Le modèle de facture est en grande partie identique au modèle de devis, mais avec quelques différences importantes. Le bon de travail est un document interne destiné à vos déménageurs, contenant toutes les informations dont ils ont besoin le jour du déménagement.
Créer un nouveau modèle via « Basé sur »
Plutôt que de recommencer entièrement à zéro, vous copiez un modèle existant et n'adaptez que les différences.
Méthode de travail intelligente
Créez d'abord un modèle de devis parfait
Logo au bon endroit
Couleurs correctes
Textes corrects
Variables renseignées
Cliquez sur Nouveau modèle
Choisissez « Basé sur » et sélectionnez votre modèle de devis
Le système copie l'intégralité du modèle (mise en forme, logo, couleurs, structure)
Adaptez uniquement les éléments spécifiques qui doivent être différents
Avantage : vous n'avez pas besoin de reconfigurer votre identité visuelle à chaque fois. L'en-tête, le pied de page, le logo et les couleurs sont déjà corrects.
Astuce : Ne créez pas un modèle distinct pour chaque petite différence. Utilisez plutôt des textes conditionnels dans votre modèle (voir article 15d).
Différence entre le modèle de devis et le modèle de facture
Le modèle de facture ressemble au modèle de devis, mais avec des différences importantes :
Élément | Modèle de devis | Modèle de facture |
Bloc de lignes | LIGNES DE DEVIS | LIGNES DE FACTURE |
Numéro de document | Numéro de devis | Numéro de facture |
Date | Date du devis | Date de la facture |
Date d'expiration | Validité du devis | Délai de paiement de la facture |
Conditions de paiement | Non nécessaire | « Payez sous 14 jours » (particulier) ou 30 jours (professionnel) |
IBAN | Ne jamais afficher | Toujours afficher dans le pied de page |
Lignes optionnelles | Oui (le client choisit) | Non (tout est définitif) |
Important : utiliser le bloc LIGNES DE FACTURE
Dans votre modèle de facture, vous utilisez le bloc LIGNES DE FACTURE au lieu du bloc LIGNES DE DEVIS. Ce bloc affiche les lignes de facture définitives au lieu des éléments du devis.
Faites glisser le bloc LIGNES DE FACTURE depuis le menu de droite vers votre modèle, à l'endroit où le tableau de prix doit apparaître.
IBAN sur la facture, jamais sur le devis
Sur le modèle de facture, votre IBAN doit figurer, afin que les clients puissent payer. Dans le pied de page, vous ajoutez la variable :
IBAN: #####{{ identity.iban }}Attention : Ne mettez votre IBAN que sur les modèles de facture, JAMAIS sur les modèles de devis. Si les clients voient votre IBAN sur le devis, ils paient parfois directement au lieu d'attendre la facture. Cela entraîne des tracas administratifs.
Conditions de paiement
Clients particuliers
Délai de paiement standard : 14 jours
Exemple de texte pour la facture :
Nous vous prions de bien vouloir virer le montant dû dans un délai de 14 jours sur le compte IBAN #####{{ identity.iban }}, en mentionnant le numéro de facture #####{{ invoice.number }}.Clients professionnels
Délai de paiement standard : 30 jours
Exemple de texte pour la facture :
Paiement sous 30 jours après la date de facture, sur le compte #####{{ identity.iban }}, en mentionnant le numéro de facture #####{{ invoice.number }}.Astuce : Vous avez à la fois des clients particuliers et professionnels ? Créez alors deux modèles de facture : « Facture particulier » et « Facture professionnel ». La différence réside dans le délai de paiement (14 contre 30 jours) et, éventuellement, un champ de référence pour les clients professionnels.
Modèle de bon de travail
Le bon de travail est un document interne destiné à vos déménageurs. Il contient toutes les informations dont ils ont besoin le jour du déménagement.
Que contient un bon de travail ?
Adresses : adresse de chargement et adresse de déchargement (avec variables)
Date et heure : quand la mission commence-t-elle ?
Données client : nom et numéro de téléphone du contact
Inventaire : ce qui doit être déménagé (facultatif)
Instructions spéciales : monte-meuble, autorisation de stationnement, escalier étroit, etc.
Différence avec le devis et la facture
Le bon de travail ne contient aucun prix. Il s'agit uniquement d'un ordre de mission pour vos déménageurs. Ils n'ont pas besoin de savoir ce que le client paie, seulement ce qui doit être fait.
Comment créer un modèle de bon de travail ?
Cliquez sur Nouveau modèle
Choisissez « Basé sur » et sélectionnez votre modèle de devis
Supprimez le bloc LIGNES DE DEVIS (pas de prix sur le bon de travail)
Ajoutez les informations les plus importantes :
Adresse de chargement :
#####{{ quote.loadAddresses|trans }}Adresse de déchargement :
#####{{ quote.unloadingAddresses|trans }}Date :
#####{{ project.moving_date }}Heure :
#####{{ project.moving_time }}Contact :
#####{{ contact.first_name }} #####{{ contact.last_name }}Numéro de téléphone :
#####{{ contact.phone }}Ajoutez éventuellement un bloc de texte pour les notes/instructions
Donnez au modèle un nom clair : « Bon de travail »
Astuce : Le bon de travail est un document interne. Vous pouvez y ajouter en toute tranquillité des informations qui ne sont pas destinées au client, telles que des notes internes ou la composition de l'équipe.
Modèles en anglais
Pour les clients internationaux, vous créez des modèles distincts en anglais.
Méthode de travail
Cliquez sur Nouveau modèle
Choisissez « Basé sur » et sélectionnez votre modèle néerlandais
Traduisez tous les textes courants en anglais
Les variables restent identiques - elles récupèrent automatiquement les bonnes données
Donnez au modèle un nom en anglais : « Quote » ou « Invoice »
Que traduisez-vous ?
Élément | À traduire ? |
« Geachte » → « Dear » | Oui |
« Offerte » → « Quotation » | Oui |
« Totaal incl. BTW » → « Total incl. VAT » | Oui |
Variables ( | Non |
Modèle par type de déménagement
Certaines entreprises de déménagement créent des modèles distincts par type de mission :
Type | Quand un modèle distinct ? |
Particulier vs. professionnel | Oui - délai de paiement différent (14 contre 30 jours) |
National vs. international | Facultatif - conditions/textes différents |
Particulier A-B vs. garde-meuble | Pas nécessaire - utilisez des textes conditionnels (article 15d) |
Astuce : Ne créez pas trop de modèles. Utilisez plutôt des textes conditionnels (instructions if) dans votre modèle pour activer/désactiver des textes selon les services choisis.
Conseils
Créez d'abord un modèle de devis parfait. Investissez du temps dans votre premier modèle. Vous copierez tous les autres modèles à partir de celui-ci avec « Basé sur ».
Testez avec un scénario réel. Créez un dossier test, générez une facture et consultez le PDF. Tout est-il correct ?
LIGNES DE FACTURE pour les factures. Ne pas utiliser par erreur le bloc LIGNES DE DEVIS.
IBAN uniquement sur la facture. Jamais sur le devis - sinon les clients paient trop tôt.
Adaptez le délai de paiement selon le type de client. 14 jours pour les particuliers, 30 jours pour les professionnels.
Bon de travail sans prix. Les déménageurs n'ont pas besoin de voir ce que le client paie.
Basé sur = fonction de copie. Cela évite beaucoup de travail de mise en forme.
Attention
IBAN sur le devis = problème. Les clients paient alors trop tôt, avant que la mission ne soit exécutée.
Utiliser le mauvais bloc de lignes. Le modèle de devis a LIGNES DE DEVIS, le modèle de facture a LIGNES DE FACTURE.
Créer trop de modèles. Utilisez des textes conditionnels au lieu de 10 modèles différents.
Ne pas tester avant utilisation. Testez toujours avec un dossier test avant de passer en production.
Les données fictives sont normales. L'éditeur affiche des données d'exemple qui sont automatiquement remplacées lors d'une utilisation réelle.
Prochaine étape : Textes conditionnels dans les modèles