Lorsque vous passez à Bas, vous avez des affaires en cours : des devis en attente et des déménagements planifiés qui n'ont pas encore été réalisés. Tout cela doit être intégré dans le nouveau système. Dans cet article, vous apprenez comment procéder.
Toute première règle : désactivez TOUTES les notifications clients avant de saisir le moindre dossier existant. Sinon, vos clients recevront des messages inattendus comme « votre déménagement est planifié » pour des dossiers qui sont en cours depuis longtemps.
Étape 1 - Désactiver les notifications
Avant de commencer le transfert des données, allez dans Paramètres > Méthode de travail > Notifications clients et désactivez toutes les notifications. Oui, toutes. Y compris les notifications de devis et de facture.
Pourquoi ? Si vous saisissez un dossier existant et envoyez accidentellement un devis, le client reçoit un devis depuis un nouveau système alors qu'il a déjà donné son accord depuis longtemps. Cela crée de la confusion.
Quand réactivez-vous les notifications ? Seulement une fois que vous avez terminé la saisie de toutes les données existantes. Réactivez alors d'abord uniquement les notifications « devis envoyé » et « facture envoyée ».
Attention : c'est l'étape la plus critique de toute la migration. Si vous oubliez de désactiver les notifications et que vous saisissez 30 dossiers, 30 e-mails indésirables peuvent partir vers les clients.
Étape 2 - Transférer les devis en attente
Les devis en attente sont des devis que vous avez déjà envoyés à des clients, mais auxquels le client n'a pas encore répondu. La façon de les traiter dépend du fait que vous ayez encore accès ou non à votre ancien système.
Situation 1 - Plus d'accès à l'ancien système (par exemple licence expirée) :
Si vous n'avez plus accès à votre ancien système, vous devez transférer tous les devis en attente vers Bas :
Créez un nouveau dossier avec les données du client (nom, adresse, e-mail, téléphone)
Créez un chantier et associez-le au dossier
Créez un devis avec les mêmes lignes que le devis d'origine
Enregistrez comme brouillon - n'envoyez PAS le devis à nouveau. Le client a déjà reçu le devis via votre ancien système.
Passez le statut à « devis envoyé »
Si le client donne son accord plus tard, vous traitez l'accord dans Bas et vous poursuivez le flux normal.
Situation 2 - Accès à l'ancien système encore disponible :
Si vous avez encore accès à votre ancien système, vous pouvez choisir de ne transférer que les devis qui aboutissent. Les devis en attente qui n'aboutissent pas peuvent être clôturés dans l'ancien système. Vous évitez ainsi le travail en double.
Attention : n'envoyez pas le devis à nouveau depuis Bas. Le client a déjà reçu le devis. S'il reçoit soudainement un nouveau devis depuis un autre système, cela crée de la confusion.
Étape 3 - Transférer les dossiers en cours
Les dossiers en cours sont des chantiers déjà vendus mais pas encore réalisés. Vous avez peut-être des déménagements planifiés pour les semaines ou les mois à venir. Ils doivent être intégrés dans Bas afin que vous puissiez les planifier et les facturer.
Les chantiers existants suivent un flux différent des nouveaux chantiers, car un accord existe déjà :
Créez le dossier avec les données du client (nom, adresse, e-mail, téléphone)
Sautez l'étape du devis - un accord existe déjà, vous n'avez pas besoin de créer un nouveau devis
Ajoutez manuellement les lignes de facture - comme aucun devis n'est associé au dossier, le système ne remplit pas automatiquement les lignes de facture
Ajoutez l'ancien devis en pièce jointe dans Documents - ainsi vos déménageurs disposent malgré tout de toutes les informations (liste d'inventaire, particularités). Assurez-vous que le paramètre « Partager avec les employés » est activé, sinon ils ne le verront pas dans l'application.
Planifiez le déménagement s'il a déjà une date (affectez un véhicule et des employés)
Astuce : comme le flux du devis n'a pas été suivi, les déménageurs n'ont pas de liste d'inventaire. Ajouter l'ancien devis en pièce jointe leur permet malgré tout d'avoir toutes les informations du chantier.
Étape 4 - Utilisez des montants fixes (IMPORTANT)
C'est une erreur fréquente lors du transfert des dossiers. Comme aucun devis n'est associé au dossier, les lignes de facture basées sur un pourcentage ne fonctionnent pas. Le système ne peut pas calculer un pourcentage d'un devis qui n'existe pas.
Utilisez donc toujours des montants fixes pour les dossiers de migration. Si le devis d'origine était de 2 500 EUR, saisissez 2 500 EUR comme montant fixe sur la ligne de facture.
Situation | Ce qui fonctionne | Ce qui NE fonctionne PAS |
Dossier avec devis (nouveaux chantiers) | Montants fixes et pourcentages | -- |
Dossier sans devis (migration) | Montants fixes uniquement | Lignes basées sur un pourcentage |
Attention : après avoir saisi chaque dossier, vérifiez que les lignes de facture sont correctes. Ouvrez le dossier, allez à la facture, et comparez les montants avec votre ancien système. Une erreur ici signifie une facture incorrecte plus tard.
Étape 5 - Combien de dossiers pouvez-vous attendre ?
La quantité de travail dépend de la taille de votre entreprise :
Type d'entreprise | Nombre typique de dossiers en cours |
Petite (entreprise individuelle) | 5 à 10 dossiers |
Moyenne | 15 à 30 dossiers |
Grande | 30 à 50+ dossiers |
Comptez environ 5 minutes par dossier. Prévoyez suffisamment de temps : pour 30 dossiers, vous en avez pour environ 2,5 heures.
Étape 6 - Vérifier après la saisie
Une fois tous les dossiers saisis, parcourez-les un par un :
Les données du client sont-elles correctes ? (nom, adresse, e-mail, téléphone)
Les lignes de facture sont-elles correctes ? (montants, TVA)
Le statut est-il correct ? (devis envoyé, planifié, etc.)
Le planning est-il correct ? (date, véhicule, employés)
Astuce : créez une liste Excel avec tous les dossiers à transférer. Cochez-les un par un au fur et à mesure que vous les saisissez et les vérifiez. Vous n'en oublierez ainsi aucun.
Le bon ordre pour transférer les données
Respectez cet ordre lors de la migration de vos données :
Étape | Quoi | Pourquoi cet ordre |
1 | Désactiver les notifications | Évite les e-mails indésirables vers les clients |
2 | Saisir les devis en attente | Moins complexe, bonne mise en jambe |
3 | Saisir les dossiers en cours | Nécessite des lignes de facture manuelles |
4 | Vérifier | Parcourez tous les dossiers saisis |
5 | Réactiver les notifications | Seulement devis et facture, le reste plus tard |
Astuces
Commencez par désactiver les notifications. C'est la toute première étape, avant tout le reste.
Faites-le pendant une période calme. La saisie des dossiers prend environ 5 minutes chacun. Prévoyez cela à un moment où vous ne serez pas dérangé.
Validez vos données clients au préalable. Vérifiez les adresses e-mail, les numéros de téléphone et les adresses. Des erreurs dans les données source entraînent des erreurs dans Bas.
Faites une copie de votre ancienne administration. Conservez un export ou une sauvegarde de votre ancien système. Si vous oubliez de transférer quelque chose, vous pourrez toujours le retrouver.
Attention
Ne pas désactiver les notifications avant l'import est l'erreur la plus fréquente. Chaque dossier que vous saisissez peut déclencher une notification vers le client.
Les lignes de facture basées sur un pourcentage ne fonctionnent pas sans devis. Utilisez des montants fixes pour tous les dossiers de migration.
Ne pas valider les données entraîne des numéros de téléphone à la place d'adresses e-mail, des initiales manquantes et des fiches clients en double. Prenez le temps de nettoyer vos données source.
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