ERP pour déménageurs : des outils séparés ou un seul système ?

Lundi matin. Un client appelle au sujet du devis reçu la semaine dernière. C'est votre collègue qui l'a fait, dans Word, sur son propre ordinateur. Le déménagement lui-même est noté au tableau de la salle de pause, et les heures de vendredi sont encore dans un groupe WhatsApp. Après dix minutes de recherche, vous rappelez le client.

Ça vous parle ? Alors, comme la plupart des déménageurs, vous travaillez avec un ensemble d'outils séparés qui s'est construit au fil des années. Ça fonctionne. Sauf que c'est vous, ou quelqu'un au bureau, qui faites le lien entre tous ces systèmes.

Travailler avec des outils séparés, est-ce une erreur ?

Non. Excel n'est pas un drame, et aucun logiciel ne couvre tout. Les outils séparés ont aussi de vrais avantages : ils sont bon marché un par un, votre équipe les connaît déjà et vous pouvez facilement en remplacer un sans que le reste s'arrête.

Cela ne devient un problème que lorsque chaque étape de votre processus a sa propre liste. Les devis dans un fichier, le planning au tableau, le garde-meubles dans un tableur, les heures dans un groupe de discussion et les factures dans votre logiciel comptable. Ces systèmes ne se parlent pas. Alors quelqu'un le fait à leur place : ressaisir, transférer, rappeler.

Combien vous coûte le fait d'être vous-même le lien ?

Plus que vous ne le pensez, parce que c'est tellement intégré au travail quotidien que vous ne le voyez plus. Prenez un déménagement ordinaire.

La demande arrive et quelqu'un l'ajoute à une liste. Puis vient le devis, et quand le client accepte, le déménagement doit entrer dans le planning. L'équipe reçoit les informations sur WhatsApp. Ensuite, un bon de travail revient au bureau, les heures sont ressaisies et la facture est établie. Cela fait six moments où les mêmes informations sont saisies à nouveau, et six occasions de se tromper.

Disons que cela prend une demi-heure par déménagement. Avec dix déménagements par semaine, cela fait cinq heures, et presque 250 heures sur un an. Six semaines de travail complètes pour un travail qui n'était pas nécessaire.

Et puis il y a ce qui ne se compte pas en heures :

• Chercher au lieu de trouver. Un client appelle, et personne ne sait vite où se trouve son devis.
• Des trous entre la vente et le planning. Votre commercial conclut une mission, mais personne ne l'inscrit au planning. Ou l'équipe se présente quelque part où le client n'est au courant de rien.
• Des erreurs que vous voyez trop tard. Une mauvaise adresse sur le bon de travail, ou une facture sans les heures supplémentaires.
• Piloter au feeling. Combien de devis sont ouverts, et quelles missions rapportent vraiment ? Si ces chiffres sont dans trois systèmes, vous ne les consultez pas. Comment faire autrement est expliqué dans piloter votre entreprise de déménagement avec les données.

Qu'est-ce qui change avec un seul système ?

Vous saisissez les informations une fois, puis elles circulent. Quand le client accepte le devis, le déménagement est prêt dans le planning. L'équipe voit les adresses, l'inventaire et les consignes dans l'application, et y enregistre aussi ses heures. Ces heures passent ensuite sur la facture, sans que personne ne les ressaisisse.

La plus grande différence ne se voit pas dans une fonction, mais dans la vue d'ensemble. Vous voyez d'un coup d'œil quels devis sont ouverts, ce qui est prévu la semaine prochaine et où en est le mois. Ce genre d'informations n'arrivait avant qu'après coup, quand il était trop tard pour réagir.

Quels sont les inconvénients d'un seul système ?

Soyons honnêtes, il y en a.

• Changer prend du temps. Il faut configurer le logiciel, transférer vos données et former votre équipe. Comptez de quelques semaines à quelques mois.
• Vous dépendez d'un seul fournisseur. Vérifiez donc à l'avance que vous pouvez exporter vos données, et que le fournisseur continue d'améliorer le logiciel.
• Chaque partie n'est pas la meilleure. Un logiciel qui fait tout est rarement meilleur, dans chaque domaine, que le meilleur outil séparé. Sa force est dans la cohérence.

Vous n'avez d'ailleurs pas à remplacer votre comptabilité. Elle reste chez votre comptable, et votre logiciel de déménagement y envoie les factures par une intégration. Les logiciels reliés à Bas sont listés sous intégrations.

Comment commencer sans tout bouleverser ?

Commencez là où ça fait le plus mal. Pour la plupart des déménageurs, ce sont les devis ou le planning, car c'est là que se perd le plus de temps et que le plus de choses passent entre les mailles. Élargissez ensuite étape par étape.

Vous vous reconnaissez dans quelques-uns de ces points ? Alors cela vaut la peine d'y regarder sérieusement.

Ce que vous perdez encore sur papier et dans des listes séparées, comme les cartons et les heures, est expliqué dans combien de cartons perdez-vous par an ?.

À quoi faire attention dans votre choix ?

Regardez au-delà de la liste des fonctions.

• Conçu pour les déménageurs. Un logiciel de gestion généraliste, c'est à vous de l'adapter. Un logiciel pour le déménagement connaît déjà le processus, de la visite technique à la facture.
• Intégrations. Avec votre comptabilité, votre site web et les plateformes d'où viennent vos demandes.
• Fonctionne aussi hors du bureau. Votre équipe est sur la route. Un logiciel qui ne fonctionne pas bien sur un téléphone est éliminé dans ce secteur.
• Grandit avec vous. Ce qui fonctionne aujourd'hui pour trois équipes doit aussi fonctionner pour dix.
• Accompagnement lors du changement. En combien de temps êtes-vous productif, et qui vous aide à tout configurer ? Voici comment fonctionne le passage à Bas.