Organisez le processus avec des forfaits, modèles et messages clients

Introduction

Avec les paramètres sous « méthode de travail », vous pouvez définir, pour chaque étape du processus de déménagement, le traitement financier des chantiers.
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Vous pouvez par exemple :

• définir à quelle(s) étape(s) du processus vous souhaitez envoyer une facture
  si vous souhaitez par exemple travailler avec un acompte, vous ajoutez un moment de facturation après l'acceptation du devis que vous avez envoyé au client

• définir les moments de signature pour le client

  à chaque phase et à chaque rendez-vous, vous pouvez indiquer si le client doit signer pour accepter
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• définir le délai de paiement que vous souhaitez utiliser pour vos factures
  vous pouvez le configurer par modèle de document
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• définir le délai de validité que vous souhaitez utiliser pour vos devis
  vous pouvez le configurer par modèle de document
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• travailler avec un processus basé sur un forfait ou sur une facturation au réel
  configurer un flux standard pour les chantiers au forfait et un flux standard pour les chantiers facturés au réel
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• définir une remise standard
  vous pouvez inclure une remise standard sur le devis ou sur la facture par forfait

• inclure des lignes standard dans les devis

  une ligne standard pour par exemple les frais de déplacement
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• définir si vous souhaitez que le client paie en ligne lorsque vous envoyez une facture
  ​vous pouvez alors inclure dans le message au client un lien vers le paiement via l'intégration Mollie
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• adapter la communication avec votre client à votre identité visuelle
  ​vous pouvez configurer vous-même les modèles de devis et de factures ainsi que les messages clients, vous pouvez adapter le logo, les couleurs et les textes standard pour qu'ils correspondent à votre entreprise

• créer des tâches pour l'équipe

  vous pouvez définir par phase quelle équipe doit prendre en charge quelle tâche et à quel moment, par exemple la tâche de relancer un devis par téléphone

Quand l'utiliser ?

Il existe différentes situations dans lesquelles vous souhaitez adapter la méthode de travail :

• vous pouvez créer un forfait spécifique pour certains clients, dont le traitement financier est adapté aux conditions convenues avec votre client
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• vous pouvez créer des forfaits différents pour les clients particuliers et pour les clients professionnels, afin par exemple d'adapter l'affichage de la TVA

Où le trouver ?

Vous trouvez tous les paramètres relatifs à votre façon de travailler dans Bas sous Paramètres > Méthode de travail.
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Comment ça marche ?

Le forfait détermine la méthode de travail. Dans le forfait, vous choisissez ce qui se passe à chaque phase et vous établissez le lien vers le modèle de document souhaité ; via le modèle, vous associez le message client souhaité.
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Forfait

Avec un forfait, vous pouvez définir, pour chaque phase du processus de déménagement, comment le traitement financier est organisé.

Cliquez sur modifier et vous pouvez configurer différents éléments pour chaque phase

Pour toutes les informations sur la configuration des forfaits, rendez-vous sur tout sur les forfaits

Modèle de document

Dans les différentes phases au sein du forfait, vous pouvez indiquer quel modèle de document doit être utilisé. Avec ce modèle, vous pouvez également configurer différents éléments pour définir la méthode de travail :

• Pour les devis, vous définissez la date d'expiration ; pour les factures, vous définissez la date d'échéance

• Vous adaptez la mise en page et le contenu selon vos souhaits avec l'éditeur de modèles

• Vous établissez le lien vers le message client souhaité (c'est l'e-mail qui est envoyé au client)

• Vous pouvez créer des modèles dans plusieurs langues

Pour toutes les informations sur la configuration des modèles de document, rendez-vous sur : tout sur les modèles de document

Message client

Enfin, un modèle est à son tour associé à un message client. Il s'agit d'un e-mail mis en forme que vous envoyez à vos clients.

• Vous définissez l'objet, l'expéditeur et le Cci par message client

• Vous adaptez la mise en page et le contenu de l'e-mail selon vos souhaits avec l'éditeur d'e-mails

• Vous ajoutez avec l'éditeur des fonctions telles que « paiement en ligne »

Pour toutes les informations sur la configuration des messages clients, rendez-vous sur : tout sur les messages clients