Pour les missions professionnelles facturées à l'heure, vous facturez sur la base des heures réellement travaillées et des matériaux utilisés. Cet article explique comment cela fonctionne dans Bas.
Étape 1 - Différence entre particulier et professionnel à l'heure
Pour un déménagement de particulier, vous facturez généralement un montant fixe indiqué sur le devis. Pour les missions professionnelles à l'heure, vous facturez sur la base des heures réellement travaillées et des matériaux utilisés.
Les principales différences :
Aspect | Particulier | Professionnel à l'heure |
TVA | 21 % inclus | 21 % exclu (ou autoliquidation) |
Base de facturation | Montant du devis (fixe) | Heures travaillées x tarif |
Numéro de référence | Pas nécessaire | Souvent obligatoire (numéro de PO, numéro de dossier du donneur d'ordre) |
Délai de paiement | 14 jours | 30 jours (ou plus) |
Devis | Détaillé avec prix au mètre cube | Tarif horaire, frais de transport, frais de matériel |
Étape 2 - Créer un dossier professionnel
Créez le client en tant que client professionnel (renseignez le champ du nom de l'entreprise et ajoutez une personne de contact). Créez un dossier. Choisissez le forfait approprié (par exemple « Professionnel à l'heure »).
Renseignez le numéro de référence du donneur d'ordre (si c'est obligatoire). Le devis contient alors des tarifs horaires et des frais de transport au lieu d'un calcul au prix du mètre cube.
Étape 3 - Contrats-cadres
De nombreuses entreprises de déménagement professionnelles travaillent avec des donneurs d'ordre réguliers ayant un contrat-cadre. Pensez aux assureurs, aux agences d'intérim ou aux institutions publiques.
Pour chaque contrat-cadre, vous créez un forfait distinct dans Bas :
Donneur d'ordre | Forfait | Particularités |
Compagnie d'assurance A | Forfait Assurance A | Tarif horaire spécifique, frais de transport fixes, numéro de référence obligatoire |
Compagnie d'assurance B | Forfait Assurance B | Structure tarifaire propre, format de facture propre |
Agence d'intérim XYZ | Forfait Agence d'intérim XYZ | Facturation groupée hebdomadaire, numéro de référence par mission |
Le forfait détermine quelles lignes apparaissent sur le devis et la facture, quels tarifs s'appliquent, et quel groupe de chiffre d'affaires est utilisé pour la comptabilité.
Étape 4 - Dossiers hebdomadaires pour les donneurs d'ordre réguliers
Si vous effectuez plusieurs missions par semaine pour le même donneur d'ordre, vous pouvez travailler avec des dossiers hebdomadaires (ou dossiers par période).
Créez un dossier par semaine ou par période pour le donneur d'ordre. Utilisez le champ de référence pour le numéro de semaine ou le numéro de PO du donneur d'ordre (par exemple « Semaine 12 » ou « PO-2026-0045 »). Vous enregistrez toutes les missions de cette période sous ce même dossier. À la fin de la semaine, vous créez une facture groupée avec toutes les missions.
Événements au sein d'un dossier
Au sein d'un dossier hebdomadaire, vous planifiez un événement par mission. Chaque événement peut avoir une adresse différente et un type de service différent. Vous gardez ainsi une vue d'ensemble de toutes les missions distinctes qui relèvent du même donneur d'ordre et de la même période.
Pour chaque événement, vous configurez : - L'adresse (adresse de chargement et de déchargement) - Le type de service (déménagement, livraison, montage, etc.) - Les employés et véhicules
Cela évite de devoir créer un dossier et une facture distincts pour chaque mission. Surtout pour les donneurs d'ordre ayant beaucoup de petites missions (par exemple des livraisons de meubles ou des déplacements de bureau), cela représente un gain considérable de travail administratif.
Étape 5 - « Ignorer le devis » pour la facturation à l'heure
Pour les missions professionnelles à l'heure, vous ne savez pas précisément à l'avance quel sera le montant total final. Le client paie en effet sur la base des heures réellement travaillées. C'est pourquoi vous utilisez souvent la fonction Ignorer le devis.
Comment cela fonctionne : 1. Créez le dossier et sélectionnez le forfait approprié 2. Le système effectue un calcul basé sur les heures et tarifs estimés 3. Choisissez Ignorer le devis - le calcul est bien effectué (pour votre planning et le calcul a posteriori), mais aucun devis n'est envoyé au client 4. Planifiez la mission et exécutez-la 5. À la fin, vous facturez sur la base des heures approuvées
Attention : si vous voulez utiliser « Ignorer le devis », le statut du dossier doit être sur Ouvert. Si le statut est déjà plus avancé (par exemple « Devis envoyé »), vous ne pouvez plus utiliser cette fonction. Assurez-vous que le calcul est renseigné avant d'ignorer le devis.
Étape 6 - Calcul a posteriori pour les missions professionnelles
Pour les missions professionnelles à l'heure, le calcul a posteriori est crucial. Les heures approuvées déterminent ce qui figure sur la facture.
Le bureau planifie une mission et estime 8 heures. Le déménageur enregistre dans l'application qu'il a travaillé 7 heures et 45 minutes. Le bureau vérifie et approuve 8 heures (par exemple parce que le temps de trajet est inclus). La facture est établie sur la base de 8 heures x tarif horaire.
Le système calcule automatiquement : - Coûts salariaux (heures approuvées x salaire horaire brut) - Coûts de véhicule (heures véhicule x coût par heure) - Coûts de matériel (cartons utilisés x prix d'achat)
Cela vous donne un aperçu de votre marge par mission.
Conseils
Créez un forfait distinct par contrat-cadre
Utilisez des dossiers hebdomadaires pour les donneurs d'ordre réguliers ayant beaucoup de petites missions
Utilisez le champ de référence pour les numéros de semaine ou les numéros de PO
Utilisez « Ignorer le devis » pour la facturation à l'heure - le calcul est bien effectué, le devis n'est pas envoyé
Approuvez les heures avant de facturer
Attention
Le numéro de référence est souvent obligatoire pour les donneurs d'ordre professionnels
Les heures approuvées déterminent la facture, pas les heures réelles
Le calcul a posteriori ne fonctionne que si les prix de revient sont correctement renseignés
Le statut du dossier doit être sur Ouvert si le calcul est encore nécessaire. Ne modifiez pas le statut prématurément.
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