Certaines entreprises de déménagement travaillent avec plusieurs marques ou noms commerciaux. Pensez à une entreprise qui opère sous trois noms : une marque cible les particuliers, une autre les clients professionnels, et la troisième est une entreprise reprise avec son propre nom dans la région. Dans Bas, vous pouvez créer des « identités » à cet effet, afin que chaque marque ait sa propre identité visuelle sur les documents et dans les e-mails.
Cet article explique quand vous avez besoin d'identités, quelle est la différence avec des comptes distincts, et tout ce qui est configuré par identité.
Quand avez-vous besoin de plusieurs identités ?
Une identité dans Bas est une marque ou un nom commercial distinct sous lequel vous vous présentez à l'extérieur. Vous avez besoin de plusieurs identités si :
Vous opérez sous plusieurs noms de marque (par ex. Zon Verhuizingen, Maan Transport et Ster Verhuizers)
Vos clients reçoivent des e-mails, devis et factures qui diffèrent selon la marque (logo différent, couleurs différentes, données d'entreprise différentes)
Vous appliquez des tarifs différents par marque (des forfaits différents avec des prix différents)
Vous n'avez pas besoin d'une identité distincte si :
Vous avez deux établissements mais opérez sous le même nom
La différence se situe uniquement dans l'adresse en pied de page de vos documents
Votre compte bancaire, numéro de TVA et identité visuelle sont identiques pour les deux établissements
Identités vs. comptes distincts
Plusieurs identités | Comptes distincts | |
Quand | Même entreprise, plusieurs noms de marque | Entreprises totalement séparées |
Fichier clients | Partagé - tous les clients dans un seul aperçu | Séparé - chaque compte a ses propres clients |
Collaborateurs | Partagés - les collaborateurs travaillent pour toutes les marques | Séparés - gestion distincte par compte |
Planification | Une planification commune | Planifications distinctes |
Facturation | Même comptabilité, identité visuelle différente par marque | Comptabilité distincte par compte |
Exemple | Maan Transport avec les marques Zon, Maan Transport et Ster Verhuizers | Deux B.V. totalement distinctes |
En pratique, vous optez presque toujours pour des identités au sein d'un même compte. Un compte distinct n'est nécessaire que s'il s'agit réellement d'entreprises séparées, avec leur propre comptabilité, leur propre personnel et aucun chevauchement.
Que configure-t-on par identité ?
Lorsque vous créez une identité, vous devez configurer séparément un certain nombre d'éléments pour cette identité. Voici un aperçu de tout ce qui diffère par identité.
Modèles (devis, factures, bons de travail)
Chaque identité reçoit ses propres modèles de documents avec :
Son propre logo en haut du document
Ses propres couleurs dans la mise en forme
Ses propres données d'entreprise en pied de page (adresse, KvK, TVA, IBAN, numéro de téléphone)
Ses propres coordonnées dans l'en-tête
Si vous avez trois marques, vous avez donc besoin d'au moins trois modèles de devis, trois modèles de facture et trois modèles de bon de travail.
Communications (e-mails aux clients)
Chaque identité dispose de son propre ensemble de communications clients. Bas compte environ 13 types de messages standard (voir l'article sur les communications). Tous ces messages sont créés séparément par identité. Cela signifie :
Avec 1 identité : environ 13 communications
Avec 3 identités : environ 40 communications (3 x 13, plus d'éventuelles variantes)
Chaque communication contient le logo, les couleurs et le ton propres à cette marque en particulier. Si vous modifiez le message « Devis envoyé » pour la marque A, rien ne change pour la marque B.
Attention : Plus d'identités signifie plus de maintenance. Chaque modification d'une communication doit être appliquée par identité. Avec trois marques, vous effectuez donc trois fois le même travail.
Bouton de paiement Mollie par identité
Si vous utilisez Mollie pour les paiements en ligne (iDeal), vous créez par identité votre propre bouton de paiement sous forme de bloc réutilisable :
Allez dans Paramètres > Méthode de travail > Communications clients
Filtrez sur les types de messages liés au paiement : Facture, Rappel, Deuxième rappel et Mise en demeure
Ouvrez une communication et cliquez sur Modifier > Français > Blocs > Bouton
Définissez le texte, par exemple : « Cliquez ici pour payer votre facture en ligne »
Choisissez la couleur correspondant à l'identité (par ex. rouge pour la marque A, bleu pour la marque B)
Sélectionnez le type : Paiement
Enregistrez avec un nom reconnaissable, par exemple : « Bouton de paiement Zon » ou « Bouton de paiement Maan Transport »
Ensuite, vous glissez le bon bouton de paiement dans toutes les communications appartenant à cette identité. Cela représente environ 4-5 modèles par identité (tout ce qui concerne le paiement).
Résultat attendu : Chaque identité dispose de son propre bouton de paiement avec la bonne couleur. Le bouton est enregistré comme bloc réutilisable, afin que vous n'ayez pas à le recréer à chaque fois.
Attention : Vérifiez toujours que vous glissez le bon bouton de paiement dans la bonne identité. Un bouton rouge Zon dans un e-mail Maan Transport arrive vite, mais cela se remarque auprès du client.
Forfaits par identité
Les forfaits déterminent les tarifs et la structure de facturation d'un dossier. Vous pouvez créer des forfaits différents par identité avec :
Des tarifs différents (par ex. la marque A applique des tarifs horaires plus élevés que la marque B)
Des lignes de facture différentes (descriptions différentes, structure différente)
Des modèles de facture différents (liés à la bonne identité)
Des groupes de chiffre d'affaires différents (si les marques comptabilisent sur des comptes généraux différents)
Un forfait est toujours lié à une identité. Lorsque vous créez un nouveau dossier, vous choisissez d'abord l'identité et vous ne voyez que les forfaits appartenant à cette marque.
Astuce : Avec de nombreuses identités et de nombreux forfaits, le total peut vite augmenter. Trois identités avec chacune 10 forfaits donnent 30 forfaits. Gardez donc votre structure de forfaits aussi simple que possible.
Deux établissements, une identité
Une situation courante : votre entreprise a deux établissements mais opère sous le même nom. Par exemple une entreprise de déménagement avec un bureau à Zwolle et un à Oldenzaal, mais partout le même nom, le même logo et la même charte graphique.
Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'une identité distincte. La différence se situe uniquement dans le pied de page de vos documents (l'adresse). La solution :
Conservez une seule identité pour les deux établissements
Créez par établissement un modèle de document distinct avec la bonne adresse en pied de page et en en-tête
Toutes les communications (e-mails) restent identiques pour les deux établissements - vous ne devez les configurer qu'une seule fois
Lors de la création d'un dossier, vous choisissez le bon établissement, ce qui permet au système d'utiliser le bon modèle de document
Résultat attendu : Vos clients reçoivent des documents avec la bonne adresse d'établissement, mais vos communications (e-mails) sont identiques pour les deux établissements. Cela vous évite la maintenance d'un second ensemble complet d'environ 13 communications.
Astuce : Optez pour une identité distincte uniquement si le logo, les couleurs ou le nom de marque diffèrent réellement. S'il ne s'agit que de l'adresse, un modèle de document distinct suffit et demande beaucoup moins de travail.
Quand créer (ou non) une identité distincte
Situation | Identité distincte ? | Pourquoi |
Trois noms de marque avec logo et couleur propres | Oui | Les clients doivent voir une identité visuelle différente par marque |
Deux établissements, même nom et logo | Non | Seul le pied de page diffère - utilisez des modèles de document distincts |
Séparer professionnel et particulier | Non (pas encore) | Cette fonctionnalité sera ajoutée à l'avenir. Utilisez pour l'instant des forfaits distincts. |
Entreprise reprise avec son propre fichier clients | Oui | Les clients de l'entreprise reprise attendent l'ancien nom et l'ancienne identité visuelle |
Nom commercial distinct pour les services de garde-meuble | Cela dépend | Si le nom commercial a son propre logo et sa propre identité visuelle : oui. S'il s'agit seulement d'un nom différent sur la facture : discutez-en avec le support |
Étape 1 - Créer une identité
La création d'une identité se fait avec votre interlocuteur Bas pendant l'onboarding. Ce n'est pas un paramètre que vous activez vous-même, mais une configuration mise en place en coulisses.
Contactez votre interlocuteur Bas et communiquez les éléments suivants :
Le nom de marque de la nouvelle identité
Le logo (de préférence en fichier SVG)
Les données de l'entreprise : adresse, KvK, TVA, IBAN, numéro de téléphone, adresse e-mail
Les couleurs de la charte graphique (pour les modèles et le bouton de paiement)
Résultat attendu : Une fois l'identité créée, elle apparaît comme option de choix lors de la création de dossiers, de modèles et de forfaits.
Étape 2 - Configurer les modèles et les communications
Après avoir créé l'identité, vous configurez les modèles et les communications pour la nouvelle marque :
Modèles de documents - Créez pour chaque identité un modèle de devis, un modèle de facture et un modèle de bon de travail avec le bon logo, les bonnes couleurs et le bon pied de page
Communications - Adaptez toutes les communications pour la nouvelle identité (logo, couleurs, textes)
Bouton de paiement - Créez un bloc bouton de paiement dans la couleur de la charte graphique de l'identité et glissez-le dans toutes les communications concernées
Forfaits - Créez les forfaits nécessaires liés à la nouvelle identité
Astuce : Traitez les identités de manière systématique. Configurez d'abord entièrement l'identité A (modèles, communications, bouton de paiement, forfaits) avant de commencer l'identité B. Vous évitez ainsi de perdre la vue d'ensemble en cours de route.
L'impact sur votre travail quotidien
Avec plusieurs identités, peu de choses changent dans votre flux de travail quotidien. Lors de la création d'un dossier, vous choisissez la bonne identité, et le système fait le reste :
Le bon logo apparaît sur le devis
Les bonnes communications sont envoyées
Les bons forfaits sont disponibles
Le bon bouton de paiement figure dans l'e-mail de facture
Le seul point de vigilance : choisissez toujours la bonne identité lors de la création d'un nouveau dossier. Une erreur ici signifie que le client reçoit une facture avec le mauvais logo.
Conseils
Gardez le nombre d'identités aussi bas que possible. Chaque identité multiplie la maintenance des communications et des modèles. Trois identités signifient trois fois plus de travail à chaque modification.
Rendez les blocs de bouton de paiement réutilisables. Créez par identité un bouton de paiement sous forme de bloc réutilisable portant un nom clair. Vous n'aurez alors qu'à sélectionner le bon bloc lors de l'insertion.
Deux établissements ? Utilisez des modèles de document. Si vous travaillez sous le même nom, vous n'avez pas besoin d'une identité distincte. Un modèle distinct avec un pied de page différent suffit et c'est bien plus simple.
Discutez de la structure au préalable avec votre interlocuteur. Vous déterminez ensemble combien d'identités vous sont nécessaires et comment les configurer au mieux.
Attention
Plus d'identités = plus de maintenance. Chaque modification d'une communication ou d'un modèle doit être appliquée par identité. Avec trois identités et environ 13 communications, une modification représente environ 40 changements.
Choisissez la bonne identité pour chaque dossier. Une erreur ici entraîne des documents avec la mauvaise marque. Le client reçoit alors un devis ou une facture avec le logo d'une autre marque.
Les identités ne se créent pas soi-même. La création et la configuration des identités se font avec votre interlocuteur Bas. Ce n'est pas une fonction en libre-service.
Professionnel/particulier n'est pas une identité. La séparation entre professionnel et particulier sera résolue à l'avenir d'une autre manière (via des types de forfaits et des communications par type de client). Ne créez pas d'identité distincte pour cela.
Étape suivante : Ajouter des cartons - ajoutez vos types de cartons avec dimensions, prix et fournisseur.