La migration des clients de garde-meuble est l'élément le plus complexe du transfert de données. La raison : vous ne devez pas seulement saisir les données client, mais aussi assurer une continuité parfaite de la facturation. Si cela se passe mal, les clients reçoivent une facture erronée.
Attention : pour le moment, nous transférons vers Bas uniquement les titulaires de garde-meuble. Nous n'importons aucune donnée client ni donnée de facturation depuis votre ancien système. Vous saisissez tout manuellement, afin de garder le contrôle sur les données et d'éviter les erreurs.
Important : assurez-vous que toutes les communications clients sont DÉSACTIVÉES avant de commencer. Avec 173 dossiers de garde-meuble, vous ne voulez pas que chaque saisie déclenche un message vers le client.
Étape 1 - Préparer la liste Excel
La plupart des entreprises tiennent leur administration de garde-meuble dans Excel. Préparez une liste avec les colonnes suivantes :
Colonne | Ce que vous renseignez | Exemple |
Nom du client | Nom complet du client de garde-meuble | Famille de Vries |
Coordonnées | E-mail et téléphone | |
Numéro de caisse/conteneur | Numéro unique par conteneur | Conteneur 22 |
Emplacement | Où se trouve le conteneur | Entrepôt 1, Rangée A |
Tarif par conteneur | Montant mensuel par conteneur (hors TVA) | EUR 95,00 |
Date de dernière facturation | Jusqu'à quand la facturation a déjà été effectuée | 31-01-2026 |
Étape 2 - Nettoyer les données
Vérifiez votre liste Excel avant de commencer l'import. Problèmes fréquents :
Majuscules et minuscules mélangées - uniformisez la nomenclature
Numéros de téléphone à la place des adresses e-mail - validez chaque champ
Initiales incorrectes ou manquantes - complétez si nécessaire
Clients en double - supprimez les doublons
Astuce : prenez une demi-heure pour nettoyer votre liste Excel. Cela vous épargnera plus tard des heures de corrections dans Bas.
Étape 3 - Importer les dossiers de garde-meuble
Importez les dossiers de garde-meuble dans Bas. Vous pouvez le faire manuellement (dossier par dossier) ou via la fonction d'import en masse.
Pour chaque dossier de garde-meuble :
Créez un nouveau dossier
Renseignez les données client (nom, adresse, e-mail, téléphone)
Sélectionnez le type « garde-meuble »
Ajoutez les conteneurs
Renseignez le tarif par conteneur
Définissez la date de dernière facturation (voir étape suivante)
Étape 4 - Définir la date de dernière facturation (CRITIQUE !)
C'est l'élément le plus crucial de toute la migration du garde-meuble. Pour chaque dossier de garde-meuble, vous définissez la date de dernière facturation. C'est la date jusqu'à laquelle vous avez déjà facturé le client dans votre ancien système.
Pourquoi est-ce si important ?
Bas calcule la facture suivante en fonction de la date de dernière facturation. Si vous saisissez ici la date de début du stockage au lieu de la date de dernière facturation, le système calcule une facture sur toute la période de stockage. Un client en garde-meuble depuis 2 ans recevrait alors soudainement une facture pour 24 mois.
Ce que vous renseignez | Ce qui se passe |
Date de dernière facturation (correct) | Le système continue à facturer à partir de la bonne date |
Date de début du stockage (erreur !) | Le client reçoit une facture pour toute la période de stockage |
Exemple : - Le client est en garde-meuble depuis le 01-03-2024 - Vous avez facturé jusqu'au 31-01-2026 inclus - Saisissez comme date de dernière facturation : 31-01-2026 - Bas facture alors à partir du 01-02-2026
Attention : c'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse lors de la migration du garde-meuble. Saisissez la date de dernière facturation, PAS la date de début du stockage. Vérifiez pour chaque dossier de garde-meuble que cette date est correcte. Ne faites pas cela dans la précipitation.
Étape 5 - Définir le tarif par conteneur
Renseignez le tarif par conteneur pour chaque conteneur de garde-meuble. Ne le faites pas au niveau du total.
Pourquoi pas au niveau du total ?
Supposons que vous ayez un client avec 3 conteneurs. Si vous mettez le montant total sur 1 conteneur et les deux autres à EUR 0, vous avez un problème dès qu'un de ces conteneurs est vidé. Le conteneur avec le montant disparaît, et les deux autres sont à zéro - vous ne recevez alors plus de facture.
Approche | Ce que vous renseignez | Ce qui se passe lors du vidage |
Par conteneur (correct) | Conteneur 1 : EUR 95, Conteneur 2 : EUR 95, Conteneur 3 : EUR 95 | Vidage du conteneur 2 : vous facturez encore EUR 190 pour les deux autres |
Au total (erreur !) | Conteneur 1 : EUR 285, Conteneur 2 : EUR 0, Conteneur 3 : EUR 0 | Vidage du conteneur 1 : vous facturez EUR 0 pour les deux autres |
Étape 6 - Convertir le prix hebdomadaire en prix mensuel
De nombreux déménageurs travaillent avec des prix hebdomadaires pour le garde-meuble, mais Bas calcule en mois. La formule est :
Prix hebdomadaire x 52 / 12 = prix mensuel
Prix hebdomadaire | Calcul | Prix mensuel |
EUR 20 par semaine | EUR 20 x 52 / 12 | EUR 86,67 par mois |
EUR 25 par semaine | EUR 25 x 52 / 12 | EUR 108,33 par mois |
EUR 30 par semaine | EUR 30 x 52 / 12 | EUR 130,00 par mois |
Attention : le prix mensuel est légèrement plus élevé que ce à quoi les clients sont habitués avec une facturation hebdomadaire (un mois compte en moyenne 4,33 semaines, pas 4 semaines). Préparez-vous à des questions des clients de garde-meuble à ce sujet.
Étape 7 - Adapter le modèle de facture de garde-meuble
Adaptez votre modèle de facture de garde-meuble avec un texte de transition. Ajoutez une ligne telle que :
« Vous recevez cette facture depuis notre nouveau système. La mise en page diffère de ce à quoi vous êtes habitué, mais le contenu et le montant restent les mêmes. »
Vous intégrez ce texte dans votre modèle de facture afin que tous les clients de garde-meuble reçoivent automatiquement cette explication avec leur première facture.
Attention : supprimez ce texte de transition de votre modèle après 2 mois. D'ici là, les clients seront habitués à la nouvelle mise en page et le message ne sera plus nécessaire.
Étape 8 - Informer les clients du changement de système
Lorsque vous passez à Bas, de nombreuses choses changent pour vos clients de garde-meuble :
La facture a une apparence différente (autre mise en page, autre système)
L'adresse e-mail de l'expéditeur peut changer
La période de facturation et le montant peuvent changer
Le paiement se fait via Mollie au lieu d'un virement
Joignez un message d'accompagnement à la première facture émise depuis Bas. Cela évite la confusion et les appels téléphoniques inutiles.
Exemple de texte :
Cher/Chère [nom du client],
Nous sommes passés à un nouveau système pour notre administration. Votre facture a donc une apparence différente de celle à laquelle vous êtes habitué. Le contenu et le montant restent identiques. Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.
Cordialement, [nom de l'entreprise]
En cas de changement de la période de facturation : si la période de facturation change (par exemple, de quatre semaines à mensuelle), communiquez-le explicitement à vos clients. Préparez une lettre type que vous pourrez envoyer.
Étape 9 - Vérifier le premier cycle de facturation du garde-meuble
Vérifiez pour chaque dossier :
La date de dernière facturation est-elle correcte ?
Le tarif par conteneur est-il correct (et non nul) ?
Le nombre de conteneurs est-il correct ?
La période de facturation est-elle correcte ?
La conversion du tarif hebdomadaire en tarif mensuel est-elle correcte ?
Si tout est correct, vous envoyez les factures. Si quelque chose ne va pas, vous ajustez le dossier et générez à nouveau la facture.
Astuce : planifiez cette vérification à un moment calme. Cela prend du temps, mais évite des erreurs qui demanderont beaucoup de travail par la suite. Prenez le temps de vérifier soigneusement chaque dossier lors du premier cycle de facturation.
Conseils
Commencez par désactiver les communications. Avec 173 dossiers de garde-meuble, vous ne voulez pas que chaque saisie déclenche un message.
Validez vos données client au préalable. Vérifiez les adresses e-mail, numéros de téléphone et adresses dans votre liste Excel. Des erreurs dans les données source entraînent des erreurs dans Bas.
Vérifiez minutieusement le premier cycle de facturation du garde-meuble. Prenez le temps de parcourir toutes les factures brouillon avant de les envoyer.
Préparez une lettre type que vous joindrez à la première facture. Les clients ne seront ainsi pas surpris par une facture provenant d'un nouveau système.
Adaptez votre modèle de facture avec un texte de transition, puis supprimez-le après 2 mois.
Attention
Utiliser la date de début au lieu de la date de dernière facturation pour les clients de garde-meuble entraîne d'énormes factures en retard. Un client en garde-meuble depuis 2 ans recevrait alors une facture pour 24 mois. C'est l'erreur la plus fréquente lors de la migration du garde-meuble.
Mettre le prix total sur un seul conteneur au lieu d'un prix par conteneur entraîne des problèmes de facturation lors du vidage. Répartissez toujours le montant sur tous les conteneurs.
Ne pas valider les données entraîne des numéros de téléphone à la place des adresses e-mail, des initiales manquantes et des fiches client en double. Prenez le temps de nettoyer vos données source.
Ne pas convertir le prix hebdomadaire en prix mensuel entraîne des factures erronées. Utilisez la formule : prix hebdomadaire x 52 / 12 = prix mensuel.
N'oubliez pas de supprimer le texte de transition de votre modèle de facture après 2 mois.
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