Montagmorgen. Ein Kunde ruft wegen des Angebots an, das er letzte Woche bekommen hat. Ihr Kollege hat es erstellt, in Word, auf seinem eigenen Laptop. Der Umzug selbst steht an der Tafel im Aufenthaltsraum, und die Stunden vom Freitag stecken noch in einer WhatsApp-Gruppe. Nach zehn Minuten Suchen rufen Sie den Kunden zurück.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann arbeiten Sie, wie die meisten Umzugsunternehmen, mit einer Sammlung von Einzellösungen, die über die Jahre gewachsen ist. Das funktioniert. Nur sind Sie, oder jemand im Büro, die Verbindung zwischen all diesen Systemen.
Ist es falsch, mit Einzellösungen zu arbeiten?
Nein. Excel ist kein Drama, und keine Software deckt alles ab. Einzellösungen haben auch echte Vorteile: Sie sind einzeln günstig, Ihr Team kennt sie schon, und Sie können eine leicht austauschen, ohne dass der Rest stillsteht.
Zum Problem wird es erst, wenn jeder Teil Ihres Ablaufs seine eigene Liste hat. Die Angebote in einer Datei, die Planung an der Tafel, die Einlagerung in einer Tabelle, die Stunden in einer Gruppe und die Rechnungen in der Buchhaltung. Diese Systeme sprechen nicht miteinander. Also erledigt das jemand für sie: abtippen, weiterleiten, nachtelefonieren.
Was kostet es Sie, selbst die Verbindung zu sein?
Mehr, als Sie denken, weil es so in die tägliche Arbeit verwoben ist, dass Sie es nicht mehr sehen. Schauen Sie sich nur einen ganz normalen Umzug an.
Die Anfrage kommt herein, und jemand trägt sie in eine Liste ein. Dann kommt das Angebot, und wenn der Kunde zusagt, muss der Umzug in die Planung. Das Team bekommt die Angaben per WhatsApp. Danach geht ein Arbeitsschein zurück ins Büro, die Stunden werden abgetippt und die Rechnung wird erstellt. Das sind sechs Momente, in denen dieselben Daten neu eingegeben werden, und sechs Gelegenheiten für einen Fehler.
Angenommen, das kostet pro Umzug eine halbe Stunde. Bei zehn Umzügen pro Woche sind das fünf Stunden, übers Jahr fast 250 Stunden. Das sind sechs volle Arbeitswochen für Arbeit, die nicht nötig gewesen wäre.
Und dann gibt es die Dinge, die sich nicht in Stunden ausdrücken lassen:
- Suchen statt finden. Ein Kunde ruft an, und niemand weiß so schnell, wo sein Angebot ist.
- Lücken zwischen Verkauf und Planung. Ihr Verkäufer schließt einen Auftrag ab, aber niemand trägt ihn in die Planung ein. Oder das Team steht irgendwo, wo der Kunde von nichts weiß.
- Fehler, die Sie erst später sehen. Eine falsche Adresse auf dem Arbeitsschein oder eine Rechnung ohne die zusätzlichen Stunden.
- Steuern nach Gefühl. Wie viele Angebote sind offen, und welche Aufträge bringen wirklich etwas ein? Wenn diese Zahlen in drei Systemen stehen, schauen Sie sie nicht nach. Wie es anders geht, lesen Sie in Umzugsunternehmen mit Daten steuern.
Es geht nicht um die großen Fehler. Es sind die hundert kleinen Momente pro Woche, in denen Sie denken: Das muss doch schlauer gehen.
Was ändert sich mit einem System?
Sie geben Daten einmal ein, und danach fließen sie weiter. Sagt der Kunde zum Angebot zu, steht der Umzug bereit in der Planung. Das Team sieht die Adressen, das Inventar und die Absprachen in der App und erfasst dort auch die Stunden. Diese Stunden gehen weiter in die Rechnung, ohne dass jemand sie abtippt.
Den größten Unterschied merken Sie nicht an einer Funktion, sondern am Überblick. Sie sehen auf einen Blick, welche Angebote offen sind, was nächste Woche geplant ist und wie der Monat läuft. Solche Erkenntnisse hatten Sie früher erst im Nachhinein, wenn es zu spät war, um gegenzusteuern.
Welche Nachteile hat ein System für alles?
Ehrlicherweise gibt es die auch.
- Ein Umstieg kostet Zeit. Sie müssen die Software einrichten, Ihre Daten übertragen und Ihr Team schulen. Rechnen Sie mit einigen Wochen bis einigen Monaten.
- Sie sind von einem Anbieter abhängig. Prüfen Sie deshalb vorher, ob Sie Ihre Daten exportieren können und ob der Anbieter die Software weiter verbessert.
- Nicht jeder Teil ist der allerbeste. Eine Software, die alles kann, ist selten in jedem Bereich besser als die beste Einzellösung. Ihre Stärke liegt im Zusammenspiel.
Ihre Buchhaltung müssen Sie übrigens nicht ersetzen. Die bleibt bei Ihrem Steuerbüro, und Ihre Umzugssoftware schickt die Rechnungen über eine Anbindung dorthin. Welche Programme Bas anbindet, sehen Sie unter Integrationen.
| Worauf Sie achten | Einzellösungen | Ein System |
|---|---|---|
| Einstiegskosten | Niedrig | Höher |
| Kosten inklusive Stunden und Fehler | Oft höher als gedacht | Planbar |
| Daten abtippen | Bei jedem Schritt | Einmal eingeben |
| Überblick und Zahlen | Selbst zusammensuchen | Immer aktuell |
| Wenn Sie wachsen | Wird immer komplizierter | Wächst mit |
| Einen Teil austauschen | Einfach | Innerhalb der Software |
Wie fangen Sie an, ohne alles umzukrempeln?
Fangen Sie dort an, wo es am meisten wehtut. Für die meisten Umzugsunternehmen sind das die Angebote oder die Planung, denn dort geht die meiste Zeit verloren und dort fällt am meisten durchs Raster. Bauen Sie von dort Schritt für Schritt aus.
Erkennen Sie sich in einigen dieser Punkte wieder? Dann lohnt es sich, ernsthaft hinzuschauen.
Anzeichen, dass Ihre Einzellösungen mehr kosten, als sie bringen
- Sie tippen Kundendaten mehrfach in verschiedene Systeme ab
- Ein Kunde muss Dinge wiederholen, weil Sie sie intern nicht schnell finden
- Sie haben keinen aktuellen Überblick über offene Angebote und geplante Aufträge
- In Arbeitsscheine, Planung oder Rechnungen schleichen sich regelmäßig Fehler ein
- Für jeden Teil Ihres Ablaufs gibt es eine eigene Liste
Was Sie auf Papier und in einzelnen Listen sonst noch verlieren, etwa Umzugskartons und Stunden, lesen Sie in Wie viele Kartons verlieren Sie pro Jahr?.
Worauf achten Sie bei der Auswahl?
Schauen Sie über die Funktionsliste hinaus.
- Für Umzugsunternehmen gemacht. Allgemeine Unternehmenssoftware müssen Sie selbst anpassen. Software für die Umzugsbranche kennt den Ablauf von der Besichtigung bis zur Rechnung schon.
- Anbindungen. An Ihre Buchhaltung, Ihre Website und die Plattformen, von denen Ihre Anfragen kommen.
- Funktioniert auch außerhalb des Büros. Ihr Team ist unterwegs. Software, die auf dem Handy nicht gut läuft, scheidet in dieser Branche aus.
- Wächst mit. Was heute für drei Teams funktioniert, muss auch für zehn funktionieren.
- Begleitung beim Umstieg. Wie schnell sind Sie produktiv, und wer hilft beim Einrichten? So funktioniert der Wechsel zu Bas.
Sollen wir einen Kaffee trinken?
Lassen Sie uns darüber sprechen, wie es in Ihrem Unternehmen smarter geht.
Online oder vor Ort, Sie entscheiden.
Bas, Übersicht der Anbindungen an Buchhaltungsprogramme und andere Systeme (Integrationsseite und Hilfecenter).
