Tout le monde n'a pas les mêmes droits dans l'application. Le chef d'équipe dispose de fonctions supplémentaires qu'un déménageur ordinaire n'a pas. Cet article explique quelle est la différence et comment fonctionnent les fonctions du chef d'équipe.
Étape 1 - Différence entre chef d'équipe et déménageur
Fonction | Chef d'équipe | Déménageur |
Consulter les informations du chantier | Oui | Oui |
Navigation | Oui | Oui |
Prendre des photos | Oui | Oui |
Signaler un dommage | Oui | Oui |
Démarrer et arrêter le chantier | Oui | Non |
Enregistrer les heures (pour tout le monde) | Oui | Non |
Signature du client | Oui | Non |
Traiter un paiement | Oui | Non |
Enregistrer la consommation de matériel | Oui | Limité |
Le chef d'équipe est désigné par chantier dans la planification. Tous les employés n'ont pas besoin d'avoir les droits de chef d'équipe.
Attention : ne donnez pas les droits de chef d'équipe à tout le monde. Si tout le monde peut enregistrer les heures, vous ne savez plus qui a saisi quoi. Désignez un chef d'équipe par chantier, et cette personne est responsable de l'enregistrement.
Étape 2 - Le rituel de démarrage en quatre moments
L'enregistrement du temps dans l'application fonctionne avec quatre moments que le chef d'équipe enregistre. C'est le rituel de démarrage identique pour chaque chantier.
Moment 1 - Départ en route : le chef d'équipe appuie sur Départ en route lorsque l'équipe part de l'entrepôt ou du point de départ. Cela enregistre le moment du départ.
Moment 2 - Arrivée chez le client : à l'arrivée, le chef d'équipe appuie sur Arrivé. Le système enregistre le temps de trajet.
Moment 3 - Arrivée au déchargement : à l'arrivée à l'adresse de déchargement, le chef d'équipe appuie à nouveau sur Arrivé. Cela enregistre le moment de l'arrivée au second emplacement.
Moment 4 - Chantier terminé : lorsque le chantier est terminé, le chef d'équipe enregistre la fin. Si l'équipe retourne ensuite à l'entrepôt, ce temps de trajet est également consigné.
Entre-temps, le chef d'équipe peut enregistrer une pause. Le temps de pause est comptabilisé séparément et n'est pas inclus dans le temps de travail.
Étape 3 - Documents et informations de garde-meuble
Le chef d'équipe peut consulter dans l'application les documents téléversés au bureau dans le dossier. Pensez aux listes d'inventaire, aux photos de la visite technique ou à un plan.
Lors du téléversement de documents au bureau, vous pouvez définir si un document est visible dans l'application. Activez cette option pour les documents dont le chef d'équipe a besoin sur place.
Attention : après le téléversement d'un document, celui-ci n'est plus modifiable. Vérifiez donc que le document est correct avant de le téléverser. Faut-il modifier quelque chose ? Alors vous supprimez l'ancien document et en téléversez un nouvel exemplaire.
Si le chantier comporte du garde-meuble, le numéro de conteneur ou de garde-meuble est visible dans l'application. Le chef d'équipe sait ainsi immédiatement où se trouvent les affaires ou où elles doivent aller.
Étape 4 - Enregistrer les heures pour toute l'équipe
Le chef d'équipe enregistre les heures pour toute l'équipe. Chaque déménageur ne saisit pas ses propres heures.
Cela évite : - Les doubles enregistrements - Les enregistrements oubliés - Les discussions sur qui a saisi quoi
Le chef d'équipe voit dans l'application quels membres de l'équipe sont planifiés. Il enregistre l'heure de début et de fin pour tout le monde.
Attention : le système bloque la saisie des heures pour les jours précédents. C'est un choix délibéré pour prévenir la fraude. Si une correction est nécessaire, le bureau doit s'en charger.
Étape 5 - Consigner la consommation de matériel
Le chef d'équipe enregistre quels matériaux sont utilisés sur un chantier.
Il s'agit de : - Combien de cartons ont été laissés chez le client - Quels matériaux supplémentaires ont été utilisés (couvertures, ruban adhésif, housses de protection) - Quels matériaux sont revenus
La liste de matériel dans l'application affiche tous les matériaux disponibles dans le système. Le chef d'équipe indique ce qui a réellement été utilisé.
Astuce : la liste de matériel est destinée aux extras par chantier, pas à l'équipement standard du véhicule. Les couvertures de protection, diables et sangles présents en standard dans chaque véhicule n'ont pas besoin d'être enregistrés. Il s'agit des extras qui varient d'un chantier à l'autre, comme des cartons supplémentaires, des housses de protection ou du ruban adhésif.
Étape 6 - Transmettre des recalculs
Si un travail supplémentaire survient pendant le chantier et qui ne figurait pas sur le devis, le chef d'équipe peut le transmettre.
Exemples : - Un étage supplémentaire qui ne figurait pas sur le devis - Plus de cartons nécessaires que prévu - Montage ou démontage supplémentaire - Temps de trajet plus long à cause de la circulation
Le chef d'équipe ajoute une note dans l'application avec une description du travail supplémentaire. Le bureau voit cela arriver et peut envoyer un recalcul au client.
Cela évite les discussions après coup. Le client a entendu sur place ce que coûte le travail supplémentaire.
Étape 7 - Recueillir la signature
À la fin du chantier, le chef d'équipe fait signer le client sur l'écran du téléphone.
Ouvrez le chantier dans l'application. Choisissez Signature. Le client signe sur l'écran. Confirmez et enregistrez.
La signature est rattachée au dossier et visible au bureau. Cela remplace le bon de travail papier.
Étape 8 - Traiter un paiement (optionnel)
Si vous avez activé Mollie, le chef d'équipe peut faire payer le client sur place via iDEAL.
Ouvrez le chantier dans l'application. Choisissez Payer. Le système affiche le montant de la facture. Le client scanne le code QR ou ouvre le lien de paiement sur son propre téléphone. Le client paie via iDEAL. Le paiement est immédiatement enregistré dans le système.
Le chef d'équipe n'a pas besoin d'avoir un terminal de paiement sur lui. Le client paie avec son propre téléphone.
Comment introduire les fonctions du chef d'équipe auprès de votre équipe ?
Ne commencez jamais avec toute l'équipe en même temps. Procédez ainsi :
Choisissez un ambassadeur : un employé jeune, à l'aise avec la technologie, ouvert aux nouveautés. Laissez cette personne travailler une journée avec l'application sur un chantier réel. Laissez l'ambassadeur en parler à ses collègues. Déployez ensuite seulement au reste de l'équipe.
Dans chaque entreprise, il y a des employés qui ne veulent pas suivre. C'est normal.
Ne forcez pas les choses dès le premier jour. Laissez le bon de travail papier coexister encore un moment avec l'application. Montrez ce que cela leur rapporte. Commencez par les bases (consulter la planification, la navigation). Les heures et les matériaux viendront plus tard.
Phasage : quand activer quelles fonctions ?
Phase 1 - Application de base (mois 1) : consulter la planification, lire les informations du chantier, navigation, prendre des photos, signature du client.
Phase 2 - Enregistrement des heures (mois 2-3) : le rituel de démarrage (quatre moments), enregistrer la consommation de matériel, signaler un dommage.
Phase 3 - Complet (mois 3+) : enregistrement complet des heures, déclarations de frais, fonctionnalité RH (congés, maladie).
Attention : si vous activez tout en même temps, les employés se sentent submergés. Construisez cela par phases.
Problèmes fréquents
« Puis-je encore saisir les heures d'hier ? »
Non. Le système bloque la saisie des heures pour les jours précédents. C'est un choix délibéré pour prévenir la fraude. Contactez le bureau si une correction est nécessaire.
« J'ai saisi quelque chose par erreur »
La plupart des choses peuvent être ajustées. Mais certaines actions (comme la clôture d'un chantier) ne peuvent être annulées que par le bureau.
« Que se passe-t-il si un déménageur a les droits de chef d'équipe mais ne les utilise pas ? »
Aucun problème. Les droits de chef d'équipe ne sont là que si vous en avez besoin. Si un déménageur ne les utilise pas, il voit simplement l'application de base.
Astuces
Entraînez-vous chez vous avec l'application sur votre propre téléphone
Apprenez les quatre moments (départ en route, arrivée, pause, terminé)
Sachez comment prendre des photos et signaler un dommage
Sachez comment recueillir la signature
Enregistrez les recalculs directement sur place
Attention
Les droits de chef d'équipe sont par chantier, pas par personne
Ne donnez pas les droits de chef d'équipe à tout le monde
Le rituel de démarrage est toujours identique : quatre moments
Les pauses sont enregistrées séparément et ne sont pas comptées dans le temps de travail
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