Utiliser des variables dans les modèles

Les variables sont des champs dynamiques que le système remplit automatiquement avec les données du dossier. Au lieu de taper manuellement « Monsieur Jansen », vous utilisez une variable qui insère automatiquement le bon nom à chaque devis ou facture.

Cela rend vos modèles réutilisables : un modèle fonctionne pour tous les clients, tous les dossiers et tous les documents.

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Comment ajouter une variable ?

1. Cliquez dans un bloc de texte à l'endroit où la variable doit apparaître

2. Cliquez dans la barre d'outils sur le bouton Variables (menu déroulant avec une flèche vers le bas)

3. Choisissez une catégorie : Identité, Client, Devis ou Déménagement

4. Sélectionnez la variable souhaitée dans la liste

5. La variable est insérée à l'emplacement de votre curseur

Vous n'avez pas besoin de connaître les codes par cœur. La liste affiche toutes les variables disponibles par catégorie.

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Variables disponibles

Identité (les informations de votre entreprise)

Ces variables affichent des informations sur votre entreprise :

Client (données client)

Ces variables affichent des informations sur le client :

Sous-variables pour les adresses : Adresse de facturation et Contact principal disposent de sous-variables telles que la rue, le numéro de maison, le code postal, la ville, etc.

Devis

Ces variables affichent des informations sur le devis :

Déménagement

Ces variables affichent des informations sur le dossier de déménagement :

Sous-variables pour les adresses : Adresse de chargement et Adresse de déchargement disposent de sous-variables pour le nom de rue, le numéro de maison, le code postal, la ville, le pays, etc.

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Champs de texte libre

Outre les variables standard, vous pouvez également créer des champs de texte libre. Ce sont des champs personnalisés que vous remplissez différemment pour chaque dossier.

Quand utiliser des champs de texte libre ?

• Pour des informations qui ne rentrent pas dans un champ standard

• Pour des informations supplémentaires facultatives qui ne sont pas toujours pertinentes

• Pour des textes adaptés par dossier (par ex. « Évacuation de l'ancien mobilier : 3 canapés »)

Créer un champ de texte libre

1. Ouvrez votre modèle dans l'éditeur

2. Cliquez dans un bloc de texte

3. Tapez le code suivant :

######{{quote.freeText['votre titre ici']|nl2br}}

Exemples :

######{{quote.freeText['Évacuation']|nl2br}}######{{quote.freeText['Services supplémentaires']|nl2br}}######{{quote.freeText['Remarques']|nl2br}}

Le texte entre les guillemets ('Évacuation') est le nom du champ. Ce nom apparaît ensuite dans le dossier sous forme de libellé, mais n'apparaît PAS dans le PDF final.

Remplir un champ de texte libre

Lorsque vous générez un devis ou une facture sur un dossier :

1. Cliquez sur l'icône crayon à droite dans le document

2. Vous voyez tous les champs de texte libre présents dans le modèle

3. Saisissez le texte souhaité

4. Cliquez sur Enregistrer

Le texte saisi apparaît automatiquement à l'endroit voulu dans le PDF.

Important à propos des champs de texte libre

Attention : Modifiez uniquement le texte entre les guillemets. Si vous modifiez autre chose dans le code (les accolades, |nl2br, etc.), la variable ne fonctionnera plus.

Ceci est autorisé :

######{{quote.freeText['Mon propre nom de champ']|nl2br}}

Ceci casse le modèle :

######{{quote.freeText[Mon champ]|nl2br}}        # Guillemets oubliés######{{quote.freeText['Test'}}                   # |nl2br oubliéquote.freeText['Test']|nl2br                # ######{{ }} oublié

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Syntaxe des variables

Les variables utilisent des doubles accolades comme syntaxe : ######{{ variable }}.

Les espaces sont obligatoires

Il doit y avoir un espace entre les doubles accolades et le nom de la variable :

Ceci fonctionne :

######{{ quote.loadAddresses|trans }}

Ceci ne fonctionne PAS :

######{{quote.loadAddresses|trans}}

Si vous insérez des variables via le bouton Variables, la syntaxe correcte est appliquée automatiquement. Mais si vous tapez ou copiez des variables manuellement, faites attention aux espaces.

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Exemple : texte de devis avec variables

Voici à quoi ressemble un texte de devis typique dans l'éditeur :

Cher ######{{ contact.salutation }} ######{{ contact.last_name }}, Suite à notre rendez-vous, nous vous transmettons ci-joint un devis pour votre déménagement de ######{{ quote.loadAddresses|trans }} à ######{{ quote.unloadingAddresses|trans }}. Nous vous remercions de nous avoir permis de vous le soumettre.

Dans un dossier réel, ceci devient automatiquement :

Cher Monsieur Jansen, Suite à notre rendez-vous, nous vous transmettons ci-joint un devis pour votre déménagement de Voorbeeldstraat 10, 1234 AB Amsterdam à Nieuwe Straat 5, 5678 CD Utrecht. Nous vous remercions de nous avoir permis de vous le soumettre.

Astuce : Placez toujours les variables sur la même ligne que le texte environnant. Si vous mettez les variables sur des lignes séparées, vous obtenez des espaces blancs indésirables dans le PDF.

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Modèles multilingues

Si vous avez des clients internationaux, créez des modèles distincts par langue.

Langues disponibles

Disponibles par défaut : néerlandais et anglais. Des langues supplémentaires (allemand, français) sont également possibles.

Méthode de travail

1. Peaufinez d'abord votre modèle néerlandais

2. Cliquez sur Nouveau modèle et choisissez « Basé sur »

3. Sélectionnez votre modèle néerlandais comme base

4. Traduisez tous les textes dans la langue souhaitée

5. Les variables restent identiques - elles récupèrent automatiquement les bonnes données

6. Donnez au modèle un nom clair : « Devis anglais » ou « Invoice English »

Que traduisez-vous ?

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Conseils

• Utilisez le bouton Variables plutôt que de taper manuellement. Vous êtes ainsi certain que la syntaxe est correcte.

• Placez les variables sur la même ligne que le texte environnant. Cela évite les espaces blancs indésirables dans le PDF.

• Testez avec un dossier réel. Créez un dossier test et générez un devis. Toutes les variables sont-elles correctement remplies ?

• Champs de texte libre pour les informations personnalisées. S'il n'existe pas de variable standard, créez un champ de texte libre.

• Les libellés des champs libres n'apparaissent pas dans le PDF. Seul le texte saisi s'affiche.

• Les variables fonctionnent dans toutes les langues. Vous ne traduisez que le texte courant, pas les variables.

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Attention

• Les variables sans espace ne fonctionnent pas. Faites attention à l'espace entre ######{{ et le nom de la variable.

• Les variables vides signifient que le champ n'a pas été rempli dans le dossier. Vérifiez que tous les champs obligatoires sont remplis.

• Les variables sur des lignes séparées provoquent des espaces blancs supplémentaires. Gardez-les sur la même ligne.

• Ne modifiez pas le code des champs de texte libre, à l'exception du texte entre les guillemets. Sinon, la variable se casse.

• Dupliquez les modèles avec « Basé sur » pour les versions multilingues. Cela évite beaucoup de travail de mise en forme.

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Prochaine étape : Modèle de facture et de bon de travail