Meldepflicht für Umzüge in Belgien: Was ändert sich 2027?

Wer in Belgien am Bau oder in der Reinigung arbeitet, kennt es schon: vorab melden, wo man arbeitet, und alle auf der Arbeitsstelle ein- und auschecken lassen. Diese Regeln kommen jetzt auch in die Umzugsbranche. Das Gesetz steht, der späteste Termin ist festgelegt. Nur die praktische Umsetzung durch die belgische Sozialversicherungsbehörde (LSS, auf Niederländisch RSZ) fehlt noch.

Das macht die Vorbereitung schwierig. In diesem Artikel fassen wir zusammen, was feststeht, was noch offen ist und was Sie jetzt schon regeln können. Auch wenn Sie als ausländisches Umzugsunternehmen Aufträge in Belgien ausführen.

Was ist die Meldung der Arbeiten für Umzugsunternehmen?

Die Meldung der Arbeiten (niederländisch "werfmelding" oder "aangifte van werken") ist eine Meldung an die LSS, die das Umzugsunternehmen vor Beginn eines Umzugsauftrags in Belgien abgibt. Darin stehen unter anderem der Auftraggeber, eventuelle Subunternehmer sowie Beginn und Ende der Arbeiten. Anders als am Bau nennt das Gesetz für Umzüge keinen Mindestbetrag: Jeder Auftrag zählt.

Grundlage ist das Gesetz vom 15. Mai 2024 mit einem eigenen Kapitel "Umzugstätigkeiten". Die Regeln treten an einem vom König festgelegten Datum in Kraft, spätestens am 1. Januar 2027.

Was ist die Anwesenheitserfassung?

Neben der Meldung wird jede Person erfasst, die bei einem Umzug arbeitet. Das Gesetz formuliert es so: An jedem Arbeitsort, an dem Umzugstätigkeiten stattfinden, wird die Anwesenheit jeder natürlichen Person erfasst.

Einige Punkte aus dem Gesetz, die für Umzugsunternehmen wichtig sind:

• Alle zählen. Nicht nur Ihr eigenes Personal, sondern auch Selbstständige, Leiharbeitnehmer, Praktikanten und entsandte Arbeitnehmer aus dem Ausland.
• Im Moment selbst. Die Erfassung erfolgt, wenn die Tätigkeiten beginnen und wenn sie enden.
• Jeder Arbeitsort. Bei einem Umzug sind das die Abholadresse und der Zielort.
• Was erfasst wird. Die belgische Nationalregister- oder BIS-Nummer, der Ort, der Arbeitgeber und die Uhrzeit von Ankunft und Abfahrt.
• Der Auftragnehmer organisiert es. Der Hauptauftragnehmer sorgt dafür, dass auch seine Subunternehmer sich erfassen können.

Laut dem Beratungsbüro Prato müssen Pausen nicht erfasst werden.

Was steht noch nicht fest?

Hier liegt die Unsicherheit. Das Gesetz nennt den 1. Januar 2027 als spätesten Termin, aber der königliche Erlass, der die Regeln für Umzugsunternehmen in Kraft setzt, fehlt noch. Auf der Website der LSS steht die Umzugsbranche noch nicht bei der Meldung der Arbeiten oder bei Check In and Out at Work. Und die LSS ersetzt die heutige Anwendung für die Meldung der Arbeiten erst zum 1. April 2027 durch einen neuen Dienst, Catena.

Wie genau Sie künftig melden und erfassen, ist also noch nicht veröffentlicht. Erwartet wird, dass es wie am Bau und in der Reinigung über eine Anwendung der LSS oder über eine Anbindung an Ihre eigene Software möglich sein wird.

Was steht auf dem Spiel?

Das Gesetz sieht empfindliche Sanktionen vor:

• Keine Meldung der Arbeiten? Dann droht ein Bußgeld von 5 Prozent des Gesamtbetrags der Arbeiten, ohne Mehrwertsteuer.
• Keine oder unvollständige Erfassung? Dann folgt eine Sanktion, die mit der Zahl der betroffenen Personen multipliziert wird. Auch der Arbeitnehmer, der sich nicht erfasst, kann sanktioniert werden.

Dasselbe Gesetz regelt auch die Weitervergabe in der Umzugsbranche: Einen Auftrag zu 100 Prozent weiterzugeben ist nicht mehr erlaubt, und die Kette darf höchstens drei Ebenen von Subunternehmern haben. Dieser Teil gilt seit Anfang 2025. Hinzu kommt eine gesamtschuldnerische Haftung für Lohn- und Sozialversicherungsschulden in der Kette.

Was bedeutet das für ein ausländisches Umzugsunternehmen in Belgien?

Führen Sie als ausländisches Umzugsunternehmen Aufträge in Belgien aus, gilt die Erfassungspflicht auch für Sie. Das Gesetz nennt entsandte Arbeitnehmer und Selbstständige ausdrücklich. Entscheidend ist, dass auf belgischem Gebiet umgezogen wird, nicht, wo das Unternehmen seinen Sitz hat.

Einige praktische Fragen, die Sie jetzt klären sollten:

• BIS-Nummer. Die Erfassung verlangt eine belgische Nationalregister- oder BIS-Nummer. Ihre Mitarbeiter haben wahrscheinlich keine. Klären Sie, wie Sie diese pro Mitarbeiter bekommen.
• Limosa. Der internationale Verkehr ist von der Limosa-Meldung befreit. Ob das auch für Mitarbeiter gilt, die in Belgien ein- und auspacken oder montieren, ist nicht eindeutig. Lassen Sie es prüfen.
• A1-Bescheinigung. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter, der in Belgien arbeitet, eine A1-Bescheinigung hat, damit klar ist, wo er sozialversichert ist.
• Lohn. Bei einer Entsendung gelten die belgischen Mindestlöhne der paritätischen Unterkommission für Umzüge (PUK 140.05).

Im Zweifel fragen Sie ein belgisches Sozialsekretariat oder den Branchenverband.

Was Sie jetzt schon regeln können

Sie müssen nicht warten, bis die LSS alle Details veröffentlicht. Vieles, was das Gesetz verlangt, sind Informationen, die Sie schon haben, oft verteilt auf Papier, WhatsApp und Excel.

Der wichtigste Punkt ist der vierte. Wer seine Planung schon digital hat, mit Adressen, Datum und Kolonne pro Auftrag, hat die Daten für eine Meldung der Arbeiten schon parat. Und wer seine Kolonnen schon mit einer App auf dem Handy arbeiten lässt, wie bei der Durchführung, hat die Grundlage für die Erfassung im Moment selbst.

Und es kommt noch mehr

Die Meldung der Arbeiten steht nicht allein. Belgische Umzugsunternehmen haben bereits mehr Verwaltungsaufwand bekommen:

• E-Rechnungen über Peppol sind seit dem 1. Januar 2026 für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in Belgien Pflicht. Ein PDF per E-Mail reicht bei Geschäftskunden nicht mehr. Wie das funktioniert, sehen Sie unter Rechnungsstellung.
• Der Frachtbrief (CMR oder der spezielle Umzugsfrachtbrief) muss beim Gütertransport auf der Straße an Bord sein.

Sie gründen ein Umzugsunternehmen? Dann hilft auch unsere Übersicht zur Gründung eines Umzugsunternehmens.

Fazit

Die Meldung der Arbeiten und die Anwesenheitserfassung kommen, laut Gesetz spätestens zum 1. Januar 2027. Wie es in der Praxis funktioniert, gibt die LSS noch bekannt. Warten Sie nicht darauf: Sorgen Sie dafür, dass Sie pro Auftrag wissen, wer wo und wann arbeitet, und halten Sie diese Daten digital in einem System. Dann ist die Meldung künftig eine Formalität statt eines zusätzlichen Verwaltungstags pro Woche.

Wir verfolgen die Umsetzung durch die LSS und aktualisieren diesen Artikel, sobald mehr bekannt ist.