C'est l'élément qui suscite le plus de confusion. Cet article explique comment fonctionne l'enregistrement des heures, quelle est la différence entre les heures planifiées, réelles et approuvées, et comment l'activer.
Étape 1 - Comprendre les trois types d'heures
Il existe trois types d'heures dans le système. Il est important d'en comprendre la différence avant d'activer l'enregistrement des heures.
Type | Qu'est-ce que c'est | D'où cela vient-il | À quoi c'est utilisé |
Heures planifiées | Les heures telles que planifiées par le bureau | Planning | Estimation préalable, planification de la capacité |
Heures réelles | Les heures telles qu'enregistrées par le déménageur | Application employé | Aperçu du temps réellement travaillé |
Heures approuvées | Les heures telles qu'approuvées par le bureau | Back-office | Base de la facture pour la facturation à l'heure |
Étape 2 - Comment fonctionnent-elles ensemble ?
Le bureau planifie une mission et estime 8 heures (heures planifiées). Le déménageur enregistre dans l'application qu'il a travaillé 7 heures et 45 minutes (heures réelles). Le bureau vérifie et approuve 8 heures (heures approuvées). Par exemple parce que le temps de trajet est inclus.
Pour les clients particuliers, la différence importe peu : vous facturez généralement le montant du devis, indépendamment des heures travaillées.
Pour les clients professionnels facturés à l'heure, c'est crucial : les heures approuvées déterminent ce qui figure sur la facture.
Étape 3 - Activer l'enregistrement des heures pour les chefs d'équipe
Commencez avec 1 à 2 chefs d'équipe. Laissez-les enregistrer leurs heures pendant une semaine à titre d'essai.
Vérifiez les heures dans le système : - Les heures réelles sont-elles correctes ? - Les pauses sont-elles calculées correctement ? - Les heures approuvées sont-elles cohérentes ?
Si tout est correct, activez-le pour tous les chefs d'équipe.
Étape 4 - Vérifier et approuver les heures
Le chef d'équipe enregistre les heures dans l'application. Le bureau voit arriver les heures réelles. Le bureau vérifie les heures et les approuve.
Vérifiez pour chaque mission : - Les heures correspondent-elles aux heures planifiées ? - Le temps de trajet est-il inclus ? - La pause est-elle correcte ? - Des particularités ont-elles été signalées ?
Si tout est correct, vous approuvez les heures. Si quelque chose ne correspond pas, vous ajustez les heures puis les approuvez.
Questions fréquentes
« Je ne retrouve pas les heures approuvées dans l'aperçu de facturation »
Il s'agit d'une limitation connue. L'aperçu de facturation affiche actuellement uniquement les heures planifiées/d'origine, pas les heures approuvées. Si vous facturez à l'heure, vérifiez manuellement que les heures approuvées sont correctes avant de créer la facture.
« Les employés peuvent-ils saisir leurs propres heures ? »
Non. Seul le chef d'équipe enregistre les heures pour toute l'équipe. Cela évite les doubles enregistrements et les discussions.
« Puis-je encore saisir les heures d'hier ? »
Non. Le système bloque la saisie des heures pour les jours précédents. Il s'agit d'un choix délibéré pour prévenir la fraude. Si une correction est nécessaire, le bureau doit s'en charger.
« Quelle est la différence entre les heures réelles et les heures approuvées ? »
Les heures réelles sont celles enregistrées par le chef d'équipe. Les heures approuvées sont celles validées par le bureau. Elles peuvent différer si le bureau applique une correction (par exemple en ajoutant le temps de trajet).
Conseils
Commencez avec 1 à 2 chefs d'équipe à titre d'essai
Vérifiez les heures quotidiennement la première semaine
N'approuvez les heures qu'après les avoir vérifiées
Utilisez les heures approuvées pour la facturation des clients professionnels facturés à l'heure
Attention
Les heures réelles ne peuvent pas être modifiées par le chef d'équipe après l'enregistrement
Seul le bureau peut modifier les heures approuvées
L'aperçu de facturation affiche actuellement uniquement les heures planifiées, pas les heures approuvées
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