Avez-vous des clients professionnels avec des travaux récurrents ? Pensez à l'évacuation hebdomadaire des déchets, à des tournées fixes ou à des chantiers quotidiens au même endroit. Avec les missions récurrentes, vous planifiez cela en une seule fois et vous n'avez pas besoin de recréer des événements chaque semaine.
Quand utiliser les missions récurrentes ?
Les missions récurrentes sont destinées aux clients professionnels ayant un schéma fixe :
Situation | Exemple |
Récurrence hebdomadaire | Chargement chez le même client tous les samedis |
Récurrence quotidienne | Du lundi au vendredi au même endroit |
Effectif fixe | Le même chauffeur et le même camion chaque semaine |
Période fixe | Planifier 4, 8 ou 12 semaines à l'avance |
Astuce : combinez les missions récurrentes avec des dossiers hebdomadaires. Créez un dossier par semaine (par exemple « Semaine 2 - Nom du client ») et planifiez-y vos événements récurrents. Vous gardez ainsi la facturation claire.
Étape 1 - Créer un dossier
Avant de pouvoir planifier des événements récurrents, vous avez besoin d'un dossier.
Allez dans Nouveau déménagement client existant (ou « Nouveau déménagement » si le client n'existe pas encore)
Sélectionnez le client et la bonne agence
Choisissez un contact projet
Renseignez l'adresse où le travail a lieu
Choisissez le bon forfait du client
Cliquez sur Créer
Après la création, renseignez le champ de référence avec par exemple un numéro de semaine ou un numéro de bon de commande. Celui-ci apparaîtra plus tard sur la facture et facilite la recherche du dossier.
Résultat attendu : un nouveau dossier pour le client professionnel, prêt à planifier des événements.
Étape 2 - Créer un événement récurrent
Vous planifiez maintenant le premier événement et configurez la récurrence.
Ouvrez le dossier et cliquez sur Planifier un rendez-vous
Choisissez la date du premier rendez-vous
Sélectionnez le type de prestation (par exemple chargement, déchargement, montage)
Renseignez l'emplacement
Cochez Récurrent
Choisissez la fréquence : quotidienne ou hebdomadaire
Indiquez le nombre de récurrences souhaitées (par exemple 4 semaines)
Choisissez le jour (par exemple tous les samedis)
Configurez l'heure de début, l'heure de fin et le nombre de personnes
Cliquez sur Suivant pour créer les événements
Résultat attendu : le système crée automatiquement un événement dans le dossier pour toutes les semaines (ou jours) indiqués.
Attention : vérifiez après la création que tous les événements sont visibles dans la planification. Il faut parfois recharger manuellement la page pour voir toutes les récurrences.
Étape 3 - Attribuer un employé et un véhicule
Le grand avantage des missions récurrentes : vous attribuez un employé et un véhicule une fois et le système applique cela à toutes les récurrences.
Ouvrez la planning et allez au premier événement récurrent
Faites glisser un employé vers l'événement (ou attribuez-le via l'événement)
Le système demande : « Voulez-vous appliquer cela aussi à tous les rendez-vous futurs ? »
Choisissez Oui pour placer le même employé sur toutes les récurrences
Répétez cela pour le véhicule : faites-le glisser vers l'événement
Choisissez à nouveau Oui à la question sur les rendez-vous futurs
Résultat attendu : tous les événements récurrents ont le même employé et le même véhicule attribués.
Astuce : c'est idéal pour des chauffeurs fixes sur des tournées fixes. Attribuez par exemple un chauffeur fixe et il apparaît automatiquement sur toutes les semaines futures.
Étape 4 - Effectuer des modifications ultérieures
Devez-vous changer un employé ou modifier un véhicule plus tard ? Vous choisissez vous-même si la modification vaut uniquement pour cette semaine ou pour toutes les semaines futures.
Changer d'employé ou de véhicule
Ouvrez l'événement que vous souhaitez modifier dans la planning
Supprimez l'employé ou le véhicule actuel
Le système demande : « Voulez-vous appliquer cela aussi à tous les rendez-vous futurs ? »
Choisissez Oui pour appliquer la modification partout, ou Non pour uniquement cette semaine
Attribuez le nouvel employé ou le nouveau véhicule
Choisissez à nouveau si cela vaut pour tous les rendez-vous futurs
Quand choisir quoi ?
Situation | Choix |
L'employé fixe est malade cette semaine | Uniquement ce rendez-vous - remplaçant pour une semaine |
L'employé fixe part, un nouveau collègue reprend | Tous les rendez-vous futurs - changer partout |
Autre véhicule nécessaire à cause d'une panne | Uniquement ce rendez-vous - modification temporaire |
Autre véhicule structurel | Tous les rendez-vous futurs - ajuster partout |
Résultat attendu : la modification est appliquée aux événements que vous avez choisis.
Combinaison avec dossiers hebdomadaires et numéros de référence
Pour les clients professionnels facturés par semaine, les missions récurrentes fonctionnent mieux en combinaison avec des dossiers hebdomadaires.
Méthode recommandée
Créez un dossier par semaine (par exemple « Semaine 3 - Satellite »)
Renseignez le champ de référence avec le numéro de semaine ou le numéro de bon de commande du client
Planifiez les événements récurrents dans ce dossier
Lors de la facturation, le facturier voit par jour quels événements il y avait, avec quel employé et quel véhicule
Le numéro de référence apparaît automatiquement sur la facture
Astuce : le champ de référence est libre. Vous pouvez y mettre un numéro de semaine, un numéro de bon de commande ou une référence client - tout ce que le client veut voir sur la facture.
Astuces
Planifiez plusieurs semaines à l'avance. Avec les missions récurrentes, vous planifiez en une fois 4, 8 semaines ou plus. Cela fait gagner du temps.
Attribuez toujours des employés et des véhicules. Le facturier a besoin de ces informations pour facturer correctement.
Utilisez des numéros de référence. Les clients professionnels attendent souvent un numéro de bon de commande ou un numéro de semaine sur la facture.
Vérifiez la planification après la création. Rechargez la page si les événements ne sont pas immédiatement visibles.
Attention
Les événements doivent être confirmés. Un événement récurrent peut encore être une réservation après sa création. Passez l'événement à « Accepté » avec le bon nombre de personnes pour l'intégrer définitivement à la planification.
La fréquence ne peut pas être modifiée a posteriori. Voulez-vous passer d'hebdomadaire à quotidien ? Vous devez alors recréer les événements.
Vous pouvez indiquer une adresse différente par événement. Si l'emplacement change chaque semaine, ajustez l'adresse sur l'événement individuel.
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