures, e-mails de confirmation et portail client.
Dans cet article, vous trouverez un aperçu complet de ce dont vous avez besoin.
Aperçu : de quoi avez-vous besoin ?
Voici la liste de vérification complète :
Élément | Format | Obligatoire ? | Utilisation |
Logo | SVG (fichier vectoriel) | Oui | Devis, factures, e-mails, portail client |
Police de caractères | TTF, OTF ou WOFF | Oui | Tous les documents destinés aux clients |
Codes couleur | Codes HEX (par ex. #3A78F2) | Oui | Charte graphique dans les documents et e-mails |
Conditions générales | Oui | Pièce jointe aux devis | |
Logos de labels de qualité | PNG ou SVG | Si vous en avez | Pied de page des devis et factures |
Exemple de devis | Oui | Base pour votre modèle de devis | |
Exemple de facture | Oui | Base pour votre modèle de facture |
Étape 1 - Fournir le logo en SVG
[Capture d'écran : exemple d'un logo SVG sur un modèle de devis]
Votre logo est utilisé sur tous vos documents destinés aux clients. Il apparaît dans l'en-tête de vos devis, factures, bons de travail et e-mails automatiques.
Pourquoi le SVG ?
SVG signifie Scalable Vector Graphics. C'est un format vectoriel : le logo reste net quelle que soit sa taille. Les fichiers PNG et JPG sont des fichiers matriciels (pixels) qui deviennent flous lorsqu'on les agrandit. Sur un devis PDF, cette différence est immédiatement visible.
Format | Qualité sur les documents | Adapté ? |
SVG | Toujours net, quelle que soit la taille | Oui |
PNG (haute résolution) | Correct, mais peut devenir flou | Solution de secours |
PNG (basse résolution) | Flou et peu professionnel | Non |
JPG | Flou, fond blanc visible | Non |
Attention : les fichiers PNG et JPG donnent une mauvaise qualité dans les documents PDF. Fournissez toujours un fichier SVG.
Où trouver votre logo au format SVG ?
Votre logo SVG est généralement disponible auprès de :
Votre graphiste. Si quelqu'un a conçu votre logo, cette personne possède le fichier vectoriel original. Demandez-lui le logo au format SVG.
Votre imprimeur. Les imprimeurs travaillent avec des fichiers vectoriels pour l'impression. Demandez-leur s'ils peuvent vous fournir le logo en SVG.
Votre charte graphique. Certaines entreprises disposent d'une charte graphique ou d'un brand kit contenant tous les fichiers de logo.
Astuce : vérifiez le nom du fichier. Un fichier SVG se termine par .svg. Si votre fichier se termine par .png ou .jpg, il ne s'agit pas d'un fichier vectoriel.
Étape 2 - Fournir la police de caractères
[Capture d'écran : comparaison d'un devis avec la bonne et la mauvaise police de caractères]
Votre police de caractères est utilisée sur tous vos documents. Si vous ne fournissez pas de police, le système utilise une police par défaut, qui ne correspond pas à votre charte graphique.
Quel format ?
Fournissez votre police de caractères sous forme de fichier TTF, OTF ou WOFF. Vous avez besoin au minimum des variantes suivantes :
Regular (texte standard)
Bold (gras, pour les titres et les accents)
Où trouver votre police de caractères ?
Votre charte graphique. Si vous disposez d'une charte graphique, la police que vous utilisez y est indiquée.
Votre graphiste. Demandez-lui quelle police a été utilisée pour votre site web et vos supports imprimés.
Google Fonts. De nombreuses entreprises utilisent une police Google Font. Rendez-vous sur fonts.google.com, recherchez votre police, et téléchargez-la au format TTF.
Astuce : si vous ne savez pas exactement quelle police vous utilisez, envoyez l'URL de votre site web à votre spécialiste onboarding. Nous pouvons la rechercher pour vous.
Étape 3 - Rechercher les codes couleur
[Capture d'écran : modèle de devis avec zones de couleur mises en évidence et codes HEX correspondants]
Vos codes couleur déterminent la charte graphique de tous vos documents et e-mails. Nous avons besoin d'au moins deux couleurs :
Couleur primaire : votre couleur principale (pour les titres, boutons, accents)
Couleur secondaire : votre deuxième couleur (pour les arrière-plans, lignes, accents subtils)
Que sont les codes HEX ?
Un code HEX est un code couleur qui commence par un dièse (#) suivi de six caractères. Par exemple : #3A78F2 correspond au bleu, #021B4E au bleu foncé, #FF0000 au rouge.
Comment trouver vos codes couleur ?
Le moyen le plus simple est de les récupérer sur votre propre site web :
Ouvrez votre site web dans un navigateur
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément coloré
Cliquez sur Inspecter
Recherchez
background-coloroucolorLe code couleur s'affiche à cet endroit, par exemple
#3A78F2
[Capture d'écran : inspecteur du navigateur avec un code couleur HEX mis en évidence]
Astuce : vous voyez une valeur rgb(...) au lieu d'un code HEX ? Aucun problème. Envoyez la valeur RGB à votre spécialiste onboarding, nous la convertirons.
Étape 4 - Fournir les conditions générales
[Capture d'écran : exemple d'un devis avec la pièce jointe « Conditions générales »]
Vos conditions générales sont envoyées en pièce jointe PDF avec chaque devis. Le client les reçoit automatiquement à l'ouverture du devis.
De quoi avez-vous besoin ?
Fournissez vos conditions générales sous forme de fichier PDF. La plupart des entreprises disposent de l'un des ensembles suivants :
Type de conditions | Quand elles s'appliquent |
AVBV (Algemene Voorwaarden voor Bewaarneming en Verhuizingen) | Erkende verhuizers (membres RKV) |
Conditions commerciales complémentaires | Conditions propres, en complément des AVBV |
Conditions générales propres | Entreprises sans adhésion RKV |
Attention : vérifiez que vos conditions sont toujours à jour. Des conditions obsolètes représentent un risque juridique.
Étape 5 - Fournir les logos de labels de qualité
[Capture d'écran : pied de page d'un devis avec des logos de labels de qualité]
Si votre entreprise possède des labels de qualité ou des certifications, les logos correspondants sont affichés dans le pied de page de vos devis et factures. Cela renforce la confiance de vos clients.
Labels de qualité courants dans le secteur du déménagement
Erkende Verhuizer (RKV)
Topmovers
Groene Vlag
ISO 9001
VCA
Dans quel format ?
Fournissez les logos de labels de qualité au format PNG avec fond transparent ou en SVG.
Astuce : vous n'avez pas de logos de labels de qualité ? Aucun problème. Le pied de page fonctionne aussi sans labels. Vous pourrez toujours les ajouter plus tard.
Étape 6 - Envoyer un exemple de devis et de facture par e-mail
[Capture d'écran : exemple d'un devis existant servant de référence]
Envoyez votre devis et votre facture actuels au format PDF à votre spécialiste onboarding. C'est la base pour la création de vos modèles dans Bas.
Que devez-vous envoyer ?
Un devis récent que vous avez envoyé à un client (peut être anonymisé)
Une facture récente que vous avez envoyée à un client (peut être anonymisée)
Si vous avez plusieurs types (particulier, professionnel, garde-meuble), envoyez un exemple de chaque type
Astuce : vous n'avez pas encore de devis ou de facture existants ? Par exemple parce que vous démarrez tout juste ? Aucun problème. Votre spécialiste onboarding vous aidera avec un modèle standard que vous pourrez adapter.
Où transmettre tous ces éléments ?
Vous pouvez transmettre vos éléments de deux manières :
Via la bulle de chat dans Bas. Cliquez sur la bulle de chat en bas à droite, tapez un message et ajoutez vos fichiers en pièce jointe.
Par e-mail à votre spécialiste onboarding. Envoyez tous les fichiers dans un e-mail à votre interlocuteur attitré.
Transmettez de préférence tous les éléments en une seule fois. Votre spécialiste onboarding pourra ainsi se mettre immédiatement au travail sur la création de vos modèles.
Liste de vérification
Utilisez cette liste de vérification pour vous assurer que vous avez tout :
Obligatoire pour la première session
[ ] Logo au format SVG (fichier vectoriel, pas PNG ni JPG)
[ ] Police de caractères au format TTF, OTF ou WOFF (au minimum Regular et Bold)
[ ] Codes couleur au format HEX (au minimum couleur primaire et secondaire)
[ ] Conditions générales au format PDF (vérifiez qu'elles sont à jour)
[ ] Exemple de devis au format PDF
[ ] Exemple de facture au format PDF
Souhaitable mais non bloquant
[ ] Logos de labels de qualité au format PNG (fond transparent) ou SVG
[ ] Images supplémentaires pour les documents (photos des véhicules, du bureau, de l'équipe)
[ ] Charte graphique ou brand kit (si vous en avez une)
Étape suivante : Conseils pour la transmission des éléments - des conseils pratiques pour trouver votre logo SVG, vos codes couleur et bien plus encore.