Lors d'un déménagement direct, tout va d'un coup du point A au point B. Lors d'un déménagement via garde-meuble, une période de stockage s'intercale entre les deux. Cela change tout le processus : vous avez deux moments de déménagement, plusieurs moments de facturation et une facturation de garde-meuble continue.
Cet article décrit le processus complet du début à la fin.
Direct vs. via garde-meuble
La différence entre les deux processus :
Direct | Via garde-meuble | |
Moments de déménagement | 1 (chargement + déchargement le même jour ou des jours consécutifs) | 2 (entrée et sortie, souvent séparées de plusieurs semaines ou mois) |
Moments de facturation | 1 (après le déménagement) | Minimum 3 (entrée + garde-meuble mensuel + sortie) |
Modèle de devis | Standard | Modèle distinct avec texte de garde-meuble |
Frais supplémentaires | Aucun | Frais de manutention du conteneur, frais de garde-meuble par mois |
Planning | 1 bloc de planning | 2 blocs de planning distincts (entrée + sortie) |
Étape 1 - Créer un dossier avec le forfait « Via garde-meuble »
Lors de la création d'un nouveau dossier, vous choisissez le forfait Via garde-meuble. Il s'agit d'un forfait distinct avec une structure de facturation différente de celle d'un déménagement direct.
Cliquez sur Nouveau déménagement
Renseignez l'adresse de chargement (le logement actuel du client)
Renseignez l'adresse de déchargement (le futur logement, si celui-ci est déjà connu)
Renseignez les coordonnées du client
Sélectionnez le forfait Via garde-meuble
Le système sait désormais qu'une période de stockage s'intercale. L'adresse de stockage (votre entrepôt) est automatiquement ajoutée comme étape intermédiaire.
Astuce : L'adresse de déchargement n'est pas encore connue ? Indiquez alors « Inconnu » ou laissez le champ vide. Vous pourrez le compléter plus tard dès que le client aura une nouvelle adresse.
Résultat attendu : un dossier avec le forfait « Via garde-meuble » et les bonnes adresses.
Étape 2 - Effectuer la visite technique
La visite technique fonctionne de la même manière que pour un déménagement direct. Vous parcourez les pièces une par une et enregistrez l'inventaire.
La différence : lors d'un déménagement via garde-meuble, vous pouvez indiquer par pièce ou par meuble si celui-ci part en garde-meuble. Tout ne doit pas nécessairement aller en garde-meuble. Parfois, une partie part directement vers la nouvelle adresse et une autre partie en garde-meuble.
Lancez l'outil de visite technique depuis le dossier
Ajoutez les pièces et enregistrez les meubles par pièce
Indiquez par pièce ou par meuble ce qui part en garde-meuble
Sélectionnez les prestations (démontage, emballage, etc.)
Prenez des photos et ajoutez des notes
Résultat attendu : un inventaire complet avec une distinction claire entre ce qui part en garde-meuble et ce qui n'y part pas.
Étape 3 - Établir le devis avec les lignes de garde-meuble
Le devis d'un déménagement via garde-meuble contient des lignes supplémentaires que vous ne voyez pas lors d'un déménagement direct. Le forfait « Via garde-meuble » génère automatiquement une structure de facturation différente.
Lignes de devis typiques pour un déménagement via garde-meuble
Ligne | Description | Exemple |
Frais de déménagement (entrée) | Chargement chez le client, transport vers le garde-meuble | EUR 1.800 |
Frais de manutention du conteneur | Chargement et déchargement du conteneur (par manutention) | EUR 175 par manutention |
Frais de garde-meuble par mois | Location mensuelle de l'espace de stockage | EUR 95 par mois |
Frais de déménagement (sortie) | Chargement depuis le garde-meuble, transport vers la nouvelle adresse | EUR 1.200 |
Certificat de garantie | Optionnel | EUR 45 |
Les frais de manutention du conteneur sont facturés par défaut deux fois : une fois à l'entrée (chargement du conteneur) et une fois à la sortie (déchargement du conteneur). Vous configurez ce montant comme ligne fixe dans votre forfait, afin qu'il apparaisse automatiquement sur chaque devis via garde-meuble.
Modèle de devis
Le forfait « Via garde-meuble » est associé à un modèle de devis distinct. Celui-ci contient un texte adapté, par exemple : « Déménagement de votre logement actuel via notre garde-meuble vers [nouvelle adresse]. »
Vérifiez le modèle de devis lors du paramétrage de vos forfaits. Le modèle est sélectionné automatiquement dès que vous choisissez le forfait « Via garde-meuble ».
Astuce : Mentionnez les frais de manutention du conteneur séparément sur le devis. Les clients apprécient cette transparence.
Résultat attendu : un devis avec les frais de déménagement, les frais de manutention, les frais de garde-meuble et les éventuelles prestations supplémentaires.
Étape 4 - Planifier l'entrée
Après l'accord du client, vous planifiez l'entrée. C'est le moment où les affaires sont récupérées chez le client et amenées vers votre garde-meuble.
Ouvrez le dossier
Allez dans Planning ou Dates
Cliquez sur Planifier
Sélectionnez le type de prestation : Chargement en garde-meuble
Choisissez la date et définissez l'heure de début et de fin
Ajoutez les employés et les véhicules
Réservez un conteneur ou une caisse (via l'onglet garde-meuble du dossier)
Ajoutez des notes pour les employés
Les déménageurs voient dans l'application quel conteneur ou quelle caisse est réservé(e). Ils savent exactement ce qui doit partir et où cela doit aller.
Résultat attendu : un rendez-vous d'entrée planifié avec les employés, le véhicule et l'unité de stockage réservée.
Étape 5 - Facturation à l'entrée
Après l'entrée, vous facturez la première partie. Pour un déménagement via garde-meuble, vous travaillez avec plusieurs moments de facturation. Le premier moment est l'entrée.
Allez dans le dossier > Financier > Moments de facturation. Vous voyez les moments de facturation associés au forfait. Le premier moment contient les frais de déménagement pour l'entrée et les frais de manutention.
Cliquez sur Préparer la facture pour créer un brouillon de facture. Vérifiez la facture et envoyez-la.
Astuce : Utilisez un montant fixe par moment de facturation plutôt qu'un pourcentage. Pour les déménagements via garde-meuble, un montant fixe est plus clair qu'une répartition 50/50.
Étape 6 - Période de garde-meuble et facturation mensuelle
Pendant la période de garde-meuble, les frais de garde-meuble sont facturés automatiquement. Le système génère des brouillons de factures selon la fréquence que vous avez définie.
Définir la périodicité
Définissez la fréquence de facturation lors du rattachement de l'unité de stockage au dossier :
Fréquence | Quand l'utiliser |
Mensuelle | Choix standard pour la plupart des clients |
Trimestrielle | Clients fidèles avec un stockage de longue durée |
Annuelle | Contrats annuels |
Convertir les prix hebdomadaires en prix mensuels
De nombreux déménageurs ont l'habitude de facturer par semaine ou par période de quatre semaines. Bas fonctionne avec une facturation mensuelle. La formule de conversion :
Prix mensuel = Prix hebdomadaire x 52 / 12Exemple de calcul :
Prix hebdomadaire | Calcul | Prix mensuel |
EUR 25 | 25 x 52 / 12 | EUR 108,33 |
EUR 42 | 42 x 52 / 12 | EUR 182,00 |
EUR 60 | 60 x 52 / 12 | EUR 260,00 |
Ou si vous avez l'habitude d'une facturation par période de quatre semaines (13 périodes par an) :
Prix mensuel = Montant par période de quatre semaines x 13 / 12Exemple de calcul :
Par 4 semaines | Calcul | Prix mensuel |
EUR 100 | 100 x 13 / 12 | EUR 108,33 |
EUR 168 | 168 x 13 / 12 | EUR 182,00 |
Le montant annuel reste identique. Seule la répartition par mois diffère de celle par période de quatre semaines.
Date de début et date de dernière facturation
Définissez la date de dernière facturation. Il s'agit de la date jusqu'à laquelle le client a déjà payé. Le système reprend automatiquement la facturation à partir de ce moment.
Attention : Renseignez la date de dernière facturation, pas la date de début du garde-meuble. Si vous renseignez la date de début, le système tente de facturer rétroactivement toutes les périodes manquées.
Résultat attendu : le système génère automatiquement des brouillons de factures au bon moment. Vous les vérifiez et les envoyez.
Étape 7 - Planifier la sortie
Lorsque le client a une nouvelle adresse, vous planifiez la sortie. C'est le second moment de déménagement : les affaires partent de votre garde-meuble vers la nouvelle adresse.
Ouvrez le dossier
Complétez l'adresse de déchargement si elle n'était pas encore renseignée
Allez dans Planning ou Dates
Cliquez sur Replanifier ou Nouveau rendez-vous
Sélectionnez le type de prestation : Déchargement du garde-meuble
Choisissez la date et définissez l'heure de début et de fin
Ajoutez les employés et les véhicules
Ajoutez des notes
Le système sait quel conteneur ou quelle caisse est rattaché(e) à ce dossier. Les déménageurs le voient dans l'application.
Résultat attendu : un rendez-vous de sortie planifié comme événement distinct au sein du même dossier.
Étape 8 - Facturation à la sortie
Après la sortie, vous facturez la dernière partie : les frais de déménagement du garde-meuble vers la nouvelle adresse, plus les frais de manutention pour le déchargement du conteneur.
Allez dans le dossier > Financier > Moments de facturation. Cliquez sur le deuxième moment de facturation et préparez la facture.
En cas de sortie anticipée (le client récupère ses affaires avant la fin de la période de garde-meuble facturée), le système calcule automatiquement une note de crédit pour le montant payé en trop.
Résultat attendu : la sortie est facturée et les éventuels frais de garde-meuble restants sont crédités.
Aperçu des moments de facturation
Pour un déménagement via garde-meuble, vous avez au minimum trois types de moments de facturation :
Moment | Ce que vous facturez | Quand |
1. Entrée | Frais de déménagement pour le chargement + frais de manutention du conteneur | Après l'entrée |
2. Garde-meuble (continu) | Frais de garde-meuble par mois | Mensuel, automatique |
3. Sortie | Frais de déménagement pour le déchargement + frais de manutention du conteneur | Après la sortie |
Astuce : Vous pouvez envoyer la première facture de garde-meuble séparément ou la joindre à la facture d'entrée. La plupart des déménageurs facturent le garde-meuble séparément, afin que les clients ne soient pas surpris par un montant total élevé sur une seule facture.
Stockage réparti
Toutes les affaires ne tiennent pas toujours dans un seul conteneur ou une seule caisse. Parfois, les biens sont répartis sur plusieurs emplacements dans votre entrepôt : des palettes sur un rack, des meubles isolés dans un coin, des cartons à un autre étage.
On appelle cela le stockage réparti. Dans Bas, vous créez pour cela un dossier de stockage réparti dans le WMS. Au lieu d'un numéro de conteneur, vous enregistrez par article ou par ligne ce qui est stocké et à quel emplacement.
Quand utiliser le stockage réparti ?
Les affaires ne tiennent pas dans un conteneur ou une caisse
Le client a des articles de tailles différentes (palettes, armoires, vélos)
Les affaires sont physiquement réparties dans votre entrepôt
Facturation en cas de stockage réparti
La facturation fonctionne de la même manière que pour le stockage en conteneur. Vous définissez un tarif par mois et le système génère des brouillons de factures selon la fréquence.
Contrat de dépôt
En garde-meuble, un contrat de dépôt est courant. Ce document précise ce qui est stocké, dans quelles conditions et à quel prix.
Dans Bas, vous pouvez téléverser le contrat de dépôt comme document dans le dossier ou sur l'unité de stockage spécifique dans le WMS. Ainsi, le document est toujours facile à retrouver.
Le contrat de dépôt est actuellement encore établi manuellement. Téléversez le document signé dans le dossier via Documents > Téléverser. Cochez éventuellement Visible dans l'application si les déménageurs doivent pouvoir consulter le document.
Paramétrer le forfait « Via garde-meuble »
Le forfait « Via garde-meuble » contient les lignes qui apparaissent automatiquement sur le devis. Paramétrez-le dans Paramètres > Forfaits.
Lignes du forfait
Ligne | Type | Exemple |
Frais de déménagement (entrée) | Calculé sur la base du volume/des heures | Variable |
Frais de manutention du conteneur | Montant fixe, par défaut 2x | EUR 175 par manutention |
Frais de garde-meuble par mois | Ligne récurrente (continue) | EUR 95 par mois |
Frais de déménagement (sortie) | Calculé sur la base du volume/des heures | Variable |
Vous configurez les frais de manutention du conteneur comme ligne fixe. Le système les intègre automatiquement à chaque devis avec ce forfait. Par défaut deux fois : une à l'entrée, une à la sortie.
Vous configurez les frais de garde-meuble par mois comme ligne récurrente. Le système facture ce montant automatiquement selon la fréquence définie.
Erreurs fréquentes
Erreur | Conséquence | Comment l'éviter |
Forfait « Direct » choisi au lieu de « Via garde-meuble » | Aucune ligne de garde-meuble sur le devis | Vérifiez le forfait lors de la création du dossier |
Frais de manutention oubliés dans le forfait | Le client n'est pas facturé pour l'entrée/la sortie | Configurez les frais de manutention comme ligne fixe dans le forfait |
Date de début renseignée comme date de dernière facturation | Le système facture tous les mois manqués | Renseignez toujours la date de dernière facturation |
Tous les conteneurs mis sur un prix total | À la sortie d'un conteneur, le reste tombe à EUR 0 | Renseignez le tarif par conteneur séparément |
Sortie non planifiée comme événement distinct | Les déménageurs ne savent pas qu'il s'agit d'une sortie de garde-meuble | Planifiez l'entrée et la sortie comme des événements distincts |
Astuces
Utilisez toujours le forfait « Via garde-meuble ». C'est la seule façon d'obtenir le bon modèle de devis et la bonne structure de facturation.
Planifiez l'entrée et la sortie comme deux événements distincts. Cela apporte de la clarté aux employés et à la planification.
Facturez le premier mois de garde-meuble séparément. Pas en même temps que la facture de déménagement.
Réservez le conteneur ou la caisse à l'avance. Ainsi, les déménageurs savent quelle unité est prête.
Mentionnez les frais de manutention de façon transparente sur le devis. Les clients apprécient une structure de coûts claire.
Attention
Plusieurs moments de facturation. Un déménagement via garde-meuble comporte au minimum trois types de factures. Gardez une vue d'ensemble.
Convertir le prix hebdomadaire en prix mensuel. Le montant annuel reste identique, mais le montant mensuel est légèrement supérieur à 4x le prix hebdomadaire. Préparez-vous aux questions des clients.
Créditer en cas de sortie anticipée. Le système gère cela automatiquement, mais vérifiez la note de crédit avant de l'envoyer.
Téléverser le contrat de dépôt. Enregistrez le document signé dans le dossier ou sur l'unité de stockage.
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