Ein Kundenportal für Ihre gewerblichen Lagerkunden

Montagmorgen, drei E-Mails. Ein Büro fragt, ob Sie die Bestandsliste von September noch schicken können. Eine Schule möchte wissen, ob die sechs Reservestühle noch bei Ihnen stehen. Und eine Facility Managerin sucht den Liefernachweis von letzter Woche, weil ein Schreibtisch mit einem Kratzer angekommen ist.

Keine dieser Fragen ist schwierig. Aber jede kostet Zeit: nachsehen, eine Liste exportieren, ein Foto suchen, zurückschreiben. Bei zehn gewerblichen Lagerkunden wird das zu einem festen Teil Ihrer Woche.

Was ist ein Kundenportal?

Ein Kundenportal ist ein eigener, geschützter Bereich, in dem sich Ihr Geschäftskunde anmeldet, um zu sehen, was er bei Ihnen eingelagert hat, eine Auslieferung oder Abholung zu beauftragen, seine Transporte zu verfolgen und seine Rechnungen herunterzuladen. Es ist kein separates System: Es zeigt dem Kunden einen Teil dessen, was Sie in Ihrer eigenen Software pflegen.

Genau das ist wichtig. Ein Portal, das aus einem Excel-Export befüllt wird, hinkt immer hinterher. Ein Portal, das direkt aus Ihrem Lager liest, zeigt, was Ihr Lagermitarbeiter heute Morgen gescannt hat.

Was Ihr Kunde im Portal sehen sollte

Ein gutes Kundenportal beantwortet die Fragen, die heute per E-Mail und Telefon kommen:

• Was steht bei Ihnen? Pro Artikel, mit Foto und Beschreibung, damit klar ist, um welchen Stuhl oder welchen Aktenschrank es geht.
• Was ist unterwegs oder schon eingeplant? Damit der Kunde nichts beauftragt, was schon auf dem LKW steht.
• Wo ist mein Transport? Der Status pro Packstück, von angenommen bis ausgeliefert.
• Wer hat unterschrieben? Der Liefernachweis mit Unterschrift, Namen und Fotos.
• Was habe ich bezahlt? Die Rechnungen mit Status, als PDF zum Herunterladen.

Unterscheiden Sie pro Kunde zwischen einzelnen Artikeln und Mengen. Bei hundert gleichen Schreibtischen will der Kunde nur wissen, wie viele es sind. Bei einem eingestellten Arbeitsplatz oder teuren Geräten will er genau dieses eine Exemplar sehen. Wie Sie das mit Aufklebern und QR-Codes regeln, lesen Sie in TMS für Umzugsunternehmen.

Bestellen wie im Webshop, aber nach Ihren Regeln

Das Beste an einem Kundenportal ist, dass der Kunde selbst eine Auslieferung oder Abholung beauftragen kann. Er legt Artikel in einen Warenkorb und wählt: liefern oder abholen lassen. Dann gibt er Adresse, Wunschtermin und eine Kontaktperson an.

Ein paar Regeln machen den Unterschied zwischen einem praktischen Portal und einer Quelle für Ärger:

1. Nie mehr bestellen, als da ist. Was der Kunde beauftragt, wird sofort reserviert. Ein zweiter Kollege kann dieselben Stühle nicht noch einmal bestellen.
2. Ein Wunschtermin, keine Zusage. Lassen Sie den Kunden einen Wunschtermin wählen, nicht heute. Sie bestätigen den Termin, und wenn der Kunde anruft, dass es doch heute sein muss, ändern Sie es selbst.
3. Etage und Aufzug sind Pflicht. Ob Sie mit einem oder zwei Mann kommen, hängt vom dritten Stock ohne Aufzug ab. Fragen Sie es bei der Anfrage, nicht vor der Tür.
4. Eine eigene Referenz. Viele Geschäftskunden arbeiten mit Bestellnummern. Lassen Sie sie diese im Portal eingeben, dann steht sie auch auf der Rechnung und Sie müssen nicht danach fragen.
5. Die Anfrage wird eine Aufgabe. Bei Ihnen kommt eine Aufgabe für den Disponenten an, mit dem Vorgang dazu. So bleibt nichts in einem Postfach liegen.

Was Sie besser nicht dem Kunden überlassen

Ein Portal ist kein Freibrief. Manches behalten Sie bewusst bei sich:

• Neue Artikel anlegen. Maße und Volumen bestimmen, wie viel Lagerfläche ein Kunde nutzt, und damit die Rechnung. Lassen Sie den Kunden keine eigenen Artikel anlegen, das machen Sie beim Wareneingang.
• Welche Artikel sichtbar sind. Legen Sie selbst fest, welchen Teil des Katalogs ein Kunde im Portal sieht und bestellen kann.
• Was ein Kunde darf. Nicht jeder Kunde braucht alles. Der eine darf nur zusehen, der andere bestellen, Rechnungen einsehen oder selbst einen separaten Transport beauftragen. Stellen Sie das pro Kundenunternehmen ein.
• Wer Zugang hat. Laden Sie die Mitarbeiter Ihres Kunden selbst per E-Mail ein, in Ihrem Erscheinungsbild. Dann wissen Sie, wer mitschaut. Zwei-Faktor-Authentifizierung oder ein Passkey macht die Anmeldung sicher.

Für wen lohnt sich ein Kundenportal?

Ehrlich gesagt: Nicht jedes Umzugsunternehmen braucht ein Kundenportal. Ein Privatkunde, der seinen Hausrat ein paar Monate bei Ihnen einlagert, meldet sich selten an. Er ruft an, wenn er seine Sachen zurück möchte.

Interessant wird es bei Geschäftskunden, die regelmäßig etwas aus dem Lager brauchen: Büros mit Reservemöbeln, Schulen, die jedes Schuljahr umräumen, Pflegeeinrichtungen mit Hilfsmitteln, Geschäfte und Showrooms, die Bestand bei Ihnen haben. Für sie fühlt sich Ihr Lager wie eine Erweiterung ihres eigenen Lagers an. So bieten Sie auch B2B-Fulfilment: Der Kunde bestellt aus seinem Bestand, Sie kommissionieren, etikettieren und liefern.

Das Portal ist so gut wie das, was dahintersteht

Ein Kundenportal funktioniert nur, wenn die Daten stimmen. Steht ein Packstück noch auf "unterwegs", obwohl es längst im Lager ist, ruft Ihr Kunde trotzdem an. Das Portal muss also aus demselben System lesen, in dem Ihr Lagermitarbeiter scannt und Ihr Fahrer ausliefert. Dann sieht der Kunde einen Liefernachweis, sobald der Empfänger unterschrieben hat, und eine Rechnung, sobald Sie sie verschickt haben.

Deshalb läuft das Kundenportal von Bas auf denselben Vorgängen wie Ihr Lager und Ihr Transport. Was Sie im Backoffice erfassen, sieht Ihr Kunde sofort.

Fazit

Jede E-Mail mit "Können Sie kurz die Liste schicken?" zeigt, dass Ihr Kunde selbst nachsehen möchte. Ein Kundenportal gibt ihm das und gibt Ihnen die Zeit zurück, die heute ins Nachsehen und Zurückschreiben geht. Behalten Sie selbst die Kontrolle darüber, was ins Lager kommt, was der Kunde darf und wann gefahren wird, dann funktioniert es für beide Seiten.

Rechnen Sie die Lagerung nach Volumen oder pro Tag ab? Dann sehen Sie auch, wie das unter Rechnungsstellung aus denselben Daten folgt.