Steuern Sie Ihr Umzugsunternehmen mit Daten: diese Zahlen jede Woche

Montagmorgen, halb acht. Der Kaffee steht bereit, die Woche beginnt. Wie lief eigentlich die letzte Woche? Sie haben ein Gefühl: viel los, viele Anfragen, ein paar schöne Aufträge. Aber wie viele Angebote sind wirklich zu Aufträgen geworden? Ist die Planung für nächste Woche voll genug? Und der Geschäftskunde, der noch zahlen muss, wie lange ist das schon offen?

Ein Gefühl ist nicht falsch, aber es sagt wenig darüber, wo Sie nachsteuern. Mit Daten steuern heißt nicht, den ganzen Tag in Diagrammen zu sitzen. Es heißt, jede Woche ein paar Zahlen anzuschauen und bei jeder Zahl zu wissen, was Sie damit tun.

Warum ein Umzugsunternehmen mit Daten steuern?

Weil die meisten Entscheidungen in Ihrem Unternehmen um dieselben wenigen Fragen gehen. Kommt genug Arbeit herein? Schaffen wir das mit den Leuten und Fahrzeugen, die wir haben? Und kommt das Geld auch herein? Wer diese Fragen jede Woche mit Zahlen beantwortet, sieht eine Delle kommen, bevor sie wehtut.

Die Zahlen müssen Sie nicht selbst zusammentragen. Wenn Angebote, Planung, Rechnungen und Stunden in einem System liegen, ergeben sie sich von selbst. In Bas sehen Sie sie auf den Dashboards unter Einblick.

Welche Zahlen prüfen Sie jede Woche?

Sie müssen nicht alles verfolgen. Das sind die Zahlen, die für ein Umzugsunternehmen am meisten aussagen, jeweils mit der Frage, die Sie sich stellen.

1. Wie viele Angebote werden zu Aufträgen?

Ihre Abschlussquote schauen Sie sich zuerst an. Nicht nur insgesamt, sondern auch pro Lead-Kanal und pro Verkäufer. Bringt Ihre Website bessere Kunden als die Angebotsportale? Schneidet ein Verkäufer viel besser ab als ein anderer? Dann wissen Sie, wo Sie Geld und Aufmerksamkeit investieren. Wie Sie mehr Aufträge aus denselben Anfragen holen, lesen Sie in mehr Aufträge aus denselben Anfragen.

2. Wo und in welcher Preisklasse gewinnen Sie?

Schauen Sie sich Ihren Verkauf pro Ort und pro Preiskategorie an. Vielleicht gewinnen Sie in Ihrer Region fast alles, in der nächsten Stadt aber wenig. Oder Sie punkten bei kleinen Umzügen und verlieren gerade die großen. Das zeigt Ihnen, wo Sie sichtbar sein sollten und wo Ihr Preis vielleicht nicht stimmt.

3. Wie voll ist Ihre Planung?

Schauen Sie, wie viele Aufträge und Kubikmeter in den kommenden Wochen anstehen, und mit wie vielen Mitarbeitern und Fahrzeugen. So sehen Sie, ob Stammpersonal und Aushilfen gut verteilt sind und ob Sie Platz für die späte Anfrage haben. Mehr zur Planung lesen Sie in Planungssoftware für Umzugsunternehmen.

4. Entwickelt sich Ihr Umsatz in die richtige Richtung?

Vergleichen Sie Ihren Umsatz mit demselben Zeitraum im Vorjahr, nicht mit dem Vormonat. Umzüge sind Saisongeschäft: Ein ruhiger Januar sagt nichts, ein Januar, der viel ruhiger ist als im Vorjahr, schon.

5. Wie viel ist noch offen?

Schauen Sie sich Ihre offenen Posten an und wie lange Kunden im Schnitt zum Zahlen brauchen. Ein paar große Rechnungen, die liegen bleiben, merken Sie sofort in der Kasse. Wer wöchentlich schaut, ruft rechtzeitig an.

6. Wie geht es Ihren Leuten?

Krankenstand pro Mitarbeiter zeigt Muster, die Sie sonst übersehen. Wer oft kurz krank ist, ist vielleicht zu oft bei den schwersten Aufträgen eingeteilt. Was Ihre Leute wirklich kosten, haben wir in die echten Kosten eines Umzugshelfers pro Stunde ausgerechnet.

Wie wird daraus eine Gewohnheit?

Die meisten Unternehmen starten begeistert und hören nach ein paar Wochen auf. Das hilft durchzuhalten:

• Wählen Sie einen festen Zeitpunkt. Etwa Montagmorgen, eine Viertelstunde, bevor das Telefon klingelt.
• Beginnen Sie mit drei Zahlen. Abschlussquote, Planung und offene Posten. Erweitern Sie erst, wenn das zur Gewohnheit geworden ist.
• Geben Sie jeder Zahl einen Verantwortlichen. Der Verkäufer schaut auf die Angebote, der Disponent auf die Auslastung. Sie schauen aufs Ganze.
• Besprechen Sie es kurz mit Ihrem Team. Fünf Minuten in der Wochenbesprechung reichen. Menschen arbeiten anders, wenn sie sehen, was ihre Arbeit bringt.
• Schauen Sie nach einem Monat zurück. Was haben Sie geändert, und hat sich die Zahl in die richtige Richtung bewegt?

Und wenn Ihre Frage nicht auf dem Dashboard steht?

Dann stellen Sie sie einfach. In Bas tippen Sie eine Frage an Ihre eigenen Zahlen, zum Beispiel wie viel Umsatz Sie im letzten Quartal pro Mitarbeiter gemacht haben, und Bas macht daraus ein Diagramm oder eine Tabelle. Kenntnisse über Berichte oder Formeln brauchen Sie nicht. So bleibt es bei Ihren Fragen und nicht bei dem, was ein Standardbericht zufällig zeigt.

Welche Dashboards in Bas stecken, sehen Sie unter Einblick.