Cet article explique comment rattacher un client au garde-meuble. Il s'agit du flux central de la gestion du garde-meuble dans Bas. Tout tourne autour du dossier.
Deux façons de gérer le garde-meuble
Il existe deux scénarios pour la gestion du garde-meuble dans Bas :
Scénario 1 - Garde-meuble via un dossier
Vous rattachez le garde-meuble à un dossier lorsqu'un déménagement est planifié ou nécessaire. Le garde-meuble fait alors partie du déménagement.
Vous créez un dossier pour le client
Vous rattachez des unités de garde-meuble à ce dossier
La facturation passe par le dossier
Scénario 2 - Garde-meuble uniquement via le WMS (sans dossier)
Vous utilisez cela pour les clients qui étaient déjà en garde-meuble chez vous avant que vous ne commenciez avec Bas, ou pour les clients de pur garde-meuble sans déménagement.
Vous rattachez directement le client au garde-meuble dans le WMS (Warehouse Management System)
Aucun dossier n'est (encore) nécessaire
Vous pouvez toujours rattacher cela à un dossier par la suite si un déménagement survient
Astuce : Pour les nouveaux clients avec un déménagement, utilisez toujours le scénario 1 (via dossier). Pour les anciens clients que vous reprenez ou les clients de pur garde-meuble sans déménagement, utilisez le scénario 2 (WMS uniquement).
Étape 1 - Comprendre la structure du garde-meuble
Le garde-meuble dans Bas fonctionne avec trois niveaux. Vous n'êtes pas obligé d'utiliser tous les niveaux.
Niveau 1 - Entrepôt : l'emplacement de stockage physique. Un bâtiment, un hangar, un entrepôt. Si vous avez plusieurs sites (par exemple Zwolle et Oldenzaal), vous créez plusieurs entrepôts.
Niveau 2 - Emplacement (optionnel) : une section au sein d'un entrepôt. Pensez à une rangée, un compartiment, un étage ou une allée. Ce niveau est optionnel. Vous n'en avez besoin que si vous voulez savoir dans quelle rangée ou à quel étage une caisse se trouve au sein d'un entrepôt.
Niveau 3 - Unité : l'unité de stockage individuelle. Un conteneur, une caisse ou un espace de rayonnage. C'est le niveau auquel vous rattachez les clients et facturez.
Astuce : commencez simple. Vous pourrez toujours ajouter des emplacements plus tard. Si vous commencez avec une structure trop complexe dont vous n'avez pas besoin, vous vous compliquez inutilement la tâche.
Étape 2 - Créer un dossier
Comme pour un déménagement, vous commencez par un dossier. Ce dossier est le point central pour tout : le déménagement, le garde-meuble et la facturation.
Créez un client (ou recherchez le client existant). Créez un nouveau dossier. Choisissez le bon forfait (par exemple un forfait de garde-meuble).
Le dossier est maintenant prêt pour le rattachement d'unités de garde-meuble.
Étape 3 - Rattacher les unités de garde-meuble
Depuis le dossier, vous rattachez une ou plusieurs unités de garde-meuble au client.
Ouvrez le dossier. Allez dans l'onglet garde-meuble. Recherchez par numéro de conteneur pour trouver la bonne unité. Sélectionnez quel(s) conteneur(s) ou caisse(s) sont destinés à ce client et rattachez-les au dossier.
Vous pouvez rattacher plusieurs unités à un client. Chaque unité reçoit son propre tarif et sa propre fréquence de facturation.
Attention : n'utilisez JAMAIS l'adresse de l'entrepôt comme adresse de chargement dans le dossier. L'adresse de l'entrepôt est l'emplacement de votre installation de garde-meuble, pas l'adresse du client. Si vous renseignez l'adresse de l'entrepôt comme adresse de chargement, la planification du déménagement ne sera pas correcte.
Étape 4 - Renseigner les détails par unité
Renseignez les détails suivants par unité :
Champ | Ce que vous renseignez | Exemple |
Date d'entrée | Quand les affaires y entrent | 15-03-2026 |
Tarif | Prix par unité et par période | EUR 75,00 par mois |
Fréquence de facturation | À quelle fréquence vous facturez | Mensuelle |
Groupe de chiffre d'affaires | Pour la comptabilité | Garde-meuble particulier |
Attention : renseignez TOUJOURS le tarif par conteneur ou caisse. Ne mettez jamais le tarif total sur un conteneur et le reste à EUR 0. Supposons que vous sortiez précisément ce conteneur avec le tarif, les autres restent à zéro et zéro ne génère aucune facture.
Étape 5 - Choisir la fréquence de facturation
Vous choisissez la fréquence par dossier.
Période | Quand la choisir |
Quotidienne | Stockage de très courte durée |
Hebdomadaire | Courte durée, quelques semaines |
Mensuelle | Choix standard pour la plupart des clients |
Trimestrielle | Clients réguliers en garde-meuble |
Annuelle | Contrats annuels |
Mensuelle est le choix le plus courant.
Étape 6 - Enregistrer et vérifier
Enregistrez le rattachement. Dans le dossier, vous voyez maintenant quelles unités sont rattachées au client, avec le tarif et la fréquence de facturation.
Vérifiez que toutes les données sont correctes : - Les bonnes unités sont-elles rattachées ? - Le tarif par unité est-il correct ? - La fréquence de facturation est-elle correcte ? - Le groupe de chiffre d'affaires est-il correct ?
Si tout est correct, le client est rattaché avec succès au garde-meuble.
Liste d'inventaire en garde-meuble
En garde-meuble, vous n'avez pas besoin d'établir une liste d'inventaire séparée. La visite technique fait office de liste d'inventaire. Si vous avez effectué une visite technique pour le client, celle-ci est automatiquement rattachée à la ou aux caisses dans le dossier.
Vous disposez ainsi toujours d'un aperçu de ce qui se trouve dans quelle caisse, sans administration supplémentaire.
Situations particulières
Plusieurs clients dans un conteneur
Il arrive que deux clients partagent un conteneur. La solution : scinder le conteneur avec un suffixe de lettre.
Conteneur 22A = client Jansen (moitié 1). Conteneur 22B = client De Vries (moitié 2).
Chaque moitié est rattachée séparément au dossier du client concerné et facturée séparément. Vous créez simplement deux unités avec le même emplacement mais un nom différent.
Stockage réparti
Le stockage réparti est destiné aux situations où les affaires d'un client ne se trouvent pas dans un conteneur ou une caisse délimité(e), mais sont réparties dans votre entrepôt.
Cela se produit avec des palettes posées sur un rack, des armoires isolées dans un coin, ou des articles que vous stockez temporairement pour un client.
Dans Bas, vous créez pour cela un dossier de stockage réparti. Au lieu d'un numéro de conteneur, vous enregistrez par article ce qui est stocké et où cela se trouve. Vous indiquez par article l'emplacement (par exemple « Bureau - Rangée A, Compartiment 12 » ou « Palette de cartons - Rayonnage 3, Étagère 2 »).
Chaque article est muni d'un code QR. Vous pouvez ainsi voir immédiatement avec votre téléphone ou votre scanner à quel client appartient un article et où il doit se trouver. Cela évite de chercher dans l'entrepôt.
Astuces
Commencez avec une structure simple (entrepôt et unités, pas d'emplacements)
Vérifiez toujours que le tarif par unité est renseigné
Choisissez la fréquence de facturation qui convient au client (généralement mensuelle)
Utilisez le groupe de chiffre d'affaires « Garde-meuble particulier » ou « Garde-meuble professionnel » pour votre comptabilité
Attention
Renseignez TOUJOURS le tarif par conteneur, jamais tout sur un conteneur et le reste à zéro
La date d'entrée est le moment où les affaires entrent en garde-meuble
La fréquence de facturation détermine quand le système génère des brouillons de factures
En cas de plusieurs unités pour un client : renseignez chaque tarif séparément
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